안녕하세요, $%name%$ 님!
이벤터스 조이입니다 😊

 

어느덧 2022년 1월이 반이나 지나버렸는데요. 이럴 때면, '새삼 시간이 참 빠르게 흘러가는구나'하는 걸 실감하게 되는 것 같아요. $%name%$ 님도 그러신가요? 보통, 새해가 다가오면 이전 해를 많이 회고한다고는 하는데, 저는 연말까지도 행사를 진행하다 보니 그럴 시간이 부족했어요.

그리고, 지난 한 해는 많은 인터뷰이를 만났고, 다양한 행사를 진행하다 보니 유난히 빠르게 지나갔거든요. 그래서 이번 레터에서는 저의 셀프 인터뷰를 담아 보았어요. $%name%$ 님도 이번 레터를 통해 지난 한 해 동안 진행하셨던 행사를 한 번쯤 회고하는 시간을 가져 보시는 건 어떨까요? 🥰

안녕하세요. 이 레터를 발행하고 있는 이벤터스 오퍼레이터 조이예요 🥰 저는 전 직장에서 MICE산업 종사자를 위한 행사와 교육을 약 6년 동안 기획 및 운영했어요. 현재는 이벤터스에서 다양한 행사 기획자분들의 피드백을 기반으로 더욱 좋은 서비스를 만들기 위해 노력하고 있어요. 그리고, 저와 같이 '우리가 전달하고자 하는 콘텐츠를 참가자들에게 잘 전달하는 방법'을 고민하는 분들을 위해 행사 등의 다양한 콘텐츠를 기획하고 있어요.

행사를 기획하고, 운영하는 기획자를 위해 인사이트를 전달하고, 이벤터스의 고객을 확보하고자 하는 두 가지 목표를 이루기 위해 진행하게 되었어요.

행사 기획자는 행사를 통해 참가자에게 전달하고자 하는 콘텐츠를 잘 녹여서 담아내고, 다양한 경험을 전달합니다. 그리고, 그 경험은 지식 습득, 정보 교류, 비즈니스, 네트워킹 등이 될 수 있죠. 그렇기에 여러 산업 분야의 트렌드를 빠르게 파악해 행사 내에 잘 녹여 담아낼 수 있어야 하고, 여기에 다양한 이벤트 요소를 더해 참가자가 즐거운 경험을 얻을 수 있도록 행사를 설계해야 합니다.

코로나로 모든 것이 온라인화되면서 기획자분들 역시 어떠한 서비스를 사용해야 할지 고민이 많아진 만큼 이벤터스에서 이분들을 대상으로 한 온라인 행사를 열어 서비스 이용 경험을 제공한다면 효과적인 홍보가 가능하리라 생각했습니다. 이벤터스는 행사 기획자에게 도움이 되는 인사이트와 경험을 제공해 간접적으로 서비스를 홍보하고, 행사 기획자는 행사 기획과 운영에 도움이 되는 지식을 얻으면서 서비스를 간접적으로 체험해 보는 것이죠.

아무래도 행사 주제와 연사 섭외에 가장 신경 쓸 수밖에 없었습니다. 주제를 선정할 때에는 '행사 기획자가 필요로 하고 공감할 수 있는가'에 대해 초점을 맞추었습니다. 주제 선정은 산업의 트렌드를 보고 결정하기도 하고, 다양한 기획자분들의 피드백을 통해 아이디어를 얻기도 합니다. 작년의 경우, '행사의 온라인화'에 따라 행사 기획자가 고민할 수밖에 없는 개인정보보호, 이메일 마케팅, 라이브 스트리밍 등을 주제로 진행했습니다.

연사 섭외를 할 때는 '기획한 주제를 잘 전달하고, 청중의 사고를 확장할 수 있는지'를 중점적으로 생각합니다. 저희가 기획한 콘텐츠를 전달하는 주체는 연사이기 때문에 이벤터스의 얼굴을 대신한다고 볼 수 있죠.

그렇기에 행사 전 연사와의 미팅을 꼭 갖는 이유이기도 합니다. 저희가 기획한 주제를 정확히 이해하셨는지, 강연 내용도 이와 같은 방향으로 기획되었는지 등을 전반적으로 조율하는 과정을 갖습니다. 연사는 행사와 밀접한 분야의 전문가를 섭외하기도 하고, 다른 산업 분야의 전문가를 섭외한다면, 최대한 행사와 관련된 이야기로 풀어낼 수 있는지를 의논하면서 폭넓은 인사이트를 전달하고자 했습니다.

