당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일
- 10월 12일, 열다섯번째 당근메일: 생산성 뉴스레터 Done Is Better Than Perfect! "완벽하게 하는 것 보다 끝내는 것이 낫다." 완벽한 것은 어쩌면 허구입니다. 완벽할 것 같은 수많은 창조물들이 지금 이 순간에도 계속 진화되고 있으니까요. 그래서 완벽한 결과물을 내놓기보다는 부족하더라도 일단은 꺼내어 놓는 것이 더 좋습니다. 그렇게 빛을 본 결과물들은 다른사람들과의 피드백을 통해 더 나은 다음의 결과물들을 위한 바탕이 되기 때문입니다. 매주 발행되는 당근 메일의 글들도 언제나 완벽하지 않습니다. 그러나 생산성을 좋아하는 여러분들과 소통하고, 함께 성장하고 싶은 마음으로 오늘의 글을 전달합니다. 님의 결과를 만드는 한 주를 응원하기 위해~ 오늘 다룰 주제들 입니다
일의 성과를 높혀주는 회고 방법 3가지
#생산성 딥다이브 최환진 애자일에 대한 관심이 높아지면서 팀이나 부서수준에서 진행하는 회고(Retrospective)에 관한 관심도 함께 높아지는 것 같습니다. 함께 일하고 성과를 내는 데 있어서, 진행된 일들에 대해 한 번쯤 “되돌아보기”는 꼭 애자일 방식이 아니어도 프로젝트를 마무리하거나 하루 업무를 마감하는데도 활용이 가능한 점에서 알아두면 좋을 것 같습니다. 개인적으로 강사나 퍼실리테이터들이 참여하는 교육을 많이 진행하다 보니, 교육을 마무리하고 모두 모여서 충분한 시간 동안 회고를 꼭 진행하고 있는데요. 회고를 통해 참여자들이 함께 배우고 성장할 수 있는 다양한 관점들을 배우고 습득할 수 있어서 유익했고요. 특히, 교육 진행 상황 속에서 발생한 다양한 이슈나 문제들을 빠르게 파악하고 해결안을 모색하거나 대안을 찾을 수 있어 다음 교육의 성과나 품질, 교육 참여자들의 만족도를 높이는 데 큰 도움이 되었습니다. 이에 개인적으로 회고 과정에 도움이 되었던 3가지 회고 방법들과 주요 내용을 중심으로 소개합니다.
1. AAR(After Action Review) AAR은 After Action Review/Report의 약자로, 미국 육군에서 처음 사용되었습니다. 많이 활용되고 있는 회고 방식의 하나로 일의 진행과정에 대해서 되돌아보는 구조적인 리뷰 프로세스로 다음과 같은 4가지 파트 - 1) 의도한 결과는 무엇이었는가(초기 목표) ? 2) 실제 어떤 일들이 일어났는가(현실) ? 3) 계획과 실제 결과의 차이는 왜 발생되었는가 (배운 점들) ? 4) 지속, 개선 혹은 포기할 것들은 무엇인가, 배운 것들은 무엇인가 (목적) ? - 로 구성되어 있습니다. AAR는 일의 진행 중간에 혹은 완료 후 언제든지 적용이 가능하며, 무엇보다 유연하고 편하게 진행하는 것이 회고 효과를 높이는 데 도움이 되며, 일반적으로 10분에서 30분 내외로 진행합니다. 2. KPT KPT는 Keep, Problem, Try의 약자로 회고에서 진행할 3가지 관점을 의미합니다. 이러한 관점들은 회고가 단순히 한 일에 대한 정리와 반성, 참여자들의 의견 교환에 머물지 않고 더욱 구체적인 회의의 방향을 설정해준다는 점에서 유용합니다. Alistair Cockburn이 제안한 KPT 각각의 의미를 살펴보면, K는 계속 유지되어야 할 내용을, P는 잘되지 않거나 문제가 있었던 내용을, T는 P의 해결을 위해서 다음번에 시도할 일들을 의미합니다. 