당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일
- 9월 14일, 열한번째 당근메일: 생산성 뉴스레터 Another One Bites The Dust ~ 🎵 'Queen'의 'Another One Bites The Dust'는 매일 아침 저를 깨우는 신나는 음악입니다. 조금 지치는 날에도, 그래서 몸을 움직이기 힘든 날에도 이 음악을 들으면 활력이 생기더군요. 여러분은 여러분 만의 아침 음악이 있으신가요? 아직 없으시다면 저와 같이 Another One Bites The Dust 함께 들으며 신나는 월요일 시작해보시면 어떨까요? 오늘 다룰 주제들 입니다
일의 능률을 높이고 활력을 불어넣는 액션 4
#생산성 딥다이브 최환진 "일은 많고 여유는 나지 않고, 이럴 때 어떻게 하시나요 ?" 매일 매일 쌓이는 일들, 열심히 하고는 있지만 나가지 않는 진도, … 그래도 오늘 하루 해야할 일들이 있다는 것, 하면서 배우고 알게되는 기쁨, 해낸 일들이 작은 성과로 이어지는 모습들을 보면서 틈틈히 일하는 보람을 느끼곤 합니다. 어차피 해야할 일이라면 좀더 의욕을 갖고 열심히 퐈이팅!!하면서 일하면 좋은데 이런 분위기가 계속 이어지는 것은 현실적으로 어렵죠. 상사와의 트러블, 업무범위의 잦은 변경, 회의 때마다 쌓이는 일들, 스트레스, 컨디션 난조등 일 외적인 부분들도 일의 능률을 떨어뜨리는데 한 몫을 합니다. 능률이 떨어졌거나 그런 상황이 계속 되도록 방치한다면, 일의 속도와 성과를 높이는 일은 점점 자신의 생각과 멀어져버려서 회복이 어려운 시점에 다다를 수 있습니다. 이런 상황을 미리 방지하고, 능률의 지속하고 높이기 위해서 제가 활용하고 있는 방법 4가지를 소개해 드리고자 합니다. 1. 하루을 열고 마무리하는 나만의 리추얼 하루를 시작하고 마무리할 때, 저에게 항상하는 말이 있습니다. 거의 10년 넘게 해왔으니, 개인적으로는 하루를 열고 마무리하는 리추얼(ritual: 개인의 삶에 에너지를 불어넣는 반복적 행동/의식)로 볼 수도 있을 것 같네요. 아침에는 “오늘도 화이팅!!”이고, 저녁에는 “오늘도 잘 했어!”입니다. 아침에 나에게 전하는 한마디에는 “에너지”를 팍팍 실어서 마음속으로 크게 외쳐 전달하고, 저녁에는 “에너지"를 빼고 담백하게 전합니다. 이 리추얼의 장점은 하루를 좀더 긍정적으로 만들어주고, 텐션을 높여주는 것 같습니다. 하루를 보면서 일과 삶에 임하는 마음가짐과 자세, 사람들과의 관계, 실행의 품질과 수준등에 있어 최선을 다하자는 마음 속 굳은 다짐인 셈이죠. 시간도 걸리지 않고, 어찌보면 단순한 일이지만, 하루를 좀더 씩씩하고 자신감 있게 보내는 원천이 되는 것 같습니다. 자신만의 주문을 만들어 보세요.
2. 볼륨을 높여라  신나고 경쾌한 음악은 마음을 들뜨게 만들지요. 조용하고 잔잔한 음악들은 생각을 하게 만들죠. 힘들거나 다소 지칠 때, 음악으로 일의 능률을 높여봅니다. 개인적으로 유튜브로도 영상도 보지만, 음악을 많이 듣고 있는데요. 유튜브의 컴필레이션이나 개별 가수의 음악들을 목록으로 만들고 구분해두면 자신의 분위기를 맞는 음악들을 빠르게 모와서 들을 수 있습니다. 일하는데 도움될 자신만의 음악 목록을 만들고 필요할 때 언제든지 활용하세요. 3. 거대한 자연과 세상 만나기 뭔가 답답하고, 막막할 때 창밖 자연이나 거리의 풍경이나 모습을 가만히 보다보면 마음도 차분해지고 생각도 정리가되는 것 같아서 좋더군요. 그런데, 매번 동일한 풍경이나 모습에 조금은 질릴 수도 있는데요. 이럴 때, 유튜브가 도움이 됩니다. “panorama”, “4K”, “360”으로 검색을 하시면, 자연, 도시, 우주, 바다, 산, 자연재해등 세상의 여러 모습들을 고화질로 볼 수 있답니다. 영상을 통해 생생하게 전달되는 경외감, 생동감, 활력, 치열함등은 자신의 일에 대한 생각과 자세를 되돌아보는데 많은 도움이 될 것입니다.