온라인 공간에서는 특히 모더레이터나 연사가 행사의 분위기를 좌지우지할 수 있기 때문에 이전 행사의 설문조사 기능에서 남겨 주신 답변들이나, 행사 중, 실시간 채팅을 통해 올라오는 내용을 보며 많이 신경을 쓰고 있어요. 그러면서 자연스레 느끼게 된 건, 모더레이터의 표정이나 억양, 그리고 제스처가 아이 콘택트의 역할을 대신할 수 있겠더라고요.

오프라인 행사에서는 청중의 반응, 분위기를 직접 확인할 수 있지만, 온라인에서는 한계가 생기기 때문에 이 한계를 완화할 고민을 할 필요가 있습니다. 제가 행사에서 모더레이터로 활약하며 알게 된 두 가지 팁을 전해드리자면,

연사가 이야기하는 동안에는 대체로 연사에게 카메라가 비춰지기 마련입니다. 그때만큼은 연사의 발표에 집중하시어 연사가 참가자에게 강조하고자 하는 내용, 연사의 설명에 이어 부가적으로 덧붙이면 좋을 내용들을 메모해 놓으세요. 그리고, 연사의 발표가 종료되면, 정리한 내용을 간략하게 랩업해 주세요. 참가자가 놓칠 수 있는 시사점들을 다시 한 번 전달할 수 있답니다.

저는 이벤터스 인터랙션 기능인 실시간 채팅, 질의응답 등을 행사마다 활용하고 있는데요. 특히, 실시간 채팅을 통해 참가자가 공통적으로 공감하거나 이해하지 못하고 있는 부분을 캐치하고 있습니다. 그리고, 질의응답 기능을 활용해 참가자가 연사의 강의를 들으며 실시간으로 남겨 주신 질문들을 Q&A 때, 다루고 있습니다. 참가자의 이야기나 질문에 관심을 기울이고 있다는 사실만으로도 행사에 조금 더 몰입할 수 있기 때문이죠.

행사 유형, 행사장 규모, 연출 방법, 출연진에 따라 리허설 시간은 상이합니다. 온라인 행사의 경우도 리허설 시간은 천차만별입니다. 연사나 호스트가 웹캠으로 소규모로 진행하시는 경우, 1~2시간 전에 리허설을 진행하시는 것만으로도 원활하게 진행하실 수 있습니다. 그러나 스튜디오에서 촬영을 해야 하거나, 출연진이 2인 이상이거나, 전문 스트리밍 장비가 필요한 경우에는 리허설을 조금 더 여유롭게 진행해야 합니다.

<이벤터스 웨비나 라이브 For HOST>를 예시로 들어보자면, 보통 연사 1~2인과 모더레이터 1인이 출연하는 행사였는데요. 카메라 3대를 기준으로 사전에 장비를 세팅하는데 1~2시간, 스트리밍팀과 드라이 테크 리허설 1시간, 행사 직전 연사와 합을 맞추는 드레스 리허설 약 30분~1시간 정도 소요되었습니다. 10월에는 소규모로 하이브리드 행사를 진행하기도 했는데, 이때의 경우, 기존보다 2배 이상의 리허설 시간이 필요했습니다. 

행사장에 네트워크 회선을 별도로 설치해야 한다거나, 특히, 하이브리드로 진행하여 스트리밍 및 음향 장비가 대거 투입되고, 출연진이 많고, 오프라인 참가자의 동선과 연사 등 전체적으로 체크해야 하는 경우라면, 최소 하루 전에 사전 세팅을 마치고 여유 있게 리허설을 진행하는 것을 권장드립니다.

하이브리드 행사의 경우, 오프라인과 온라인 참가자가 참여하는 환경이 다르기 때문에 체크해야 할 것도 다양해질 수밖에 없습니다. 세 가지로 정리해 보자면,

📌 첫 번째, 온라인 참가자를 위한 가이드

온라인 참가자에게는 웨비나에 접속하는 순간이 행사장에 첫발을 딛는 것과 같아요. 행사가 개최되기 전, 웨비나가 진행되는 시간, 접속 링크, 접속 가능 환경, 참여 가능한 이벤트 등에 대해 상세히 안내해 주세요. 행사장에 들어선 참가자가 헤매지 않도록 말이죠.

📌 두 번째, 온·오프라인 참가자의 동일한 경험

행사 참여 환경은 다르지만, 행사의 목적인 지식 전달, 정보 교류, 네트워킹은 모든 참가자가 누릴 수 있도록 설계해 주세요. 이벤트 참여, 질문하기, 실시간 채팅을 통한 대화 나누기 등 우리가 행사에서 당연하게 참여할 수 있던 활동들을 온·오프라인 환경 구분 없이 경험할 수 있도록 설계해 주세요.

