안녕 로딩팁 친구들! 회사일을 하다 보면 다양한 문서와 자료가 생기기 마련이야. 특히 기획이나 PM 직군의 친구들은 비슷하지만 미묘하게 다른 문서들 사이에서 매번 원하는 자료를 찾느라 고생하기도 해. 문서와 자료의 산에서 길을 잃기 전에 오늘은 폴더와 파일 정리하는 기본적인 방법에 대해서 알아볼게!

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폴더 정리부터 시작하자.

정리의 기본은 수납! 컴퓨터의 자료도 먼저 폴더를 만들어서 수납할 곳을 만들어줘야겠지? 그런 의미에서 폴더 정리하는 방법부터 알아보자. 

모든 폴더를 그냥 늘어두기만 하면 원하는 폴더를 찾기가 어려워. 폴더는 대분류 폴더 안에 소분류 폴더가 들어가도록 만들어두자.

개발실이나 사업실 소속이라면 가장 큰 분류는 역시 프로젝트인 게 좋아. 큰 분류가 프로젝트인 이유는 생각보다 한 회사에서도 여러 프로젝트를 거칠 수 있기 때문이야. 물론 한 프로젝트에 오래 있는 경우들도 왕왕 있지만 그렇지 않은 경우가 더 많은 편이지.

소분류는 업무에 따라서 다를 수 있어. 업무의 종류나 콘텐츠를 기준으로 소분류를 만들 수 있는데 여기서 주의할 점은 여러 기준이 혼재되어 있어서 파일이 여기도 들어갈 수 있고 저기도 들어갈 수 있는 상황을 피하는 거지. 예컨대 문서의 종류에 따라 구분하기로 했다면 기획서, 아트 발주 문서, 보고서 등으로 폴더를 세분화할 수도 있고 콘텐츠에 따라 구분하기로 했다면 인벤토리, 아레나 등으로 나눌 수 있겠지?

참, 폴더가 필요 이상으로 많아지면 나중에 더 헷갈리는 편이니 처음에는 되도록 폴더를 너~무 세분화해서 많이 만들어두지 말자. 문서와 자료가 쌓이면 그때 추가로 구분해도 늦지 않아!

COMMENT 폴더를 연도별 / 월별로 정리하지 말 것 

프로젝트는 학교와 달리 시간을 기준으로 시작과 끝이 깔끔하는 떨어지지 않기 때문에 연도별, 월별로 정리하면 나중에 해당 프로젝트에서 만든 작업물을 찾기 어려울 수 있어. 

예를 들어, 3월에 작성하기 시작한 기획서가 5월에 마무리되는 경우도 있는데 이럴 때면 ver 0.1 ~ 0.5는 3월 폴더에 0.6 ~ 0.8은 4월 폴더에 그리고 최종본은 5월에 있는 이상한 모양새가 될 수도 있으니 웬만한 경우가 아니면 시간을 기준으로 폴더를 구분하지 말자. 만약 언제 무슨 작업을 했는지 정리하고 싶다면 별도 파일을 만들거나, 파일 명에 날짜를 적어두는 것이 좋아.

아 물론 월간 매출 보고서와 같이 매달 발생하고 시점이 중요한 문서는 소분류 폴더를 연도로 만들어도 괜찮아.

원하는 폴더를 쉽고 빠르게 접근하는 것이 폴더 정리의 주 목적인 만큼 폴더의 위치 또한 내가 익숙한 자리에 고정되어 있는 것이 좋아. 원하는 대로 폴더를 정렬시키기 위해 기본적으로 폴더의 정렬 기준을 [이름] 순으로 설정하고 각 폴더 명 앞에 배치되길 원하는 순서대로 넘버링을 해두는 것을 추천해.

넘버링 하는 규칙은 사람마다 다를 수 있지만 나의 경우 우선 개인 문서를 가장 상단에 위치하도록 해서 쓰고 있어. 회사일을 하다 보면 생각보다 개인 문서가 생길 일이 많거든. 예를 들어서 연말 평가서라던가, 성과 평가서라던가 하는 것들 말이야. 이런 폴더들은 다른 업무 폴더들 사이에 있으면 찾기 번거로우니 00번이나 !와 같이 최상단에 정렬될 수 있는 방식으로 폴더 명을 지었어.

반대로 찾는 빈도는 높지 않지만 간혹 찾아볼 필요가 생기는 기존 프로젝트 등의 파일은 넘버링을 99로 해서 맨 뒤로 정렬해두고 있어.

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파일 정리는 파일 명부터!

이제 폴더로 수납공간들을 만들었으니 그 안에 물건들을 잘 넣어야겠지? 알맞은 폴더에 파일을 넣는 것도 파일 정리라고 할 수 있지만, 진정한 파일 정리는 파일명을 제대로 짓는 것에서 와. 

