받는 사람에 회신해 줘야 하는 담당자만 넣었지만, 해당 메일의 내용을 여러 명이 인지해야 하는 경우도 있겠지? 예를 들어 기획서를 완료해서 담당 프로그래머에게 작업 요청을 하는 메일이라면 우리 기획팀장님과 상대 프로그래머의 팀장님도 알아야 하고, 팀 내 일정관리 등을 하는 개발 PM도 알아야 할 거야. 더 나아가 각 팀 전체 인원들이 어떤 스펙의 업무가 진행되고 있는지 참고하는 차원에서도 알아야 할 수 있지. 또 다음 프로세스에 걸려있는 팀들, 대표적인 예로 QA팀도 향후 업무에 대비해서 내용을 공유 받아야 할 수 있어. 

그래서 메일의 내용에 따라 공유 받아야 하는 팀과 인원들을 잘 파악해서 참조에 넣어줘야 해. 어떤 사람들이 참조에 들어가야 할지 모르겠다면, 기존에 비슷한 성격의 메일에 어떤 인원들이 참조에 포함되었는지 살펴보자. 일의 성격과 각 팀의 업무영역을 파악하면 해당 인원들이 어떤 이유로 포함되어야 하는지 알기 쉽겠지만, 초반에는 잘 알기 어려우니 파악한 리스트와 함께 사수와 팀장님에게 물어보고 크로스 체크하자. 

가장 좋은 메일 제목은 받은 사람이 메일 제목만을 보고도 메일의 내용을 파악할 수 있는 거야. 메일은 작성할 때 그 목적이 다양한데, 받는 사람이 어떤 목적의 메일인지 파악하기 쉽게 제목의 시작에 [공유], [요청], [발주] 등 표시를 해주는 것도 좋아. 참고로 팀이나 회사마다 말머리 규칙이 있는 경우도 많으니, 기존 메일들에 말머리가 달려있다면 규칙을 참고해서 쓰자. 만일 외부에 나가는 메일이라면 [오늘의 로딩팁] 이라고 회사명을 적어주고 어느 회사로부터의 메일인지 분명하게 밝혀주는 것도 좋지. 

[요청] 신년 이벤트의 건 

[요청] 신년 이벤트 배너 제작의 건 

위 두 개 메일 제목 중 어느 것이 더 좋은 제목일까? 맞아 바로 두 번째 제목이야. 첫 번째 제목은 보면 ‘그래서 신년 이벤트 관련해서 무슨 내용이라는 거야?’ 라고 생각하게 되지만 두 번째 제목은 ‘아, 이벤트 배너 제작해야 하는구나.’라고 바로 메일 내용을 이해할 수 있지. 

가끔 메일 내용을 완벽하게 한 줄로 요약해서 제목에 표현하는 걸 성공하고 ’제목(냉무)’라고 보내는 친구들이 있는데, 비즈니스 메일 예절에 어긋나는 일이니 절대로 저렇게 작성하지 않도록 주의하자. 

이 메일을 누가 받아야 할지, 그리고 어떤 제목으로 나가야 할지 정했다면 이제 본문을 작성해 보자. 

메일 본문은 이 형식에만 맞춰서 작성해도 기본 이상은 할 수 있어. 

그래서 전하고자 하는 내용이 정확히 어떤 내용인지 자세하게 적어주자. 본문도 간결하고 이해하기 쉽게 적어주는 것 잊지 말기. 요청 항목이 많아지거나 내용이 복잡해지면, 단순 줄글 보다 글머리 기호를 이용해서 리스트화해주거나 표나 다이어그램을 이용해서 보다 이해하기 편하게 내용을 정리해 주자. 

본문을 작성할 때 좀 더 신경 쓰면 좋은 내용들도 간단히 살펴볼게. 

본문까지 다 작성했으니까 이제 바로 보내기를 누르려고? 노노 그러지 말자. 아래 체크리스트에 맞춰 메일을 다시 훑어보자. 

체크리스트에서 조금 이상한 부분이 있는 것 같지? 바로 받는 사람과 참조가 맨 마지막에 있어. 메일을 작성하다가 중간에 실수로 보내기를 눌러서 작성 중인 메일이 가는 경우가 왕왕 있는데 그러면 스팸성으로 메일을 여러 차례 보내는 일이 발생하게 돼. 그걸 미연에 방지하기 위해서 받는 사람과 참조는 메일 작성을 마치고 마지막에 넣는 것을 추천해.

위 체크리스트에 맞춰 메일을 다시 봤고 문제가 없다면 이제 보내기를 누르자. 

이걸로 메일 하나 발송 끝!