회고는 K→P→T의 순서로 진행되며, 대략 1시간 이내로 모두 완료합니다. KPT를 마무리하면 다음번에 시도할 액션들이 도출되어야 하는데요. 발견이나 탐색 된 문제들에 주목하고 팀원들이 구체적인 해결을 이끌 시도와 행동(action)들이 제시된다면 점에서 다른 회고 방식보다 좀 더 실행이 강조된다고 볼 수 있습니다. 구체적인 실행과정과 내용에 대해서는 “KPT-실천편“ 글을 참고해 보세요. 3. YWT
일본 도요타에서 팀별로 배운 것들을 요약정리하고 향상시키기 위해서 사용한 방식으로 “한 일(やったこと)”, “배운 것들(わかったこと)”, “앞으로 할일(つぎにやること)”의 3가지 사항들을 약어로 표기한 것입니다. Y는 일을 통해 명확하게 알게 되었거나 이해한 부분들을 정리하는 것이며, W는 배운점들과 시사점들을, T는 응용에 초점을 맞추어 배운 것들을 어디에 어떻게 적용할지에 대한 이야기하는 과정입니다. 일반적으로 구두 형식으로 1분 이내로 짧게 진행되며, 필요 시 글로 작성할 수도 있습니다. 위에서 소개한 방식들은 개인적으로 적용하기보다는 그룹, 팀이나 부서 등의 조직차원에서 여러 사람이 함께 공유할 때 더 큰 효과가 있습니다. 여러 관점이 모일 때, 더 큰 학습과 배움의 기회가 만들어질 수 있기 때문이죠. 저의 경우, 1과 2의 방식을 결합하여 아래와 같은 질문들을 중심으로 회고를 진행하고 있고요. 정말 많은 도움이 되었습니다.
업무나 일에 따라 회고 과정에서 사용할 질문들이 다를 수 있지만, 회고를 한 경우와 하지 않은 경우의 효과는 정말 크게 달랐다는 점에서 작은 일이라도 일단 마무리되었다면, 회고를 진행해보세요. 다음번 일의 속도와 성과는 이전과는 분명 달라져 있을 것입니다. 앞서 소개한 회고 방식들 이외에 개인적으로 적용할 수 있는 방식을 하나 더 소개해 드리고자 합니다. 하루 일과를 마무리하면서 손쉽게 하루를 마무리하는데 유용한“요시히로 코바야시”의 “4줄 일기(Four Line Diary)”입니다. 한 일(회고를 진행할 대상)에 대해 4개의 핵심 포인트 - 사실(Facts), 발견(Discovery), 배운점(Lessons Learned), 그리고 선언(Declaration) - 으로 요약할 수 있습니다. 어떠한 일들이 있었으며, 그 속에서 무엇에 알게 되었는지, 어떤 시사점을 갖게 되었는지, 그리고 배우고 알게된 것들을 통해 앞으로 무엇을 하고 싶은지 4줄로 정리하면서 한 일(과거)로 부터 앞으로 해야 할 일이나 마음가짐(미래)을 다지거나 가질 수 있다는 점에서 짧지만 강력한 회고 방식으로 활용이 가능할 것으로 생각됩니다. 회고의 다양한 방법 중에서 무엇보다 자신에게 맞는 방법들을 하나씩 적용해보면서 맞추어가는 노력이 회고의 활용성을 높이는데 도움이 되실 것 같네요. YWT로 시작해서 개인 회고의 기본 틀을 만들고 배운 후, 좀더 업무적 부분에 초점을 맞추어 AAR을 통해 체계적으로 회고하는 방법들을 시도해 보세요. 어느 정도 익숙해지시면, KPT로 회고에 더해 문제 해결을 위한 실행 액션들을 팀원이나 부서원들과 함께 만들어 보는 경험은 회고에 대한 생각과 의미를 좀더 깊게 이해하고 실천하는 데 많은 도움 되실 것 같네요. 하루 계획은 어떻게, 언제, 어디에 작성해야 하는가?
