당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일
당근메일 #133 | 2023년 3월 27일 - WEEK 13
생산적인 미팅의 비밀, Hypercontext
진대연

우리는 일주일 중 절반가까이 미팅을 하는데 시간을 보냅니다. 그러나 안타깝게도 그 중 정말 생산적인 미팅을 찾기란 도통 쉬운 일이 아닙니다. 왜 이런 일들이 일어나는걸까요? 미팅의 효율성이 떨어지는 주요 원인들은 다음과 같습니다.


  • 미팅의 목표가 명확하지 않음
  • 미팅의 사전 정보를 구성원이 미리 파악하지 못함
  • 너무 많은 사람들이 미팅에 참여 함


물론 이 밖에도 다양한 이유로 미팅에서의 비효율성이 나타나게 됩니다. 이를 해결하기 위해 기존 당근메일을 통해 미팅 전 '사전 회의록'을 작성하는 것을 제안드렸습니다.


좋지만 귀찮은 사전회의록 작성


'사전 회의록'을 작성하면 여러가지 장점이 있습니다. 우선 회의록을 작성하는 과정에서 이 회의가 얼마나 중요한 회의인지 주최자 스스로가 깨닫게 됩니다. 그리고 만약 명확한 목표가 없다면 정보 전달만으로 미팅을 대체할 수 있습니다. 결국 미팅의 주최자 한사람이 사전회의록 작성 과정을 통해 왜 이 미팅이 필요한지 조금만 신경쓴다면 모두의 시간과 비용을 아낄 수 있는 것이죠. 


그러나 매번 사전회의록을 작성하는 과정 자체가 귀찮고 힘든일 입니다. 그냥 말로 하는게 더 편할 때가 많죠. 그리고 미리 아젠다를 정하려고 해도 막막해지는 경우도 많으니까요. 그래서 일단 사람들을 모으는게 더 낫다고 생각이 될때가 많습니다. 그러나 이렇게 반복되는 불명확한 미팅이 반복될 수록 직원들의 소중한 생산성과 집중력이 손실되고 맙니다. 

일단 모이는 회의가 반복될 수록 지루하고 비효율적인 시간만 늘어나게 됩니다.
사전회의록을 적지 못했더라도 실제 진행되는 미팅 회의록은 누군가에 의해 작성이 되곤 합니다. 그러나 이렇게 사후 미팅 회의록은 잘 관리되지 않는 경우가 많습니다. 그래서 매번 회의때 마다 지난 회의록이 어디있는지 찾아봐야 하는 일이 반복되죠. 회의록 하나만 잘 작성하고 보관하고 관리되어도 우리의 업무 생산성이 2배 이상 좋아지는데요. 이를 해결할 수 있는 좋은 방법은 없을까요? 
기존의 회의록 작성이 어려웠던 이유

사전회의록을 만드는 것이 중요하다는 것은 모두 잘 알고 있습니다. 하지만 회의록을 작성하는 것 자체가 귀찮고 어려운 일이라는게 가장 큰 문제입니다. 그리고 회의록을 준비할 때는 한사람이 단독으로 준비할 때도 있찌만 참여 구성원이 함께 만들어야 할때도 있습니다. 이때마다 어떤 도구에서 함께 작업해야 할지 늘 고민입니다.

그래서 가장 많이 사용되는 도구들은 실시간으로 노트편집이 가능한 Google Docs나 Notion등 입니다. 하지만 이 경우에도 다음과 같은 문제점들은 여전히 남아있습니다.

  • 공동 편집을 위해 참여자의 구글 또는 노션 계정으로 초대해야 합니다.
  • 반복 미팅의 경우 그때마다 미팅 노트를 새로 만들어야 합니다. 

Hypercontext는 이러한 귀찮고 불편한 점들을 해결합니다.

Hypercontext 구성 및 사용방법
Hypercontext 사용방법은 간단합니다. 

  1. Hypercontext 무료 계정을 생성합니다.
  2. 기존에 사용하는 Outlook 또는 Google Calendar를 연동합니다.
  3. 좌측에 표시되는 캘린더에서 회의록을 만들고 싶은 일정을 선택합니다.
  4. [Workspace]를 생성합니다.
  5. 회의록을 함께 수정할 멤버를 초대합니다.
  6. 템플릿 또는 제안 항목을 이용하여 회의록을 작성합니다. 

