팬데믹 시기를 지나며 비대면 회의의 장단점을 충분히 경험한 만큼, 이제는 대면 회의만이 주는 집중력과 상호작용의 강점을 최대한 살리는 것이 중요해졌습니다. 대면한다고 해서 회의가 자동으로 효과적이 되는 것은 아니죠. 오히려 비효율적이고 불필요한 회의는 오프라인일수록 직원들의 피로도를 높일 수 있습니다. 레이 달리오(Ray Dalio)가 자신의 책『원칙(Principles)』에서 제시한 회의 규칙들은 대면 회의의 질을 높이는 데 유효합니다.

첫 번째 원칙은 회의의 목적을 명확히 하라는 것입니다. 회의실에 모이기 전에, 참석자들에게 이번 회의의 핵심 목적을 미리 공유해 주세요. 단순한 보고인지, 토론인지, 의사결정인지 구분하는 것만으로도 회의의 집중도는 크게 달라집니다. 회의 초반에는 오늘 다룰 의제와 목표를 다시 한번 명확히 전달하는 것이 좋습니다. “오늘 이 회의는 무엇을 위해 열렸는가?”라는 질문에 모두가 같은 답을 할 수 있어야 합니다. 꼭 기억하세요!

두 번째, 주제에서 벗어나지 않도록 흐름을 관리하라는 것입니다. 사람 간의 대화는 자연스럽게 가지를 치기 마련이에요. 그러나 본래의 주제를 끝내기도 전에 다른 주제로 넘어가면 회의가 길어지고 정작 중요한 논의가 흐지부지되기 쉬워요. 따라서 각 의제에 대해 예상 시간을 미리 정하고, 회의 진행자가 중심을 잘 잡아주는 것이 중요합니다. 주제를 벗어난 논의는 따로 정리해 후속 회의로 넘기는 것도 좋은 방법입니다.

세 번째는 개인별로 역할과 책임을 명확히 하라는 원칙이에요. 회의 도중 좋은 아이디어가 나와도, ‘누가, 언지까지, 무엇을 할 것인가’가 정해지지 않으면 실행되지 않고 사라지기 십상입니다. 회의가 끝날 무렵에는 반드시 각 항목에 대해 담당자와 기한을 확인하고, 구두로 합의한 내용을 눈앞의 칠판이나 화이트보드에 적어 두는 것도 효과적이에요. 모두가 보는 앞에서 책임이 명확해지면 행동으로 이어질 가능성도 높아집니다.

네 번째는 결정에 승복하고 따른다는 원칙이에요. 회의 중에 다양한 의견이 충돌할 수 있지만, 결정을 내린 이후에는 모두가 그 결정에 따르는 태도를 보여야 해요. 결정 내용은 회의 직후 간단히 요약하여 회람하거나 게시판에 공유하면 책임감이 더 분명해지죠.

마지막으로는 효율성을 높이라는 원칙입니다. 많은 조직에서 대면 회의를 ‘당연한 절차’처럼 반복하지만, 그 중 상당수는 이메일이나 간단한 메모로도 충분히 대체할 수 있어요. 꼭 필요한 회의인지, 참석 인원은 적절한지, 논의보다는 실행이 필요한 상황은 아닌지 계속 체크하기 바랍니다. 시간과 집중력은 유한한 자원이니까요.

회의는 단순히 함께 있는 시간을 의미하지 않아요. 서로가 몰입해 협업하고, 결정하고, 행동으로 연결되는 공간이어야 합니다. 그러기 위해서는 구조, 준비, 책임, 결정, 효율이라는 다섯 가지 요소를 균형 있게 갖추는 것이 필요해요. 회의는 일 자체가 되어서는 안 됩니다. 일을 움직이게 만드는 촉매제여야 하죠. 그럴려면 형식보다 본질에 집중하는 자세가 중요합니다. (끝)