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2022년 4월 18일, 아흔 두번째 당근메일:
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  • [북리뷰] 눈치껏 못 배웁니다, 일 센스
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[북리뷰] 눈치껏 못 배웁니다, 일 센스
#생산성 북리뷰
최환진
회사에서 일하는 법을 스스로 배우는 것은 매우 어려운 일입니다. 개인적으로 처음 사회생활을 시작했을 때를 돌이켜보면, 회사의 누군가가 해야 할 일에 대해 구체적으로 하나씩 일하는 법을 가르쳐주거나 알려주지는 않아서 일하면서 배웠던 것 같습니다. 선배들 혹은 상사들이 어떻게 일하는지, 어떻게 보고서를 쓰고 발표하는지, 자료를 정리하고 일을 기획하는 방식을 직접 보면서 나름 시행착오를 통해 하나씩 알아가면서 자신만의 일머리를 만들었던 것 같습니다. 요즘은 많은 기업이나 스타트업에서 온보드 프로그램이나 OJT 프로그램 등을 통해 실제로 회사 업무에 대해 단계적으로 적응하고 배울 수 있는 시간과 기회를 제공하고 있고, 이를 통해 회사의 일하는 방식들, 협업과 소통의 방식들을 배울 수 있어서 빠른 회사 적응과 업무 수행이 가능할 것 같네요.

오늘 리뷰할 도서인 눈치껏 못 배웁니다. 일 센스”는 요즘 직원분들이 일하는데 있어 어떤 부분들을 배우고 알고 싶어 하는지 일 센스에 대해 궁금해서 책을 읽어보왔는데요. 회사 생활에 도움이 되는 일과 업무의 생산성을 높이는 실무적 내용들을 많이 담고 있어서 이제 막 회사 업무를 시작하는 새내기나 직장에서 새로이 관리업무를 맡은 관리자나 리더분들에게도 유용할 것 같네요. 같이 일하는 동료로서 함께 일 센스를 높이는데 많은 도움이 될 것 같습니다.
책의 구성은 크게 두 파트 - 업무습관, 엑셀 활용 -으로 나누어져 있습니다. 첫 번째 파트는 회사 업무의 기본 소통 수단인 이메일 사용, 자료와 문서 정리, 그리고 회의와 보고 등의 업무 등의 초식을 알려줍니다. 두 번째 파트는 엑셀을 활용한 자료 수집, 분류, 정리를 위한 방법들을 사례를 통해 실제적으로 소개하고 있습니다. 업무 생산성 관점에서 개인적으로 첫 번째 파트 부분들을 중심으로 읽고 도움이 된 몇 가지 내용들을 정리하면 아래와 같습니다.


1. 효율적 소통을 위한 이메일 작성의 문법을 정확히 배우자

책에서는 다양한 방법들을 소개하고 있는데요. 이메일은 일과 업무 관련하여 공지, 도움 요청, 진행과정 보고, 자료 전달 등을 위해 사용됩니다. 용건이 있어서 메일을 보낸다는 점에서 메일을 전달받는 사람 입장에서 알고 싶거나 파악되어할 내용들로 제목, 머리글, 본문, 용건 재확인 등의 형식으로 구성하는 것이 바람직합니다. 책에서는 참조(CC)와 전달(FW)의 중요성도 강조하고 있는데요. 저 역시 크게 공감한 부분입니다. 보내는 사람이 CC로 보냈다면, 메일 내용을 참조할 사람들 모두가 이 메일의 회신을 기다린다고 생각하고 전체 회신으로 답신을 보내야 하는데요. 이 부분을 생략하고, 보낸 사람에게 메일 답장을 해서 수신자 입장에서 다시 관계자들에게 메일을 포워딩(전달)해야 하는 번거로움이 저 역시 여러 번 있었네요. 아울러, 한 가지 더 추가하면 메일 작성 후에 맞춤법 검사를 습관화하세요. 오타가 있거나 글의 문맥이 명료하지 않은 경우를 사전에 방지할 수 있어서 메일 내용의 신뢰도를 높이는데 큰 도움이 될 수 있습니다. 이메일의 형식과 소통방식의 이해가 이메일 커뮤니케이션에 있어서 확실히 일의 센스를 높여줍니다.