#생산성 팁 홍순성 하루 계획은 어떻게 작성하는지에 따라 결과가 달라집니다
우선적으로 하루 계획은 명확하게 작성해야 합니다. 할 일 목록을 작성은 무엇을, 언제, 어디서 할 것인지 명확하게 작성을 해야 실행도 할 수 있습니다. 다음으론 정확한 작업 시간 예측입니다. 하루 8시간 안에 할 수 있는 일인지 파악해야 하기에 일마다 작업 시간을 예측해야 합니다. 만약 하루에 끝낼 수 없는 일이라면 오늘 할 수 있는 만큼의 일로 쪼개서 하고 나머지 작업은 다음으로 미뤄야 합니다. 끝으로는 일의 우선순위 결정 후 실행합니다. 모든 것을 해야 하는 일에 넣어두고 실행을 한다는 것은 부담감만 큽니다. 우선 적으로 해야 하는 것과 그렇지 못한 것을 판단 후 실행을 결정하기를 바랍니다. 하루 계획을 위한 저장소 선택은 매주 중요합니다. 계획을 세우기 위해서는 저장소가 필요합니다. 꾸준하게 작성할 수 있고 다시 꺼내 볼 수 있는 곳을 선택해야 합니다. 대부분 수첩이나 스케줄러를 사용하는데, 이것은 실시간으로 발생하는 새로운 일과 메모를 추가하는 작업에서는 조금 불편할 수 있습니다. 또한, 기존에 있던 계획을 다시 재구성하는 것이 번거롭고 각각의 일의 관계성에 대해 파악하기 어렵습니다. 일은 중간마다 가볍게 메모도 쉽게 추가하거나 수정을 할 수 있으면 좋습니다.
홍작가가 선택한 저장소는 워크플로위(Workflowy) 프로그램입니다. 워크플로위는 아날로그 도구 면에서 그 기능은 비슷하면서도 실시간 계획 처리와 계획을 수정하여 다시 짜는 것이 수월하여 계획을 관리하기에는 더할 나위 없이 효율적입니다. 해당 도구는 당근 메일 뉴스레터 2번째 소개한 '도구 사용만으로 생각 정리 도와주는 앱 '워크플로위'' 참고하시길 바랍니다.
하루 계획은 언제 작성하는 것이 좋을까? 대부분의 사람은 하루 계획(할 일 목록)을 하루를 시작하는 아침이나 일과 시작하기 직전에 세우곤 합니다. 계획을 세우는 시간은 효율과는 크게 관련 없어 보이지만 이 미묘한 차이가 계획의 성과를 크게 좌우합니다. 하루 계획은 전날 저녁에 세우는 것이 가장 효율적입니다. 아침에 일어나 허겁지겁할 일들을 기억하려고 애쓸 필요가 없어집니다. 전날에 할 일 목록을 작성하면 아침에 바로 처리해야 하는 할 일들을 본격적으로 시작할 수 있어 하루를 보다 효율적으로 사용할 수 있습니다.
하루 계획을 꾸준히 작성하면서 얻는 3가지 장점입니다. 첫째, 하루 할 일과 시간을 통제합니다.
하루 계획을 잘 세우면 할 일 목록을 통해 중요한 일과 중요하지 않은 일들을 제한하고 우선순위를 정하여 하루의 시간을 알차게 사용할 수 있습니다.
둘째. 시간 도둑에게 시간과 집중력을 빼앗기지 않습니다. 일에도 내비게이션이 있다면 원하는 목표까지 정확히 갈 수 있습니다. 일에 있어 이러한 내비게이션 역할을 하는 것이 바로 하루 계획입니다. 하루 계획은 다른 길로 빠지지 않고 정확히 목표를 향해 달려갈 수 있도록 합니다. 셋째, 당신의 퇴근 시간을 지켜줍니다. 퇴근 시간 혹은 자신이 정해 놓은 시간에 맞게 하루 계획을 세우지 않으면 업무 마감 시간을 지킬 수 없습니다. 하루 계획은 모든 일에 작업 시간과 마감 시간을 정해 오버 되는 시간 없이 일을 마무리할 수 있도록 합니다. 오늘부터 조금씩 실천하다보면, 위의 장점들을 내 것으로 만들어 갈 수 있을 것입니다. 이번 한 주도 계획적인 하루하루 만들어가실 수 있도록 응원합니다. 당근메일 필진에 참여하세요!
