게임을 개발할 때도, BM을 설계할 때도, 심지어는 QA를 할 때도 언제나 선행되어야 하는 것이 하나 있지. 바로 “왜?”라는 질문이야. 

회의록도 똑같이 “왜?”라는 질문을 알아야 잘 쓸 수 있어. 

회의록은 단순히 회의를 했다는 사실을 남겨두기 위해 기록하는 것이 아니야. 잘 쓴 회의록은 여러 상황에서 도움이 된다는 것. 

기획자 A: 우리 사막 맵에서 왜 몬스터 6마리에서 5마리로 줄였죠?

기획자 B: 그거 회의록에 남아있을 텐데. 몹이 너무 붙어있어서 다굴 당한다고 줄였네요. 

QA팀장: 향후 개발중인 콘텐츠에 대한 QA 프로세스는 이렇게 진행하기로 개발실과 협의했으니, 모두 회의록을 참고해서 QA 진행해 주세요. 

QA팀원: 네~ 

개발PM: 회의에서 이야기된 이번 마일스톤의 각 팀 작업 스펙 회의록에 정리했습니다. 확인 후 논의된 내용과 다른 부분이 있다면 알려주세요. 없으면 스펙 공지하겠습니다. 

원화 팀장: 캐릭터 아바타 1종은 드랍하기로 한 내용입니다. 반영 부탁드립니다.

???: 이번 이벤트 보상 왜 이렇게 나간 거죠?

???: (회의록을 다시 살펴보며) A 부서에서 그렇게 하자고 했습니다. (매운맛...)

자, 이제 회의록을 왜 쓰는지 알았으니 회의록을 어떻게 써야 하는지 알아보자. 

회의록은 기본적으로 이렇게 구성해서 쓰는 편이야.  

 회의에서 무슨 이야기를 할 것인지, 어떤 결론을 내야 하는지가 정해지지 않은 채 무작정 모이기만 한 회의는 소중한 사람들의 시간만 낭비하기 때문에 사전에 회의에서 다룰 안건을 정하는 것은 매우 중요해. 또한 사전에 안건을 정하고 참석자들에게 공유하면 회의에 참석하는 사람들이 회의 내용을 준비해올 수 있어. 내가 회의 주최자라면 안건을 꼭 사전에 공유해두고, 만일 참석자라면 주최자에게 어떤 안건으로 회의가 진행되는 것인지 물어봐서 확인해두자.

 회의가 많아지면 팀원들끼리 하나의 회의가 얼마나 코스트가 큰지 계산해 보기도 했어. 회의에 참석하는 인원수 x 회의시간 x 시급 = 회의 코스트. 다섯 명이 한시간 동안 하는 회의라면, 아무리 최저시급을 기준으로 계산해도 회의 하나가 무려 4만원짜리가 되는 거야! 5명 x 8720원 = 43600원!

보통 큰 마일스톤을 앞두고 세부 일정들을 논의하고 조율하는 자리야. 가장 큰 범위의 일정을 회의록 최상단에 두고, 그 다음에 각 팀, 담당자 순으로 일정들을 범위에 따라 정렬하면 좋아. 논의 끝에 조율된 일정이 있다면 그 이유도 같이 남겨서 나중에 일정이 변경된 이유를 알 수 있게 해두자.

개발에서도 사업에서도 리뷰 회의는 주로 구현을 하기 전에 기획을 리뷰하는 회의야. 리뷰 내용은 회의록에 작성하는 대신 기획서를 첨부하고 대신에 질의응답 내용들을 회의록에 남겨두자. 특히 질의응답에 따른 변경점을 기록해 두면 나중에 왜 기획이 변경되었는지 이유를 확인할 수 있어서 좋아. 그러면 기획이 또다시 변경이 되는 일들을 방지할 수 있어. 질의응답 끝에 기획이 수정되어야 하는 부분들이 있다면 수정된 내용을 언제까지 공유할지도 회의록에 남겨둘 것! 할 일이 발생하면 일정은 꼭 따라다녀야 해.

게임을 개발하거나 서비스하다가 이슈가 발생하면 그 이슈에 대응하기 위해 하는 회의야. 발단이 되는 문제가 있는 회의이니까 현재 직면하고 있는 이슈와 발생 원인 등의 배경 정보를 회의록의 상단에 두고 시작하자. 결론만큼이나 논의되는 내용이 중요하니 참석자들의 의견들을 종류와 반박 등의 변화 내용에 따라 묶어서 정리해두고 마지막에 도출된 결론을 적어주면 나중에 회의록을 다시 봤을 때 그 흐름을 잘 파악할 수 있어. 

 생각보다 사람들은 같은 단어를 두고도 서로 다르게 생각하는 경우가 많아! 빨간 단추라는 단어를 들었을 때 서로 생각하는 그림이 다르듯이 말이야. 회의록은 모두가 “동그랗고 코팅처리가 되어 있고 직경 3cm에 2개의 구멍이 있는 RGB코드 #FF0000인 단추”에 대해서 이야기했고 합의했다는 것을 기록으로 남긴다고 생각하면 좀 더 작성하기 편할 거야.

나만 보기 위해서 작성하는 회의록인 경우를 제외하면 회의록은 회의에 참석한 사람들 및 관계자들에게 공유해 줘야 해. 그렇다면 회의록은 언제 써서 공유하는 게 좋을까?

우선 회의 시간에 회의록을 완성해서 회의 마무리 시점에 회의 참석자들과 내용을 한 번 더 확인할 수 있으면 좋아. 보통 회의록 화면을 스크린에 연결해서 띄우고 회의 진행과 함께 회의록을 작성하거나 작성자가 개인 랩탑으로 회의록을 작성해. 회의 시간에 회의록을 작성하면 ‘지금 말씀하신 내용들이 이 내용이 맞나요?’라고 물어보며 실시간으로 회의 내용을 확인할 수 있어서 보다 정확한 회의록을 작성할 수 있어. 그러면 회의록을 통해서 잘못된 내용이 공유 되는 것을 미연에 방지할 수 있고, 참석자들에게 통일된 내용이 공유되면서 서로의 생각을 동기화할 수 있지.

회의 시간 안에 회의록을 공유하면 회의 후에 별도 업무 시간을 회의록 작성과 공유에 뺏기지 않는 다는 장점이 있어. 하지만 저런 방법이 언제나 가능한 것은 아니라서 회의 후에 회의록을 써야 하기도 해. 그럴 때는 회의가 종료되자마자 쓰고 최대한 당일 내로 회의 참석자들에게 공유하자. 회의 후 시간이 지날수록 기억이 퇴색되기 때문이기도 하고, 담당자들에게 할 일이 있을 경우 빠르게 공유할 필요가 있어.

회의록 공유까지 끝났다면 그제야 비로소 회의 하나가 마무리된 거야. 회의록 쓰느라 고생한 내 어깨를 두들겨 주자. 만일 회의록을 잘못썼다고 피드백을 받아도 너무 주눅 들지 말고 피드백을 기반을 수정하고 배워나가자!

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