당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일
이메일이 잘 안보이시나요? 웹 링크로 이동하여 확인해보세요!

더 나은 당근메일이 될 수 있도록, 메일 하단의 설문조사에 꼭 참여해주세요.
-
7월 12일, 쉰네 번째 당근메일:
생산성 뉴스레터

오늘 다룰 주제들 입니다
  • [북리뷰] 아마존처럼 회의하라
  • 해야 할 일을 끝마치는 새로운 방법, FocusMate
[북리뷰] 아마존처럼 회의하라

#생산성 북리뷰
최환진
요즘 비대면으로 회의를 많이 진행하다보니, 회의 효율에 대해서 많은 관심을 가지게 되었는데요. 회의 주제와 안건에 따라 다양한 회의 방식이 있을텐데, 거기에 맞추어 좀더 효과적인 회의 진행과 방법은 없을지 방법을 찾던 중  아미존처럼 회의하라”는 책을 읽게 되어 소개하고자 합니다. 

이 책을 집필한 저자인 "사토 마사유키" 는 일본 아미존이 처음 설립되었을 때부터 15년간 근무하면서 아마존의 효율적인 회의 방식을 통해 업무속도와 성과가 높아지는 것을 경험해보면서 해당 내용을 알려야겠다는 생각에 책을 저술하였다고 합니다. 이 책을 통해 아마존의 다양한 회의방식을 배울 수 있을 것 같은 기대감도 높더군요. 책을 읽으면서 도움이 되었던 몇가지 내용들을 정리하면 다음과 같습니다. 

  1. 회의를 줄여라

정말 공감되는데요. 가능한 회의가 없이 일이 잘 진행되는 것이 좋다고 저도 생각하는데요. 이런 점에서 아마존에서는 효율적인 회의 운영을 위해서 회의에 관계되지 않은 사람들은 회의 참석을 하지 않도록 하며, 회의에 꼭 필요한 사람만이 참석하도록 한다고 합니다. 회의에서도 불필요하게 회의 시간을 늘리지 않으며, 대면미팅이외에 다양한 방식의 회의형식을 적용한다고 합니다.  회의가 필요하지만, 모두가 회의에 참석할 필요는 없다는 점에서 함께 회의로 인해 낭비되는 시간과 에너지를 잘 괸리하고 있다는 생각이 드네요.  

  1. 문서로 회의자료 작성하기(1-pager,6-pager)

아마존에서는 회의의 성격에 따라 1페이지(핵심보고), 6페이지(아이디어 제안등)의 회의를 위한 문서를 회의 시간 전에 작성한 후 회의시간에 배포하여 참석자들이 본격적인 회의에 앞서 모두 침묵상태에서 읽어보고 회의를 진행한다고 합니다. 회의 문서 페이지수를 제한함으로써 꼭 포함할 내용만을 담을 수 있고, 추가 설명자료나 내용은 제한없이 "부록”에 담을 수 있어 회의에 필요한 자료들과 정보들을 누락없이 포함할 수 있는 문서구성도 참고할만합니다. 아마존에서 흔히 회의에서 많이 사용하는 PPT 대신에 문서를 사용하는 이유는 회의 내용과 관련한 문맥(context) 때문입니다. 문서로 작성하면, 앞뒤로 주요 내용의 이해를 돕는 자료나 내용들을 담기 때문에 PPT기반의 핵심요약 및 구두발표 방식에서 놓치기 쉬운 문맥이해에 도움이 됩니다. 하나의 회의를 준비하고, 성과를 내기 위해서 문서 자료를 체계적으로 구조화하고, 회의 자료 이해시간과 토의시간을 분리했다는 점에서 아마존의 방식은 회의 효율성을 다시금 생각해 보게 되었습니다.

  1. 워킹백워드(거꾸로 일하기) 방식으로 일하라

아마존의 혁신적인 업무방식의 하나인 “워킹백워드(working backward)”는 목표를 정하고 이를 어떻게 만들어갈지를 차례대로 구체화하는 방식으로, 미래에서 현재로 내려오면서 현실화 방안에 대한 모색하는 것입니다. 일종의 역추산방식으로, 미래의 결과를 만들기 위해서는 중간중간에 어떤 결과물을 내어야할지를 추정하면서 계획해봅니다. 이러한 방식은 결과를 상상함으로써 현재로부터 미래에 도달할 가장 효과적이고 빠른 방법들을 찾고 실현하는데 초점을 맞추고 있다는 점에서 성과 창출에도 큰 도움이 되는데요. 국내에서도 비즈니스나 업무 계획등에서 이러한 방식들이 관심과 주목을 받고 있다는 점에서 책에서 소개하는 방법들이 실무에서 적용되기를 기대해 봅니다(본문에서는 PR문서, FAQ, 사용자 매뉴얼등 워킹백워드와 관련한 사례와 문서작성의 형식등을 구체적으로 소개하고 있어 현업에 도움이 되실 것 같네요). 

