당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일
- 10월 26일, 열일곱번째 당근메일: 생산성 뉴스레터 "반복적으로 행동하는게 바로 우리 인간이다. 그러므로 탁월함은 행동이 아니라 습관이다." 아리스토텔레스 오늘 다룰 주제들 입니다
일을 실패하지 않기 위해서는 어떻게 해야 할까?
#생산성 딥다이브 홍순성 이전 당근메일 뉴스레터 7회, "난 완벽주의자라 뭐 하나 제대로 완성을 못하겠어"라는 주제로 글을 작성 했습니다. 앞으로도 실패하지 않게 일하는 법 시리즈는 계속 됩니다. 중요한 것은 일을 실패하지 않을 정도의 크기로 만드는 겁니다.
일반적으로 ‘일을 잘해야 한다’, ‘잘할 것이다’라는 생각과 ‘일을 실패하지 않겠다’라는 생각에는 큰 차이가 있습니다. 잘해야 한다고 생각하면 오히려 부담감만 생겨 일을 끝낼 수 있는 충분한 시간이 있음에도 더 많은 신경을 쓰느라 시간 내에 끝내지 못할 수 있습니다. ‘일을 열심히 해서 회사에 인정받을 거야’, ‘클라이언트에게 잘하는 모습을 보여 줄 거야’ 등 스스로 정한 기준치를 넘기기 위해 스트레스를 받는 것보다 어느 정도의 기준, 단순히 일을 끝내는 것을 목적으로 하거나 성공보다는 실패하지 않고 일을 끝낸다는 마음가짐이 오히려 일의 생산성을 높일 수 있습니다.
그렇다면 일을 실패하지 않기 위해서는 어떻게 해야 할까? 이에 대한 해결책은 간단합니다. 일을 실패하지 않을 정도의 크기로 만들면 됩니다. 즉, 오늘 바로 실행할 수 있을 정도로 쪼개면 됩니다. 일을 계속 반으로 나누다 보면 이 정도는 내가 할 수 있겠다, 실패하지 않겠다 라고 생각하면 할 수 있는 만큼의 아주 작은 일이 나옵니다. 이 일을 할 일 목록에 넣고 실행하면 됩니다.
일을 쪼개는 기준은 다음과 같습니다. 첫째, 일의 양을 무조건 절반으로 나눌 필요는 없습니다.
핵심은 하나의 일을 둘로 나누는 기준을 찾는 것입니다. 예를 들어 시간(작업 방식), 인력, 비용 등으로 나누면 됩니다.
둘째, 일을 끝점에서 다시 생각합니다.
다시 말해 역순으로 생각해서 무엇을 하면 되는지 한 단계씩 거꾸로 거슬러 가보면 지금 내가 무엇을 해야 하는지 알 수 있습니다.
셋째, 작업 과정을 이해했을 경우 한번에 처리할 수 있는 범위와 시간을 결정합니다.
총 작업 시간을 10시간이라고 한다면 일의 양을 5등분으로 나누어 2시간씩 배분하는 등 작업의 범위와 시간을 정하도록 합니다. 여기서 작업 역할이나 일의 연결을 고려하여 조금씩 시간을 달리해서 배분합니다.
일을 쪼개는 작업은 전체 과정에서 가장 중요합니다. 일하는 법을 이해하는 과정이기도 하고 문제가 될 수 있는 것을 예측해서 해결할 수 있습니다. 해당 작업만 잘 마무리 한다면 반은 성공했습니다. 이후에 새로운 작업이 왔더라도 기존에 했던 작업 프로세스와 비슷하다면 기존에 사용했던 방식에 대입하면 됩니다. 이 방법을 몇 번 거치다 보면 나의 업무에 맞는 템플릿을 얻을 수 있습니다. 하나의 예로 강의안에 대해서 들어봅니다.