4. 군것질하기  저는 사탕이랑 껌, 과자등을 좋아하는데요. 일이 많거나 힘들 때, 아주 좋은 활력소가 됩니다. 사탕은 당보충도 되고, 피로감소랑 기분전환에 도움이 됩니다. 껌은 턱관절을 움직이게 해서 뇌로 가는 피의 양을 늘려 산소등의 공급을 늘려 뇌가 활성화된다는 이야기도 있습니다. 군것질을 하면서 일로 지친 뇌도 쉬고, 스트레스도 줄이고, 몸의 피로도 줄이게 되어 다음 일을 지속할 수 있게 컨디션도 올려주고 의욕도 높여줍니다. 다만, 많은 양을 섭취하는 것은 피해야겠죠 ? 간식이 식사가 되면 위도 부담스럽고, 아무래도 일에 지장을 줄 수 있기때문에 머리와 몸에 부담이 가지 않은 수준으로 가볍게 섭취하는 것이 좋을 것 같습니다. 위의 나열된 활동들이 외에 “산책하기”, “옆사람과 수다떨기”, “식사하기”등등 일상의 활동들 중에서 자신의 능률과 업무 효율을 높여주었던 나름의 방법들이 있으실터인데요. 도움되었던 활동들을 간단히 나열해보고, 책상앞에 목록으로 정리해서 붙여두세요. 능률이 떨어지는 날이라면, 눈앞에 바로 보이는 목록에서 마음에 끌리는 활동 하나를 선택해서 바로 실행해보세요. 지금 당장 해보면 어떨까요? 스스로 자신을 일으키고, 일을 지속할 수 있는 힘은 여러분 자신에게 있답니다. 꾸준히 방법들을 찾아보는 노력도 함께 필요합니다. 대표님 아직도 에버노트 사용하세요?
#생산성 팁 홍순성 홍대표는 얼마 전 김대표에게 문의 전화을 받았습니다. “홍대표! 에버노트 이야기가 요즘은 뜸한 것 같은데...에버노트 사용하세요? 다른 도구가 있다면 추천 부탁해요.” 김대표는 홍대표가 요즘 사용하는 도구가 무엇인지, 아직도 에버노트를 활용하는지 궁금했습니다. 온라인에서 노션(Notion)의 인기가 높아지면서 에버노트에서 갈아타야 하는 싶은 마음도 없지 않았답니다. 이에 홍대표의 답변 내용입니다. “저에게 에버노트는 여전히 최고의 도구이며 잘 사용하고 있습니다. ‘An elephant never forgets(코끼리는 절대 잊지 않는다)’는 의미의 에버노트는 일단, 저장하면 장소불문 어디서나 에버노트에 생각을 저장하고 읽어 볼 수 있다는 것을 알기에 믿고 사용하고 있습니다. 에버노트가 좋다는 것을 이미 많은 분들이 알고 있기 때문에 굳이 언급하지 않아도 되는 시기라 생각됩니다. MS Office를 모두 사용하고 있지만 좋다고 소문내지 않는 것과 비슷하지 않을까요? 에버노트 초창기만해도 아이디어, 자료수집, 편집, 프로젝트, 작업 공유등의 모든 작업을 했다면 이제는 작업방식에 따라 여러도구를 함께 사용하는 것이 달라진 점입니다. 에버노트에 모든 자료와 정보를 담기 보다는 필요한 것 위주로 담아 사용하는 것입니다. 예전보다 사용 빈수가 줄었지만 프로젝트나 필요한 정보를 찾아 사용하고 글 작성의 마무리는 언제나 에버노트로 합니다.” 홍대표는 에버노트 활용을 아래와 같이 합니다. 하나, 작업 용도에 따라 도구 선택을 달리합니다. 에버노트는 여전히 최고의 자료수집도구입니다. 아이디어부터 수집, 문서 작업까지 했다면 수집과 프로젝트 관리 위주로 진행하기 위해 각각 최적화된 도구로 분리해 작업합니다. 이를테면, 생각을 정리하거나 기획, 일정관리, 문서화 작업 등은 에버노트에서 하는 것보다 각각에 최적화된 도구를 선택해서 작업하는 것입니다. 작업에 분업화가 되었다고 할 수 있습니다.