2. 문서나 정보 관리를 위한 나만의 프레임 만들기

매우 중요하고 일 센스를 높이는 가장 중요한 부분이라고 생각되는데요. 자료나 문서, 정보들이 많아지면서 저장은 쉬운데 활용할 때 잘 찾지 못해서 고생하는 경우가 많습니다. 인터넷 정보들을 웹 클리퍼(clipper)등을 통해 수집과 관리가 어느 정도 편리하지만, 컴퓨터나 노트북 등에 저장하여 관리하는 문서나 파일, 자료의 경우에는 다릅니다. 제목이나 이름을 잘 지정하지 않은 경우, 일일이 파일이나 자료를 열어보고 해당 내용들이 있는지  확인해야 하는 엄청난 번거로움이 있습니다. 이런 불편함을 피하기 위해 폴더와 파일에 자신만의 네이밍 규칙을 정하는 것이 유용합니다. 저의 경우, 문서 파일의 경우  “[강의안]_린스타트업의 이해_20220320_V1.0a.pdf”와 같이 구분|이름|날짜|버전의 4가지 구분자를 사용해서 파일명을 지정하며, 해당 파일이 저장될 폴더명은 “03-25_기업명|기관명"과 같이 날짜와 강의가 진행될 기관명을 지정하여 생성합니다. 파일 폴더는 날짜를 기준으로 소팅되어 월간이나 연간 기준으로 빠르게 전체 진행내용을 확인하는데 효과적입니다.


3. 회의와 보고는 준비와 마무리가 중요하다

회사 업무의 상당수가 회의와 보고가 아닐까 생각됩니다. 자료를 조사하고, 정리하고, 발표 자료를 만들고, 회의나 보고하고 피드백을 받아 다시 몇 번의 수정과 보완작업들이 반복됩니다. 도돌이표와 같은 반복을 다소 줄일 수 있는 초식은 “준비”에 있습니다. 책에서 제시한 방안도 “준비”와 관련한 내용입니다. 회의가 열리기 전에 참석자들에게 준비된 의제를 미리 공유하여 준비시키고(필요한 경우 읽어볼 자료도 미리 메일로 송부), 보고도 한 번에 완성본을 보여주는 것이 아닌 3번 정도 상사나 사수의 피드백을 통해 보완하고 수정하는 것이 다른 방향으로 보고 자료를 만들 가능성을 줄이는데 큰 도움이 된다고 하네요. 

책을 읽으면서 들었던 생각은 “일 센스”란 일을 어떻게 받아들이고 어떻게 대응할지 스스로의 방식을 정하는 것으로 볼 수 있는데,  업무의 생산성과 효율을 높이는 자신만의 방식을 만들고 구축하는 것도 중요하지만 함께 일하는 동료나 상사, 직원들과의 소통과 협업의 방식도 함께 고려해야 합니다. 결국, 하나의 일이 자신에게 시작해서 자신으로 끝나지 않은 이상, 다른 사람들도 계속 논의하고 협의하고 결과물을 만들어나가야 한다는 점에서 일의 센스가 발휘될 범위와 영역이 생각보다 넓을 수 있다는 점을 생각해보면 좋을 것 같습니다. 오늘 하루 잠시 시간을을 내어 자신의 일하는 방식을 되돌아보고, 일 센스를 좀 더 높여야 하는 부분들을 찾아보면 도움이 되실 것 같네요.
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쿠폰, 식품, 생활용품 유통기한 관리 종결자. BEEP
#생산성 툴
진대연
우리에게는 다양한 할 일들이 있습니다. 중요한 업무를 처리할 때 우리는 그것을 '개구리'라는 이름으로 우선순위를 기준으로 관리하고 처리합니다. 단순한 업무들은 개구리와 분리하여 따로 목록을 만들고 한 번에 일괄 처리하는 방식으로 시간을 효율적으로 관리합니다. 또한, 업무가 아닌 구매하고 싶은 물건의 경우 쇼핑리스트를 따로 만들어 관리하거나 미리 알림과 같은 단순한 할 일 관리 앱으로 분리하여 관리하기도 합니다. 또한 나중에 볼 글이나 영상들은 Raindrop 등의 클리핑 도구를 이용해 관리하죠.

다양한 종류의 할 일들을 하나의 툴을 이용해서 관리하는 것도 괜찮지만, 각각의 특성에 맞게 용도를 나누어 사용하게 되면 보다 효과적인 할 일 관리가 가능해집니다. 쇼핑리스트의 경우 할 일 앱을 분리해서 관리하면 시각적 노출 빈도가 낮아져 충동 구매욕을 어느 정도 낮춰줄 수 있고, Raindrop, Instapaper 혹은 Liner와 같은 스크랩 도구를 사용하면, 읽고 싶은 자료들을 읽은 뒤 태그에 맞게 분류하여 재사용할 수 있는 형태로 보관할 수 있기 때문입니다. 여기에 한 가지 추가로 분리하고 싶은 항목이 있는데요. 바로 '유통기한' 관리입니다.