프로들을 위한 이메일 클라이언트 Polymail
#생산성 도구 진대연
우리는 그때그때 마다. 빠르게 접근해야 하는 다양한 정보들이 존재합니다. 그러나 정작 일을 처리하는 것이 중요함에도, 처리하기도 전에 정보를 찾는데 시간을 다 뺏기고 있진 않으신가요? 그래서 오늘은 원하는 정보에 빠르게 접근할 수 있는 노하우를 공유하고자 합니다.
현재 Command E에서는 Google, G-Suite, Coda, Salesforce, Slack, Outreach, LinkedIn, SalesLoft, HubSpot, Evernote, Zendesk, Asana, Trello, Slack, Box, Dropbox, Notion, GitHub, Jira, Confluence, Teams, OneNote, Greenhouse, Intercom, Quip, Superhuman, Airtable, Clubhouse, Front 등 현존하는 대부분의 클라우드 지식베이스를 지원합니다. 또한, 컴퓨터에 설치된 앱 검색 및 실행도 가능하며, Chrome 브라우저의 즐겨찾기 페이지들도 검색하여 바로 이동할 수 있습니다. 기존 Mac 사용자들에게 인기가 많은 통합 검색 솔루션인 Alfred 도 Workflow 등을 설치하여 비슷한 작업들이 가능합니다만 이를 위해 일일이 관련 Workflow 를 찾아 설치하고, 복잡한 세팅을 해야 했습니다. 이 때문에 일부 고수(?)들만 Alfred를 잘 사용할 수 있었습니다. 그러나 Command E 는 단순히 설치 후 본인이 사용하는 클라우드 서비스 연동 작업만 마치면, 복잡한 설정 없이 바로 통합 검색이 가능합니다. 또한, Alfred와 다르게 Windows도 지원합니다. (게다가 현재 무료입니다!)
이제 단 몇 초면 원하는 자료를 검색할 수 있습니다. 심지어는 어떤 클라우드에 저장해두었는지 기억하지 않아도 됩니다. 단지 Command + E 단축키를 클릭하고, 키워드만 입력하면 됩니다. 하지만 미리 주의할 점이 있습니다. 검색이 잘 되기 위해서는 각 파일 제목이 잘 정해져 있어야 합니다. ‘제목 없음’ 이나 ‘Untitled’ 로 저장된 제목, 너무 짧은 제목, 내용과 전혀 상관없는 제목으로 저장된 정보는 제아무리 Command E 통합검색이라도 찾기 어려운 것은 마찬가지이기 때문입니다. 나만의 제목 생성 규칙을 정해보자
따라서 제목 정해두는 것은 해당 정보를 빠르게 검색하기 위해 정말 중요합니다. 그래서 저는 다음과 같은 제목 규칙을 정해 정보를 저장해 두는 편입니다.
물론 꼭 위와 같은 형식일 필요는 없습니다. 본인만의 규칙을 만들어 저장해두면 됩니다. 막상 제목을 작성할 때는 여간 귀찮을지 모릅니다. 그러나 향 후 검색을 통해 해당 콘텐츠를 다시 빠르게 찾아낼 때 경험하는 카타르시스는 그 귀찮음을 충분히 상쇄하고도 남을 것입니다. 이제 문서 찾느라 시간 낭비하지 말고, 커맨드 E 와 나만의 제목 규칙으로 원하는 정보로 바로 이동해보세요!
   이번 주 당근메일은 어땠나요?    |
