당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일
- 11월 23일, 스물한번 째 당근메일: 생산성 뉴스레터 모든 사람들이 세상을 변화시키는 것을 생각한다 하지만 누구도 그 자신을 변화시키는 것은 생각하지 않는다 - 톨스토이- 우리는 언제나 주변의 큰 변화를 꿈꿉니다. 이것만 변한다면 더 잘될 수 있었을텐데, 저 사람만 잘했다면 더 좋았을텐데, 이 회사만 아니라면 내 능력이 더 발휘되었을텐데... 하지만 잊지 말아야 할 것이 하나 있습니다. 우리가 지금 당장 변화시킬 수 있는 것은 오직 우리 자신뿐이라는 사실을... 오늘 다룰 주제들 입니다
하루 계획을 세우는 5가지 단계별 프로세스 #1
#생산성 딥다이브 홍순성 하루 계획을 작성하는 공간은 플래너, 디지털 도구 등 다양합니다. 홍작가는 5년 넘게 워크플로위를 사용하고 있습니다. 특히 함께 사용하면서 큰 도움이 되는 것은 아이디어와 일기 작성입니다. 하루 계획과 아이디어가 함께 공존할 경우 서로의 시너지 효과를 얻을 수 있고 생각지도 못한 아이디어를 떠올릴 수 있습니다. 일기는 삶의 의미를 찾을 수 있는 좋은 방법이기에 같이 기록하고 있습니다. 일상에 지쳐 무기력 해질 때, 일기를 보면서 계획을 실천하겠다는 마음을 다잡을 수 있기도 합니다. 하루 계획을 작성할 때에는 5가지 단계별 프로세스를 사용하여 일을 효율적으로 처리할 수 있도록 방법을 세우게 됩니다. 어떻게 하루 계획을 작성하고 실행하는지 2회에 걸쳐 뉴스레터를 통해 소개드리려고 합니다.
1) 하루 계획을 처음 작성할 때에는 먼저 날짜를 기입합니다. 할 일 목록은 그날 해야 할 정해진 일도 있지만 랜덤으로 들어오는 일도 있습니다. 먼저 오늘 해야 하는 할 일 목록을 모두 적고 난 후(랜덤으로 들어오는 일은 중간중간에 계속 적도록 한다) 우선순위를 부여합니다. 예를 들어 5개의 할 일 목록을 작성했다고 가정 했을 때 급하게 처리해야 할 일은 1번, 급하지 않고 단지 오늘 안에만 처리하면 되는 일은 5번으로 작성하여 일의 중요도를 판단합니다. 이렇게 우선순위를 적어 놓으면 작업 순서를 따로 고민하지 않기에 바로 진행할 수 있습니다.
2) 하루 계획을 꾸준히 작성하면 달라지는 것은 시간 관리입니다. 이전에는 할 일 목록에 있는 일들을 모두 처리하지 못해 야근을 하거나 다음날로 넘겨서 작업하는 경우가 많았습니다. 이러한 일이 발생하는 이유는 일하는 시간을 정확히 측정하지 않고 오로지 할 일만을 작성해 놓았기 때문입니다. 무조건 할 일 목록을 많이 만들어 놓기 보다는 하루에 처리할 수 있는 목록만 작성하는 것이 중요합니다. 개수는 일의 범위에 따라 다르겠지만 너무 많으면 무리가 있기에 최대 5개 정도가 적절합니다. 한 개당 일하는 시간을 한 시간 내지 두 시간 정도로 잡고 30분 이내에 처리되는 일들은 몰아서 한 번에 처리하게 묶으면 됩니다. 계획을 세우기 위해서는 일하는 시간(작업 시간)을 정확하게 알아야 합니다. ‘대략 이 시간까지 끝내야겠다’ 혹은 ‘끝낼 수 있겠다’라는 것으로는 시간을 제대로 파악할 수 없습니다. ‘대략’ 은 딱 정해진게 아니기 때문에 일을 제시간에 못 끝낼 가능성이 높습니다. 할 일 목록에는 바로 할 수 있는 것과 그렇지 못한 것이 있습니다. 바로 할 수 있는 일은 한두 시간 안에 처리할 수 있는 것을 말합니다. 이와 반대로 단시간에 처리할 수 없는 것은 다음 일정(며칠을 거쳐)으로 넘기도록 해야 합니다. 이때 오늘은 아니지만 빠르게 처리해야 하는 할 일은 #todo 태그를, 언젠가는 해야 하는 할 일들은 @someday 태그를 넣어 됩니다. 즉 오늘, 이번 주, 지난주에 하지 않은 일들은 @someday 태그를 넣어 빨리 처리해야 하는 할 일부터 처리하거나 하지 않아도 될 일은 버리는 작업을 정기적으로 합니다.