이렇게 작성된 회의록은 자동으로 해당 캘린더의 노트 항목에 회의록 링크가 추가됩니다. 구성원들은 해당 링크를 클릭하여 회의록을 확인하고 수정할 수 있습니다. 여기서 가장 중요한 기능은 바로 [Workspace] 인데요. 이렇게 생성된 [Workspace] 안에 관련된 다른 미팅들을 계속 추가 할 수 있습니다. 이렇게 하나의 워크스페이스 안에서 관련 미팅 회의록이 함께 정리되어 회의록을 찾아 삼매경하지 않아도 되는 것이죠. 

또한, 반복적으로 실행되는 1-on-1 미팅이나 팀 주간회의 등은 자동으로 같은 워크스페이안에 회의록을 추가할 수 있어 지난 회의 내용이 이번주에 얼마나 진행되었는지를 한눈에 확인할 수 있어 매우 편리합니다. 

Hypercontext의 주요 특징


  • 템플릿 또는 제안된 아젠다 리스트를 활용해 사전회의록을 빠르게 작성
  • 반복 일정이나 연관 일정의 경우 같은 Workspace 안에서 기존의 미팅 히스토리를 관리
  • 비즈니스 버전 사용 시 Goal 세팅 가능, 팀장과 팀원의 1-on-1 미팅에서 상시적으로 업데이트된 Goal 진행사항 확인
  • Google Meet과 Teams와 손쉽게 연동하여 사용
  • Insight 기능을 통해 각 미팅의 성취도를 분석

이 중에서 Goal 기능이 매우 인상적인데요. 매주 반복되는 팀 주간회의 또는 팀장과 팀원간의 1-on-1 미팅의 경우 지난주의 업무 확인 뿐만아니라 기간별 목표 체크 기능이 필요한데 목표 노트가 어디에 있는지 찾는 것도 번거롭고 매주마다 그때마다 업데이트 되어 있지 않아 오랜 시간이 걸리는 일이 비일비재하죠. 그러나 Hypercontext에서는 자체적인 Goal 기능을 이용해 업데이트된 OKR 등을 매번 해당 회의록 상단에 고정하여 표시할 수 있습니다. 덕분에 늘 미팅 전 회사의 목표가 얼마나 달성되고 있는지를 상기시키며 미팅을 진행할 수 있도록 돕습니다. 

물론 이외에도 Hypercontext는 템플릿과 아젠다 샘플을 이용해 빠르게 회의록 작성을 돕는다거나, 각 회의별 A.I. Insight 를 뽑아주고, 미팅 이후 각각의 액션리스트들의 진행사항을 표시해주는 등의 미팅 전/중/후 모든 과정을 도와줍니다. 


유사한 앱으로는 기존에 설명드렸던 Fellow라는 제품을 소개드린 적이 있는데요. Fellow는 회사 내 10명까지만 무료 제공되는 반면, Hypercontext는 인원 제한 없이 무료로 사용할 수 있다는 것이 큰 장점입니다. 다만, Goal 관리 기능을 포함하려면 월11달러의 비용이 발생합니다. 해당 기능이 매우 편리하지만 다른곳에 정리해둔 Goal 노트를 워크스페이스 안에 적어두는것으로도 충분하다면 무료로 사용해도 크게 불편하지는 않습니다.


요약하자면, Hypercontext는 미팅 효율성을 향상시키기 위해 사용할 수 있는 무료 앱입니다. 이 앱을 사용하면, 사전회의록 작성이 간편해지고, 미팅 참여자들의 협업이 원활해집니다. 또한, 비즈니스 버전을 사용하면, 팀장과 팀원 간의 목표 진행사항 확인 및 관리가 용이해집니다. 이 외에도 Google Meet과 Teams와의 연동, 미팅 성취도 분석 등의 기능을 제공합니다.


미팅이 생산적으로 변하는 것은 우리 회사에서 가장 값진 일 중 하나입니다. 왜냐하면 회의는 같은 시간동안 가장 많은 인적 리소스를 사용하기 때문입니다. 이 회의가 보다 효율적으로 변화하기 위해 Hypercontext를 사용해보세요. 무료로 말이죠! 

같이 보면 좋은 글

💡 문제를 해결하고 즐거움을 얻어가는 곳


Fansaastic 은 커뮤니티를 통해 일과 삶의 문제를 생산성 팁과 도구들을 이용해 해결하는 실명 커뮤니티 입니다. Solve your problems with tips & tools!

판사스틱 커뮤니티 방문하기
오늘 이야기 어떠셨나요?
의견 남기기 >

당근메일 | newsletter@carrotletter.com