강의는 기획부터 발표까지 복합적인 일을 한 번에 해야 하는 쉽지 않습니다. 따라서 큰 틀에서 일을 나누고 제작 시간을 정해야 합니다. 신규 강좌를 기획하고 슬라이드를 완성하기까지 큰 축으로 일을 3등분 구분합니다. 전체적인 작업 과정을 보니 (1)준비와 (2)기획 과정 (8h), 그리고 (3) 슬라이드 제작 과정(8h)으로 총 16시간의 작업 시간이 소요되고 구분합니다. 초반에는 개인의 업무 방식과 방법에 따라 달라질 수 있으며 자신에게 맞게 배정하면 됩니다. 해당 작업을 통해 전체적인 진행에 있어 문제가 될 만한 부분을 어느 정도 파악할 수 있으며 다음부터는 줄여나가면 됩니다. 익숙해지면 잘하는 방법은 순차적으로 찾으면 됩니다.
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나는 왜 습관 만들기에 항상 실패할까?
#생산성 팁 진대연 회사의 업무보다 더 어려운 개인의 목표들 우리는 회사의 업무를 끝내기 위해 늘 고군분투 합니다. 때로는 힘들고 스트레스 받는 과정이지만 그래도 어찌저찌 결국 마감일에 맞춰 겨우 업무를 끝내곤 합니다. 물론 미리 준비했으면 하는 마음. 더 잘했으면 하는 아쉬움은 들지만 말입니다. 그래도 일을 마치고 즐겁게 한 잔 하며 그간의 스테레스를 날리는 기분 좋음도 만끽할 수 있습니다. 하지만 반대로 우리 개인의 목표들은 어떤가요? 예를들어 매일 1시간 운동하기, 매일 하루 30분 영어공부하기, 일주일에 책 한권 읽기 등등 스스로의 발전을 위해 다양한 목표들은 세우지만 여러가지 나름의 합리적인(?) 핑계로 결국 지키지 못하게 됩니다. 어쩌면 회사 업무보다도 더 쉬워보이는 우리의 개인 목표들은 왜 좀 처럼 달성하기 어려운 걸까요? 우리의 뇌는 원래 그렇게 생겼다 "나는 결심하지만, 뇌는 비웃는다" 는 책에서 저자는 우리의 뇌가 생각보다 똑똑하지 않다는 것을 잘 설명해 줍니다. 우리의 뇌가 얼마나 게으른지, 얼마나 비합리적인지, 얼마나 의존적인지를 심리학적으로 그리고 뇌과학적으로 설명해준 덕분에 늘 스스로의 의지력 탓만 했던 스스로에게 조금이나마 위로가 되어주었습니다. 그래도 여전히 마음이 불편한것은 사실입니다. 저는 아직도 꼭 달성하고 싶은 개인 목표와 욕심들이 많기 때문입니다. 지피지기면 백전백승이라는 말 처럼, 내 머릿속을 이해했으니 이를 조금이나마 극복할 방법은 없을지 생각해보았습니다. 그리고 몇 가지 통하는 방법들을 찾아내었고, 꽤나 성공적입니다. 오늘은 그 성공의 팁들을 공유드리고자 합니다. if-then 플랜을 세워라 우리는 그동안 다양한 개인 목표들을 세워왔지만, 어쩌면 우리의 뇌가 그것을 회피하거나 적당한 핑계를 대기 좋게 설계된 것은 아닌지 다시 한 번 생각해 볼 필요가 있습니다. 예를들어 '매일 30분 운동하기' 라는 목표를 살펴보면, 매일 30분 운동하기라는 목표는 세웠지만, 언제해야 하는지는 알 수 없습니다. 덕분에 우리의 뇌는 오늘 중 언젠가 해야지 하는 마음으로 운동하기를 점점 뒤로 미루게 됩니다. 그렇게 어느덧 취침시간이 다가오고, 지친 몸과 마음은 운동을 하고 싶지 않다는 생각을 더 크게 만듭니다. 그러자 나의 뇌는 "괜찮아! 내일은 꼭 성공할꺼야? 그치?" 라고 스스로에게 용기를 주고 동시에 "오늘 그래도 나름 열심히 살았잖아! 그럼 된거야!" 