하루 계획을 꾸준하게 작성하면 과거의 할 일 목록을 파악해서 일의 핵심을 분석할 수 합니다. 해야 하는 할 일 목록(중요한 일)과 하지 말아야 하는 할 일(중요하지 않은 일) 목록을 통해 일의 중요도를 파악할 수 있습니다. 이러한 과정을 통해 현재의 계획을 어떻게 세워야 하는지 정확히 알 수 있게 됩니다. 하루 계획을 꾸준히 세우면 다음과 같은 장점 3가지를 얻을 수 있습니다 첫째, 하루 할 일과 시간을 통제 가능합니다. 누구나 일을 할 때에는 계획을 세우고 시작하지만 ‘제대로’ 세우는 사람은 적습니다. 하루 계획을 잘 세우면 할 일 목록을 통해 중요한 일과 중요하지 않은 일들을 제한하고 우선순위를 정하여 하루의 시간을 알차게 사용할 수 있습니다. 둘째. 시간 도둑에게 시간과 집중력을 빼앗기지 않습니다. 일에도 내비게이션이 있다면 원하는 목표까지 정확히 갈 수 있을 것입니다. 일에 있어 이러한 내비게이션 역할을 하는 것이 바로 하루 계획입니다. 하루 계획은 다른 길로 빠지지 않고 정확히 목표를 향해 달려갈 수 있도록 합니다. 셋째, 당신의 퇴근 시간을 지켜 줍니다. 퇴근 시간 혹은 자신이 정해 놓은 시간에 맞게 하루 계획을 세우지 않으면 업무 마감 시간을 지킬 수 없습니다. 하루 계획은 모든 일에 작업 시간과 마감 시간을 정해 오버되는 시간 없이 일을 마무리할 수 있도록 합니다. 다음 뉴스레터를 통해 [하루 계획을 세우는 5가지 단계별 방법]에 대해 더 자세하게 설명드리겠습니다.
[북리뷰] 책읽기를 통해 AI시대에 필요한 창의력 높이기
#생산성 북리뷰 최환진 책읽기를 좋아하고 여러 일들에 많은 도움을 받고 있는지라, 책에 대한 독서나 활용법에 대한 책들은 틈틈히 읽고 실천하고 있는데요. 책읽기에 관심을 갖고 있거나 이제 시작하는 분들에게 도움이 될 책을 소개하고자 합니다. 메이지대학교 부교수를 역임한 저자인 ‘사이토 다카시’는 이 책에서 독서와 관련한 다양한 주제들을 알기 쉽게 설명하고 있고 일상에서 실천해볼 부분들도 다수 소개하고 있어서 도움이 되실 것 같네요. 이 책에서 저자는 “책읽기(독서)”를 거듭 강조하고 있는데요. AI시대를 맞이하여 많은 일들이 자동화되고 지능화되는 시대에 여전히 사람이 할 수 있는 “새로운 것들을 만들고 창조할 수 있는 능력”은 쉽게 얻거나 만들어지지 않습니다. 다양한 생각과 지식, 경험들이 교차하고 융합하면서 만들어진다는 점에서 책은 좋은 원천이 될 수 있으며, 책속에서 들려주는 다양한 사례와 활용의 방식과 시스템들은 독자의 생각을 넓혀주고 새로운 상황과 문제에 대한 대응과 해결의 역량을 높여준다는 점에서 독서의 효과는 매우 크다고 할 수 있습니다. 본 책에서는 독서에 도움이 되는 8개 범주의 총 55개의 방법들을 소개하고 있는데요. 선택적으로 자신의 독서습관이나 방법에 맞추어 선택적으로 활용해보면 좋을 것 같습니다. 책의 분량은 많지 않고 글이 쉽게 읽혀져서 빠르게 읽을 수 있지만, 몇몇 주제의 내용은 꼼꼼히 읽고 생각해볼 부분들이 많아서 제게는 유익했네요. 책을 통해 도움이 되었던 3가지 부분들과 저의 생각을 정리하면 다음과 같습니다.