둘, 프로젝트 위주로 넣고 활용합니다. 홍대표는 영상 제작을 많이 할 때는 해당 프로젝트에 전반적인 내용을 담아 사용합니다. 고객에게 제공한 문서, 이미지자료, 원고, 피드백등을 저장하고 고객 응대에 적극 활용하는 형태입니다. 덧붙여 영상 작업에 필요한 이미지와 오디오, 짧은 영상등도 저장합니다. 텍스트보다 화면을 보관할 때 에버노트는 매우 편리한 도구중의 하나입니다.
셋, 종이나 불규칙적인 자료도 에버노트에 보관합니다. 여전이 종이문서는 자주 접하게 됩니다. 따로 서류철을 만들어 보관하기 보다는 에버노트에 스캔작업을 통해 보관하면 훨씬 더 찾는 것도 활용하는 것도 수월합니다. 불규칙한 자료 보관도 역시 에버노트입니다. 에버노트는 여전히 최적의 수집도구이자 업무를 생산적으로 도와주는 도구입니다. 여기서 잠깐! - 당근메일 구독자에게 물어봤습니다,
당신의 진짜 비서 - Woven 캘린더
#생산성 툴 소개 진대연 연말이 되면 교보문고와 같은 큰 서점에서 시스템 다이어리를 고르곤 했습니다. 매년 다이어리를 새것으로 바꾸면서 올해는 더 멋지게 살아야지 하고 다짐했던 순간들이 불현듯 떠오릅니다. 그러나 이제는 진짜 다이어리 대신에 캘린더 앱이 그 자리를 점점 대신해가고 있습니다. 이제는 많은 사람들이 Google Calendar 또는 Microsoft의 Outlook 캘린더를 사용합니다. 회사에서 제공하기 때문이기도 하지만, 개인적인 스케줄 관리를 위해서도 캘린더 서비스를 사용하는 것이 익숙해졌습니다. 그리고 각 서비스에서 제공하는 기본 캘린더와 연동되는 다양한 앱을 사용하는 사람들 역시 늘어나고 있습니다.
저는 회사에서도 그리고 개인적으로도 Google Calendar를 사용하고 있습니다. Google에서 제공하는 기본 캘린더 웹페이지와 앱들도 있지만, 여러 계정을 사용하는 경우에는 아무래도 기본 앱은 조금 불편합니다. 그래서 Fanstastical, BusyCal 등의 앱을 사용하거나 Mac의 기본 캘린더 앱을 사용하곤 했습니다. 그런데 이상하게도 사용하면 할수록 예전 시스템 다이어리를 쓰던 때의 풍성한 맛(?)은 사라지고 어딘가 모르는 부족한 느낌 때문에 계속 이 앱에서 저 앱으로 왔다 갔다 하는 것을 반복해왔습니다. 왜 그랬을까요? 왜 기존의 시스템 다이어리와는 다른 아쉬움이 남았던 걸까요? 곰곰이 생각해보았습니다. 그 결과, 이런 캘린더 앱들은 나의 일정을 예쁘게 잘 보여주고, 새로운 일정을 잡는 데에는 쉽고 편리하지만, 보다 큰 그림에서 일정을 살피고 분석하기에는 부족했기 때문이라는 것을 알 수 있었습니다. 그리고 단순히 수많은 일정을 잡고 쳐내는 매니저의 스케줄이 아닌 새로운 것을 만들어내는 메이커의 스케줄을 위해서는 더더욱 일정 잡는 캘린더가 아닌 일정을 잘 관리할 수 있는 캘린더가 필요했습니다. 진짜 내 비서처럼 말이죠. 그렇게 고민하던 중 우연히 Woven 캘린더를 앱스토어에서 발견하게 되었습니다. Woven 캘린더는 무엇이 좋은가요? 우선, Woven 캘린더는 다른 캘린더 앱에서 제공하는 일정을 잡는 기능부터 남다릅니다. 다른 캘린더에서는 제공하지 않는 독특한 기능들을 가지고 있는데요. 다음과 같습니다.