라는 헷갈리는 핑계로 나를 위로합니다. 자, 그럼 이제 방법을 바꾸어봅시다. if-then 플랜은 지난 당근메일에서도 잠깐 소개한 것 과 같이 '~하면 ~하겠다' 라는 자신만의 계획을 미리 세우는 것을 말합니다. (90년대 중반 Peter Gollwitzer라는 심리학자에 의해 만들어졌습니다.) 기존의 뇌에게 엄청난 핑곗거리를 주었던 "매일 30분 운동하기"는 if-then 플랜 방식으로 다음과 같이 수정할 수 있습니다. "매일 아침 일어나자마자, 팔굽혀펴기를 50개씩 한다!" 기존과는 다르게 언제 이 일을 해야하는지 명확해 졌습니다. 덕분에 우리의 뇌는 핑곗거리가 꽤나 줄어들었습니다. 또한, 이는 나름의 원칙처럼 작동되어 뇌가 생각할 필요가 없게 합니다. (생각은 뇌에게 핑곗거리를 찾는 시간을 줄 뿐입니다.) 그래서 바로 행동할 수 있습니다. 저는 이렇게 기존의 습관 목표들을 모두 if-then 플랜 방식으로 변경하였습니다. 100%는 아니더라도 그 후 몇 배나 성공률이 높아진 것은 분명합니다.
TickTick 에 if-then 형식으로 적어놓은 목표/습관 관리 혼자 하기 어렵다면 함께 도전하자 개인의 목표가 회사의 업무보다 지키기 어려운 또 다른 이유는 바로 책임의식 부족 때문입니다. 아무래도 다른사람과 함께 하는 회사 업무는 상대적으로 책임감이 높을 수 밖에 없습니다. 그럼, 개인의 목표들도 회사 업무처럼 함께 도전하면 책임감이 더 높아지지 않을까요? 그래서 요즘은 함께 도전하는 커뮤니티들이 많이 생겨나고 있습니다. 카카오 프로젝트 100, 패러데이 클럽, 트레바리 독서모임, 밑미 와 같이 나 혼자가 아닌 함께 도전하는 모임이 생겨나는 이유도 바로 더 잘 실천할 수 있기 때문입니다. 저 역시 생산성 관련 글을 쓰는 습관을 만들기 위해 당근메일 프로젝트를 시작했습니다. 예전부터 다양한 생산성 지식들을 나누고 싶었는데, 좀 처럼 블로그에 글이 적히지 않았습니다. 그렇게 시작된 당근메일은 함께하는 필진들 그리고 당근메일 구독자와의 약속을 지키기 위한 책임감 덕분에 매주 최소 하나의 글이 탄생할 수 있게 된 것 입니다. 어쩌면 회사 업무보다 더 중요한 개인의 목표 어쩌면 하루하루 나의 성장이 회사의 업무를 끝내는 것보다 더 중요할지도 모릅니다. 좋은 습관들이 쌓이면 자연스럽게 일잘러도 되는 것이니까요. 자신의 성장을 위한 개인의 목표들을 이루기 어려웠다면 두 가지만 기억하세요.
이번만큼은 여러분의 목표를 꼭 이뤄내실거라 확신합니다. 제가 그랬던 것 처럼 말이죠. [북리뷰] 일, 시간, 성과 - 일 잘하는 시간관리 습관
#생산성 북리뷰 최환진 일과 업무를 수행하는데 있어 시간관리는 매우 중요합니다. 시간이 어떤 일에 어떻게 배정하고 사용하는가에 따라 성과도 일의 품질도 모두 달라지기 때문이죠. 일의 효율적인 수행을 위해 “우선순위”를 부여한다고 생각하지만, 사실은 희소자원인 “시간”을 어떤 일에 우선하여 사용할지를 정하는 것으로 생각할 수 있습니다. 이번에 소개할 책은 “일, 시간, 성과”으로, 삼성경제연구소의 연구원분들이 저술한 책입니다. 일을 잘하기 위한 시간 관리법과 이를 위한 습관에 대한 주제를 담고 있습니다. 개인적으로 책을 읽어보면서 일과 시간관리에 대해서 많은 부분들을 새롭게 이해하고, 생각하게 되었는데요. 책의 특징을 몇가지로 요약해보면 다음과 같습니다.