  1. 회의목적에 맞게 회의형식을 정하라

책에서는 4가지 유형  - 아이디어 회의, 의사결정 회의, 정보전달 회의, 진행관리 회의 - 의 회의 방식에 맞추어 효과적인 회의목표 달성을 위한 방법들을 소개하고 있는데요.  이 중에서 “아이디어회의”라면 5-6명이 모여서 화이트보드와 포스트잇을 사용하여 브레인스토밍 방식으로 진행하며, 의사결정 회의의 경우 결정이 필요한 사안을 다루고 있다는 점에서 3W - What(무엇을), Who(누가), When(언제까지) - 로 회의 목표를 공유하며, 진행에 따른 성공기준을 설정한다고 합니다. 회의의 목적과 형식에 알맞게 운영의 원칙을 정하고, 회의 참석자들이 보다 많은 시간동안 서로 협의하거나 논의하는 방식으로 진행되어 회의 성과도 높을 것으로 기대되네요.

책을 읽으면서 아마존에서 회의하는 모습이 상상이 많이 되었습니다. “회의”의 특성상 많은 사람들이 함께 모여 시간을 사용하게 되는데요. 회의의 1시간은 모인사람들의 수만큼 엄청난 시간이 소요된다는 점에서 많은 사람들이 모여 진행하는 회의라면 회의 참석자들의 시간과 에너지를 낭비하지 않도록 많은 노력이 필요한데요. 이 책을 통해 회의 효율을 높이고, 높은 회의 성과를 만들어내는 회의 준비, 구성, 체계 및 운영 방법들에 대한 다양한 관점들과 방법들을 배우실 수 있지 않을까 생각됩니다. 회의방식을 바꾸거나 변화를 주고 싶은 분들이라면 꼭! 한번 읽어보세요.

해야 할 일을 끝마치는 새로운 방법, Focus Mate

#생산성 도구
진대연

    우리는 그동안 일을 제때 끝마치기 위해 다양한 방법들을 동원해보았습니다. 확실히 이러한 방법들은 쉽게 게으러져버리는 우리를 각성시키고, 내가 원하는 일들을 제때 끝마치게 하는 데 큰 도움이 됩니다.

    그러나 요즘같이 재택근무가 많아지고 날씨가 더워질 때에는 위의 방법들을 쓴다고 할지라도 집중하기가 영 쉽지가 않습니다. 차라리 카페라도 가면 사람들의 시선 때문에라도 조금 긴장감이 들 텐데, 코로나 시국에 결코 쉬운 일이 아닙니다. 게다가 집에서는 소파와 침대가 늘 우리에게 조금만 쉬고 하라며 속삭입니다.

    그럼에도 불구하고 꼭 끝내야 하는 일이 있다면 곤란해집니다. 스트레스는 스트레스대로 받고, 일은 하기 싫고 다 포기하고 쉬고 싶지만 그럴 수 없다는 것을 우리는 스스로 잘 압니다. 그래서 오늘은 이러한 마지못한 순간에 부스터가 되어줄 재미있는 서비스 하나 소개해드릴까 합니다.

    카페에서 일하면 왜 일이 더 잘될까?

    한때, Coffitivity 라는 서비스가 유행한 적이 있습니다. Coffee와 Productivity의 합성어로 카페에서 일하면 더 일이 잘된다는 것에 착안하여 만든 서비스입니다. Coffitivity사이트에서 다양한 카페 노이즈를 선택하고 재생하면, 마치 스타벅스 한가운데 앉아 있는 듯한 착각을 들게 해 주며 묘한 긴장감을 만들어줍니다.

    하지만 이러한 노이즈는 잠깐은 도움이 될지 모르지만 강력한 구속력이 있는 것은 아니기 때문에 여전히 우리의 의지력이 필요합니다. 이러한 의지력 없이도 강력한 구속력을 만들어주는 새로운 서비스가 있는데요. 바로 오늘 소개해드릴 FocusMate 입니다.