위의 내용 이외에 저자의 저서인 “3색볼펜 초학습법”에서 언급한 멀티 컬러펜을 활용하여 책에 밑줄을 긋고 정리하는 방법이나 “30분 독서법” - 관심없는 부분은 3초, 관심있는 부분은 30초동안 읽기를 반복하면서 빠르게 책을 읽는 독서법 - 등은 책읽기에 대한 부담을 줄이고 책을 좀더 가까이하는데 도움이 될 것 같네요. AI 시대에도 여전히 강조되고 있고 남다른 생각과 사고 방식으로 높은 성과를 이끌어낼 창의력 함양과 개발을 위해 책읽기를 시작해 보세요. 글쓰기가 쉬워지는 Transno 아웃라이너
#생산성 도구 소개 진대연 글쓰기는 참 어려운 작업 글쓰는 일은 정말 어려운 일입니다. 그래서 꾸준히 본인의 블로그를 운영해오시는 분들을 보면 항상 존경스러운 마음이 듭니다. 사실 저도 블로그 쓰기를 통해 생산성 소식을 전하고 싶었지만, 그것이 여의치 않아 뉴스레터라는 보다 강제력 있는 플랫폼을 선택하게 되었으니까요. 강제력있는 뉴스레터는 매일 주말이 되면 저를 컴퓨터앞에 앉힙니다. 그렇게 오랜 시간 컴퓨터에 앉아 있다보면 결국 하나의 글이 완성됩니다. 저는 이 때 뽀모도로 타이머를 이용합니다. 이유는 두 가지 인데, 딴데 세지 않고 글쓰는데 집중하기 위해서가 첫번째 이유이고, 실제로 글을 쓰는데 시간이 얼마나 걸리는지 측정하고 싶은 것이 두번째 이유입니다. 매주 글을 쓰다보니, 이제 당근메일 글을 하나 작성하는데 평균 세시간이 걸린다는 것을 알게 되었습니다. 알게되었다고 해서 다음번 글쓰기가 더 쉬워지거나 더 빨라지는 것은 아닙니다. 그래도 조금씩이나마 효율적으로 글쓰는 요령들이 생겨 오늘은 그 요령에 대해 말씀드리고자 합니다. 어떻게 하면 글을 쉽게 쓸 수 있을까? 갑자기 맞이한 글쓰기는 쉽지 않습니다. 지금부터 '글을 쓸테야' 라고 책상에 앉아봤자 글이 술술 나오는 사람은 아마 없을테니까요. (없었으면 좋겠습니다.) 그래도 조금이나마 도움이 되는 방법이 있습니다. 바로 미리 준비하는 것입니다. 미리 글 쓸 주제를 준비하고, 글쓰기 관련 자료를 스크랩해두고, 어느정도의 아웃라인을 잡아둔다면 글을 쓰기 시작하는 부담이 몇 배는 줄어들게 됩니다. 미리미리 준비하기
사실 글쓰기 주제는 써야겠다고 마음먹을 때 떠오르지 않습니다. 샤워를 하다가, 길을 걷다가, 운전을 하다가와 같이 어느 순간 문득 생각이 납니다. 그래서 혹자는 아이디어를 생각하내는 장소로 3B를 꼽기도 합니다. (Bus, Bath, Bed) 저는 이렇게 우연히 떠오른 아이디어를 주로 TickTick 에 적어둡니다. TickTick 은 최소 하루 한번 이상 사용하는 앱이기 때문에, 아이디어를 1차로 저장해두고 나중에 정리해두기 딱 좋은 장소입니다.
운전하는 시간은 참 고된 시간입니다. 특히나 꽉막힌 아침 출근길은 더더욱 힘이듭니다. 주로 이 시간에 팟캐스트를 즐겨 듣곤 하지만, 글쓰기 주제를 확장시키기에도 적합한 시간 입니다. 방법은 간단합니다. 그저 글쓰기 아이디어들 중 하나를 정해서 이를 친구에게 설명하듯 스토리를 만들어가는 것이죠. 글을 쓴다는 부담을 가질 필요는 없습니다. 그저 스토리를 만들면 됩니다.