이 책이 기존 시간관리에 대한 책들과 다른 점은 기업(직장) 내 직원들의 근무시간의 축소, 업무 환경의 변화(비대면등), 성과측정 방식의 다변화등으로 인한 상황속에서 팀과 부서의 업무 성과를 높이고, 직원 개개인의 생산성을 향상시킬 방법에 대해서 일과 시간, 성과 측면에서 여러가지 방안들을 제시하고 있습니다. 일의 생산성을 높이기 위한 시간관리 관점에서 가장 폭넓게 활용되고 있는 “스티브 코비” 박사의 “시간매트릭스” 방식이 유용하지만, 이는 일의 실행에 대한 권한의 주도권이 개인에게 있는 환경에서 좀 더 적합하다는 점에서 기업환경에서는 적용하기에 한계가 있다는 점에 착안하여 “일의 가치 - 시간제한”이라는 기업환경에 맞은 일의 성과 향상을 위한 프레임워크를 제안하고 있습니다.
위의 오른쪽 그림에서 알 수 있듯이, 기업환경에서는 기업(직장)에서 개인(직원)에게 일이 주어지고, 개인은 그러한 일을 자신의 생각과 신념으로 취사 선택하여 일을 처리하기 어렵다는 환경을 고려할 때, “일 자체의 가치” - 일을 받는 입장에서 체감되는 가치 - 와 “일의 시간 속성” - 마감시간의 유무 - 의 2가지 기준에서 일을 구분하여 총 4가지로 나누어 분류하고 있습니다. 분류된 업무들을 간략히 살펴보면 다음과 같습니다.
분류한 업무들 중에서 성과를 높이기 위해 어떤 업무에 가장 많은 시간을 투자하면 좋을까요? 위에 나열된 순서대로 시간투자가 필요합니다. 업무명 옆의 괄호 안에 그 비율이 표시되어 있는데요. 성과를 내기 위해서 회사 업무 시간의 70%를 본질적 업무에 투자하고, 다른 3가지 업무에 남은 30%를 투자하라고 제안합니다. 성과를 내어야할 플레이그라운드인 본질적 업무가 아닌, 단발성이나 보조적 업무와 같이 투자가 크지 않을 업무에 더 많은 시간과 노력을 쓰고 있다면 일의 성과가 낮은 일은 명확합니다. 그러나, 누구나 자신의 일에 더 많은 시간을 쓰고 싶지만, 그렇지 못한 것이 현실인데요. 책에서는 이러한 문제들 해결을 방법들을 다양하게 제안 - 목표 설정, 계획수립, 덩어리시간(집중할 수 있는 일정길이의 시간, 90-120분이 적절), 몰입(성과를 높이기 위한 시간 제약법), 업무 그룹핑과 쪼개기, 에너지 관리하기 (휴식과 쉼의 전략) - 하고 있습니다. 특히, 관리자입장에서 어떤 점들을 고려해야하는지를 별도로 요약/정리하고 있어 기업내 관리자들에게 유용한 팁들을 알려주고 있어서 해당 문제들을 고민하거나 해법을 찾는 분들에게 매우 도움이 될 것 같네요. 책을 읽으면서, 본질적 업무에 대해 다시금 생각해볼 수 있는 시간이 되어 유익했습니다. 남에게 도움되거나 되었다는 마음속 뿌듯함이나 성실함으로 인해 단발성이나 보조업무에 더 많은 시간을 들인 것은 아닌지, 미래준비를 위한 업무나 일들을 미루거나 소훌하지는 않았는지 여러가지 생각들을 새롭게 되돌아볼 수 있었네요. 시간을 투자할 일에 배분이 어려우시다면, 이 책은 그러한 결정에 큰 도움이 될 것으로 생각되네요.
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