그러나 제가 Woven 캘린더 앱에 꽂힌 이유는 위의 독특한 기능이 아닌 마치 나의 진짜 비서처럼 캘린더를 관리할 수 있기 때문이었습니다. 제가 감동한 세 가지 기능은 다음과 같습니다. 1. 한 주의 일정을 한눈에 볼 수 있습니다.
Woven 캘린더는 다양한 캘린더 보기 기능을 제공합니다. 특히 저는 2주 간격으로 보는 것을 선호합니다. 이유는 지난주의 일정을 바탕으로 새로운 한 주를 스케쥴링할 수 있기 때문입니다. 기본 좌측의 홈 화면에서는 앞으로 다가올 스케줄을 뿐만 아니라, 최근 스케줄 업데이트 사항(새롭게 추가되거나 변경된 일정에 대한 요약) 그리고 어떤 종류의 일정이 많은지를 한눈에 보여줍니다. 그리고 각 캘린더에는 태그를 추가할 수 있는데요. 이를 통해 어떤 태그의 스케줄이 많이 계획되어 있는지를 한눈에 살필 수 있습니다. 덕분에 마치 개인 비서를 옆에 두고 한주를 스케쥴링을 하는 기분을 느끼게 합니다.
2. 하루의 일정을 한눈에 볼 수 있습니다.
오늘의 일정을 살필 때는 위와 같이 지도보기를 사용합니다. 지도보기는 단순히 지도만 보여주는 것이 아니라 대중교통 이용 시 이동 시간 및 경로도 한눈에 보여줍니다. 비즈니스 미팅이 많은 저에게 해당 기능은 하루를 보다 생생하게 시뮬레이션할 수 있도록 도와줍니다. 때론, 이동경로가 너무 복잡해지는 것을 막을 수 도 있고, 근방의 적절한 다른 약속을 잡는 것도 손쉬워집니다.
3. 지난 한 주의 일정을 한눈에 분석할 수 있습니다.
Woven 이 가지고 있는 가장 멋진 기능은 바로 분석 기능입니다. 분석 기능을 통해 선택한 기간 동안 어떤 종류의 미팅이 많았는지 한눈에 볼 수 있습니다. 각각의 일정에 태그를 달아두면, 태그별로 보다 디테일한 일정 분석도 가능합니다. 그 외에도 누구와의 미팅이 많았는지, 어떤 종류의 미팅이 많았는지, 집중하는 시간은 얼마나 되었는지, 이동하는데 얼마나 시간을 소비했는지 등등 한눈에 살피고, 반성(?) 할 수도 있습니다. 결국 이를 통해 다음의 일주일을 보다 생산적으로 설계하는데 큰 도움을 줍니다.
이 두 가지는 Woven 이 직접 본인들의 앱을 써야 하는 이유를 설명하는 문구입니다. 저는 특히나 "Be the boss of your day (당신의 날의 주인이 되어라.)"라는 문구가 인상 깊었습니다. 저와 같이 기존의 캘린더 앱을 사용하면서 뭔가 답답하셨던 경험이 있으셨다면 Woven 을 사용해보세요. 나의 다음 한 주를 Woven을 통해 손쉽게 분석함으로써, 더 생산적이고 더 주도적인 다음 한주를 계획할 수 있습니다.
Woven 은 현재 Web, Windows, Mac, iOS를 지원하고 있으며, Android는 곧 지원 예정이라고 합니다. 또한, Mac과 iOS의 경우 현재 미국 앱스토어에서만 다운로드가 가능합니다. (미국 앱스토어 계정 만드는 방법)
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