'유통기한' 관리는 여간 귀찮은 일이 아닙니다. 그러나 그만큼 중요한 일이기도 합니다. 유통기한이 지난 음식은 건강에 문제를 일으키고, 유통기한이 지난 쿠폰은 무용지물이 되고 마니까요. (물론 냉동실로 음식을 옮기면 유통기한이 사라지는 마법이...) 하지만 이런 음식이나 쿠폰 혹은 면도기 교체 주기와 같은 유통기한들을 기존의 할 일 관리 도구를 이용해 동시에 관리하는 것은 좀 잘 안 어울리는 것 같습니다. 유통기한의 경우 유통기한이 지나기 전에 간단히 알람만 주면 되는데, 기존할 일 관리 도구에 함께 있게 되면 주요 업무가 아님에도 불구하고 계속 신경 쓰게 되기 때문입니다. 그래서 오늘은 유통기한만 따로 떼어 더 심플하고 손쉽게 관리할 수 있는 BEEP 유통기한 관리 앱을 소개해 드릴까 합니다.

유통관리 특화 앱 BEEP


BEEP는 앞서 말씀드린 것처럼 유통기한 관리에 특화된 서비스입니다. 그래서 원하는 상품을 손쉽게 사진으로 찍고, 유통기한을 남겨 유통기간 이전에 내가 잊지 않고 사용할 수 있도록 알람을 보내줍니다. BEEP 앱의 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.
먼저 첫 번째 [임박상품] 탭은 등록한 상품 중 유통기한이 임박한 순서대로 자동으로 표시됩니다. 만약 유통기한이 이미 지난 상품이 있다면 가족들의 건강을 위해 폐기 처분해야 할 때입니다.
두 번째 [카테고리] 항목은 등록하는 상품의 카테고리를 설정하는 탭입니다. 그리고 유통기한이 만료되기 몇 일 전에 알람을 줄 것인지를 카테고리별로 세팅할 수 있습니다. 저는 각각의 제품의 특성에 맞게 좌측과 같이 카테고리를 설정하였습니다. 특히, 커피 쿠폰과 같은 모바일 쿠폰도 등록하여 일정을 지나쳐 쿠폰 사용하지 못하는 일이 없도록 해두었습니다. 또한, 생필품 카테고리도 추가하여 면도기 교체 시기나 비데 필터 교체 시기 등도 등록해 두었습니다.
세 번째 [멤버] 탭에서는 이 화면을 함께 보고 관리할 멤버를 설정할 수 있습니다. 집에서는 가족들을 초대하여 나 혼자가 아닌 모두가 함께 각 상품의 유통기한을 관리할 수 있어 편리합니다.
네 번째 [설정] 탭에서는 유통기한 알림을 받아볼 시간, 팀 이름, 엑셀 내보내기 등이 가능합니다. 참고로 BEEP는 50개의 상품 등록까지 무료로 사용이 가능합니다. 그 이상의 상품을 등록하고 유통기한을 관리하기 위해서는 프리미엄 업그레이드가 필요하며 금액은 월 9,900원 또는 연 75,000원입니다. 그러나 편의점이나 회사 등에서 많은 상품을 관리하고 있는 게 아니라면 집에서는 50개 아이템으로도 충분하게 사용하실 수 있습니다. 물론 등록된 상품 수가 50개가 넘지 않도록 유통기한이 만료된 제품들은 잘 버리고 리스트에서 삭제하셔야 합니다.

그럼 직접 상품을 등록해봅시다. 사용 방법은 다음과 같습니다.

1. BEEP 앱을 다운로드합니다.
2. 계정 생성 후 팀을 새로 생성합니다.
3. 알림 주기에 맞는 [카테고리]를 생성합니다.
4. [상품 추가] 버튼을 누른 뒤 미리 세팅한 카테고리를 선택합니다.
5. 유통기한 알림을 받을 제품의 바코드를 스캔합니다. (혹은 사진을 찍습니다)6. 마지막으로 유통기한을 세팅하면 끝!

대부분의 제품들은 바코드를 통해 제품의 상세 설명이 자동으로 채워지기 때문에 등록이 매우 간편합니다. 만약, 바코드가 없는 제품이라면 직접 사진을 찍어 저장하거나 기존의 사진을 저장된 이미지로 교체하면 됩니다.

가족의 건강과 소중한 내 쿠폰을 위해


지금 당장 신경 쓰지 않아도 되는 일은 눈앞에서 보이지 않도록 아예 다른 공간에서 관리하는 것이 큰 도움이 됩니다. 이것이 우리 머릿속 자이가르닉 효과로 인해 쓸데없는 것에 신경 쓰게 되는 일을 막아주기 때문이죠. 여러분의 유통기한 관리로 인해 건강하게, 잊지 않고 상품을 사용하시길 바랍니다.

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