참고로 스튜디오에 따라서는 파일명 짓는 법이 정해져 있을 수 있으니 새로운 프로젝트에 합류한다면 한 번 확인해봐. 

COMMENT 네이밍 규칙이 없다고?

예로, 리소스를 제작하는 업무를 담당하고 있다면 리소스 네이밍 규칙에 맞춰서 관리해야 해. 만일 스튜디오에 리소스 네이밍 규칙이 없다면 본인이라도 만들어두자. 안 그러면 나중에 규모가 커지거나 리소스가 많아졌을 때 중복 리소스가 많아져 관리가 힘들어져. 

그리고 이런 리소스 리스트는 엑셀로 같이 정리해두면 나중에 리소스 찾고 파악하기 매우 좋아.

- 바뀌지 않는 고정적인 것을 앞 쪽에 배치하기

보통 파일의 내용이 크게 바뀌지 않으니 자료제목을 맨 앞에 입력하자. 참고로 제목은 파일 안에 어떤 자료가 있는 것인지 알아볼 수 있는 내용이어야 해. 특히 기획자나 PM은 비슷한 문서를 여러 버전으로 만들어야 할 경우도 발생하는데, 이때 매번 열어보지 않아도 파악되도록 제목을 잘 지어두자. 

월간 보고서나 연간 업적평가와 같이 정기적으로 만들어야 하는 문서는 꼭 파일 명에 '월' 혹은 '연도'를 기입해 주자. 안 그러면 나중에 '이게 언제적 문서던가...🤔'하고 비슷한 이름의 파일들 사이에서 헤매고 있는 나 자신을 발견할 수 있어.

특히나 보고 문서는 윗사람들이 종종 과거 특정 시점의 것을 다시 보자고 할 수 있는데 파일명이 엉망이라면 찾느라 시간이 오래걸려. 등 뒤에 식은땀이 흐른다구 증말.

내용요약명_(작성자)_버전명_날짜

- 계속해서 변경되는 것은 뒤쪽에 배치하기

파일의 버전명이나 작성 날짜 등 변경이 많은 내용은 뒤에 적어두자. 상황에 따라서는 버전 명을 삭제하거나 날짜를 기입하지 않아야 하는 경우가 있는데, 이런 부분들이 파일명 앞부분에 위치하면 나중에 같은 내용의 파일인데도 폴더 안에 엉망진창으로 여기저기에 배치되어 있는 걸 볼 수 있어😅

COMMENT 지난 파일 다 지워버리면 깔끔하지 않나?

기억하자. 회사에서는 모든 파일을 다 남겨야 한다. 기존 파일을 수정해야 할 때, SVN이나 퍼포스 등 형상관리 툴을 사용하고 있지 않다면 파일을 복사-붙여넣기하거나 '다른 이름으로 저장'하여 파일 제목의 버전을 올려서 관리하자. 일하다 보면 어떤 경위로 현재의 형태가 되었는지 이전의 히스토리를 추적하게 될 일이 많고, 심지어는 과거의 제시했던 안이 다시 채택되기도 하거든. 그런데 따로 관리를 안하고 있다면 재앙 그 자체야. 버전이 너무 많아서 혼란스럽다면 최종 버전에는 ‘_f’를 추가해서 최종 버전임을 체크하는 것도 팁이야.

- 파일 명에는 띄어쓰기 대신 '언더바_' 사용하기

파일명에 띄어쓰기나 구분이 필요할 때 스페이스바가 아니라 언더바를 사용하는 데에는 이유가 있어. 파일을 클라우드에 업로드하거나 메일 첨부할 때 띄어쓰기가 들어간 한국어로 작성된 파일명은 "ㄱㅣㅎㅗㅣㄱㅅㅓ" 이런 식으로 깨지는 경우가 발생하거든. 이러면 나중에 파일 검색하기도 힘들고, 받는 사람 입장에서는 문서의 이름을 파악하기도 어려우니 파일명에는 가급적 띄어쓰기 대신 언더바를 사용하자.

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사소하지만 요긴한 설정

- 윈도우 탐색기 > 자세히 보기!

이미지 위주거나 파일이 적은 경우에는 아이콘으로 해둬도 크게 문제가 안되지만 업무를 하면서 파일이 많아지면 파일명이나 폴더명이 한눈에 안 보이고, 작업 일자 파악이 안되는 등 불편한 점이 많아. 회사 PC에는 윈도우 탐색기에서 ‘자세히’로 설정해두면 훨씬 폴더 및 파일 파악이 쉬우니 이렇게 설정해 보고 써보기~

- 윈도우 탐색기 > 미리 보기!

더불어 미리 보기까지 같이 세팅해 두면 파일 내용을 좀 더 빠르게 파악할 수 있어. 어느 정도냐고? PDF 파일 내의 자료도 미리보기 창에 다 뜨는 정도야! 탐색기에서 보기 > 표시 > 미리 보기 창을 통해 설정 가능!

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