📌 세 번째, 행사를 통해 얻을 수 있는 데이터

디지털 전환으로 인해 데이터가 더욱 강조되고 있습니다. 참가 등록 인원, 웨비나 시청 인원 등 기본적인 데이터 외에도, 온·오프라인 참가자 출석 기록, 참가자 활동 데이터들을 파악하고, 분석할 수 있어야 합니다.

예를 들어, 사전 등록 인원은 많았는데, 실제 접속자 수가 현저히 적다면 접속 경로가 어려웠거나, 리마인드가 제때 이루어지지 않았을 수도 있어요. 이 경우, 리마인더를 한 번 더 보내는 액션을 취해보면 좋습니다.

그렇기에 하이브리드 행사에서는 참여도를 높이고, 이탈 원인을 분석하는 과정이 반드시 필요하기 때문에 온·오프라인 참가자 데이터를 한 곳에서 관리하고, 유의미한 데이터를 제공하는 플랫폼을 선택하는 것이 중요합니다.

지난해 이벤터스 웨비나 라이브 For HOST를 통해 약 3,800명의 행사 기획자분들과 함께하였는데요. 행사를 종료하며, 여러 피드백을 받았습니다. 2022년에도 행사 기획자를 위한 행사나 모임을 지속적으로 개최해달라는 요청이 많았습니다. 이러한 피드백을 보며, '행사 기획자를 위한 행사나 모임 등의 다양한 콘텐츠가 필요했구나'를 실감할 수 있었습니다.

그래서 2022년에는 이벤터스를 알리기 위한 행사뿐만 아니라, 이벤터스를 사랑해 주시는 많은 행사 기획자분들을 위한 커뮤니티, 소규모 모임 운영을 기획하고 있습니다. 맛보기는 여기까지! 자세한 이야기는 곧 전해드릴게요. 많이 기대해 주세요 💜

참, 그리고 행사 기획부터 운영, 진행에 도움을 드리기 위해 기획된 이벤터스 웨비나 라이브 For HOST는 이벤터스 유튜브를 통해서도 만나볼 수 있어요. 이외에도 행사 운영에 꼭 필요한 큐시트와 시나리오도 함께 다운로드할 수 있는데요. 꼭 다운로드하시어 앞으로 진행하시는 행사에 사용해 보세요! 도움이 많이 되실 거예요 🥰

예시 오퍼레이터 죠앤 🤗 : 저는 이벤터스 웨비나 라이브 For HOST 운영 부분에 참여하기도 했지만, 이벤터스 멤버들이 원하는 행사를 주최하는 날인 이벤트데이를 통해 '올인 : 게임과 베팅'이라는 사내 행사를 직접 기획하고 운영했어요.

참가자 그룹별로 역할이 달랐던 만큼, 협업 툴인 노션을 활용해 어떻게 행사를 진행해야 하는지, 자주 묻는 질문을 정리해서 공유해서 원활하게 행사를 진행할 수 있었어요. 또한, 멤버들이 모두 열의를 가지고 참여해 주셔서 기획자로서 굉장히 뿌듯한 경험이었답니다.

예시 마케터 리따 🥳 : 저는 2021 호스트 위드콘 행사 전반을 기획하고, 운영하는 역할을 맡았는데요. 행사를 진행하고자 하는 기간이 연말이기도 했고, 빠른 시간 내에 행사를 준비해야 했어요. 행사 진행 과정에서 겪었던 어려움은 아마도 온라인 행사이다 보니 스트리밍팀과의 소통이 쉽지는 않았던 것 같아요. 

다만, 이 부분은 서로가 사용하는 언어가 다르다 보니 충분히 발생할 수 있는 어려움이라고 생각해요. 하지만, 리허설 시간을 충분히 가지고 진행한 만큼 성공적으로 행사를 진행할 수 있었어요. 이 자리를 통해 행사 기획부터 운영 과정에서 함께해 주신 모든 분들께 다시 한번 감사하다는 말씀을 드리고 싶어요.

💡 지난 1년 동안, $%name%$ 님의 행사는 어떻게 진행되었나요? 고민 상담소 이외에 구독자님의 생각을 많이 듣지 못한 한 해였던 것 같아 아쉬움이 남아요. 이벤터스 멤버들의 예시와 같이 지난 한 해 진행하신 행사의 짧은 회고를 통해 앞으로 진행하시는 행사도 더욱 성공적으로 진행해 보세요.

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