평소 글을 읽다보면 좋은 글들을 다시 보기 위해 스크랩을 해두곤 합니다. 그러나 안타깝게도 재활용되는일이 드뭅니다. 목적없이 담아두었기 때문이죠. 반대로 목적이 있을 때, 그 스크랩된 자료들은 빛을 발하게 됩니다. 글을 쓴다는 것은 스크랩하기 아주 좋은 목적이 됩니다. 일부러 스크랩을 하는 시간을 가집니다. 일종의 리서치가 되는 것이죠. 글을 쓰기 위한 주제와 키워드를 검색해서 이미 발행된 멋진 글들을 훑어보고, 나만의 스크랩북에 잘 저장해 둡니다. 누군가를 기다리거나, 이동하는 시간이 가장 적절한 시간 입니다. 저에게 최고의 스크랩 도구는 여전히 Evernote 입니다.
정해진 주제로 스토리도 만들어보고 관련내용들도 스크랩하다보면 머릿속에 자연스럽게 글의 흐름이 잡히게 됩니다. 그 흐름의 큰 물줄기를 잡아 소주제를 만들고 이를 바탕으로 아웃라이닝을 시작합니다.
Transno 너가 딱이다
Transno의 기본 Template은 참 잘 유용합니다. 언제나 빈칸에서 시작하는 것은 큰 부담인데, 템플릿들 덕분에 마음의 위안이 된다고 할까요? 필요하다면 나만의 템플릿을 만들어 넣어두어도 좋습니다.
다른 Outliner 가 가지고 있지 않은 Transno 의 또 다른 장점은 바로 이미지 첨부가 가능하고, 글씨의 크기나 색깔도 지정할 수 있다는 점 입니다. 대단한 기능은 아니지만 글을 쓸때 중간중간에 집어넣고 싶은 이미지들을 미리 배치할 수 있어 구도를 잡기 더 용이합니다.
Transno 는 구조화된 아웃라인을 바로 마인드 맵으로 변환해주는 기능도 가지고 있습니다. 어쩌면 Transno 만 가지고 있는 가장 강력한 기능이라고 할 수 도 있습니다. 하지만 사실 실제로 글을 쓸 때 마인드 맵을 잘 쓰지는 않는 편입니다. 어쩌면 글보다는 회사의 Org Chart 를 만드는 등의 용도로 사용할 때 크게 도움이 되지 않을까 싶습니다. 또한, 마인드맵 도구를 따로 구입하지 않아도 되는 것도 덤입니다.
이제 남은 건 짬날 때 마다 아웃라이너에 글을 채워가는 것 입니다. 생각보다 간단합니다. 꼭지만 잘 정해져 있으면 해당 꼭지들을 시간을 내어 조금씩 채워가다보면 어느새 한편의 글이 완성이 됩니다. 물론 처음부터 완벽하게 쓰려고 고민할 필요는 없습니다. (어차피 완벽한 글이 나오지 않을 것을 잘 알기 때문이기도 하고) 일단 시간내에 글을 쓰는데에 집중하는 것 그 이상도 이하도 아니죠. 더 나은 글쓰기 아웃라이너에 채워진 문장들을 당근메일 또는 블로그에 옮기고 전체적으로 글을 다듬기만 하면 어느덧 하나의 글이 완성됩니다. 완성된 글은 전체를 복사 후 Evernote 에 붙여넣은뒤 단축키를 이용하여 Bullet 을 모두 제거해주면 깔끔하게 텍스트와 이미지들만 남게됩니다. 이제 당근메일에 옮기기만하면... 이렇게 이번주도 독자분들과의 약속을 지켰네요. 아직은 가지고 있는 지식과 인사이트를 전달하는 수준에 머무른 글쓰기 수준입니다만, 향 후엔 조금씩 나아지겠죠? 더 나아지는 과정 속에서 여전히 Transno 는 중요한 글쓰기의 과정에 함께 해줄 것 같습니다. 여러분들의 글쓰기와 생각정리에도 도움이되길 바랍니다.
   이번 주 당근메일은 어땠나요?    |