    다른 사람과 함께 일하는 Focus Mate

    아무리 급한 일이 있더라도 회사 사람들과 같이 일하고 싶지는 않은 게 사람 마음입니다. 그러나 적당히 모르는(?) 사이가 서로같이 업무 친구로 같이 일한다면 묘한 긴장감이 생겨 나의 의지력을 부스팅 해줄 텐데요. 바로 이런 시스템을 온라인 공간에 만들어준 서비스가 FocusMate 입니다.

    함께 일할 시간 약속 정하기

    FocusMate 에 회원가입 후 로그인을 하면 첫 번째 화면에 위와 같이 스케쥴표가 나타납니다. 그리고 스케쥴표에는 현재 함께 일할 수 있는 FocusMate 들이 표시됩니다. 시간표를 보면서 내가 일하고 싶은 시간에 맞는 FocusMate 를 클릭하고 바로 약속을 잡을 수 있습니다.

    혹시나 함께 일할 Mate가 어떤 사람인지 알고 싶다면, 프로필 정보를 클릭하여, 상세 정보를 살펴볼 수 있습니다. 현재 얼마나 많은 시간 동안 FocusMate 를 사용해왔는지, 업무 스타일은 어떤지 등의 사전 질문 답변을 확인해볼 수 있습니다. 그리고 체크 표시 아이콘만 클릭하면 자동으로 업무 약속 시각이 정해집니다. 만약 내가 원하는 시간의 Mate가 없다면 직접 나의 업무 Session을 추가하는 것도 가능하며 모든 세션은 기본 50분 단위로 이루어집니다.

    함께 일하기

    세션 시간이 다가오면 세션 링크를 클릭합니다. 세션 링크를 클릭하면 나의 업무 Mate가 영상화면으로 나타납니다. 서로는 간단히 대화하게 되는데요. 현재 어떤 일들을 끝내야 하는지 가볍게 대화를 하고 각자 비디오를 켜둔 상태로 일을 진행합니다.

    서로 간에 마이크를 켜두는 것이 좋은지 꺼두는 것이 좋은지 물어보는 경우가 있습니다. 만약 상대방의 소음이 거슬린다면 마이크를 꺼두는 것을 요청할 수 있으며, 오히려 그 소리가 업무 긴장감을 높인다면 켜두는 것도 좋습니다. 저는 주로 마이크를 서로 켜놓고 일하곤 합니다. 저와 함께 일하는 Mate는 당시 리포트를 작성 중이었는데요. 중요한 글쓰기가 끝날 때 마다 나에게 지금 전체의 몇 %를 끝냈다고 말해주며 열심히 일하고 있음을 어필해주었습니다. 이러한 대화는 긴장감과 함께 경쟁심도 불러일으켜 나도 열심히 일해서 빨리 끝내야겠다는 열정을 불어넣어 주었습니다.

    도저히 집중이 안 될 땐, FocusMate = 뽀모도로 + 함께일하기

    오늘따라 도저히 집중이 안 되고 에너지도 떨어졌지만, 꼭 마쳐야 하는 일이 있다면 (일요일 저녁의 당근 메일 글쓰기?) FocusMate 를 만나보세요. 무료 버전의 경우 기능 차이 없이 1주일에 최대 3번의 세션 (총 3시간)을 사용할 수 있으며, 더 자주 FocusMate 를 만나야 한다면 월 $5면 충분합니다.

    안타깝게도 아직 한국 사람들은 많지 않아 주로 영어로 소통해야 하는데요. 대부분 업무 시작 전 1분 내외의 간단한 의사소통 정도이기 때문에 언어(영어 소통)로 인한 부담은 크지 않다고 생각합니다. 오히려 이러한 간단한 영어 소통이 일을 하기 전 긴장감을 만들어주는 좋은 역할이 되어줄지도 모릅니다.

    FocusMate 를 통해 온라인에서도 함께 일하세요. 그리고 제때 업무를 마치세요. 미룬 업무로 받는 스트레스 대신 넷플릭스와 함께 여유를 만끽하세요. 경험해본 사람들은 압니다. 얼마나 뿌듯하고 기분 좋은 하루의 느낌인지.

    안타깝게도 주말에는 다들 쉬기 때문인지 FocusMate가 스케줄에 거의 보이지 않네요. 덕분에 혼자 글을 써야 했지만, 구독자분들의 열정을 생각하며 무사히 글을 마칩니다.

    [1분 설문조사] 이번 주 당근메일은 어땠나요?