이 메일이 잘 안보이시나요?

제 22호 (2023.09.20)

Editor's Comments

자주 반복되는 루틴이 있다면? 고려해보면 좋을 재설계.
늘 먹던걸로. 내가 하던 방식과 최적화된 나의 취향.

전혀 어렵지 않은 업무 자동화: 일상을 더 편리하게

업무 자동화란 무엇인가요?

IT 기술이 발달함에 따라 업무 자동화가 인기를 끌고 있는데 나와는 동떨어진 단어 같다고요? {{독자 이름}} 님을 위해 쉽게 알려드리도록 할게요.

업무자동화는 도구를 사용하여 '반복적인 작업'을 자동으로 수행하게 만드는 과정이에요. 할 일이 많아 삶이 복잡해졌을 때 자동화를 사용하면 시간도 절약할 수 있고 해야 할 일을 잊지 않고 할 수도 있지요. 가장 가까운 예로는 아파트 관리비 자동 이체, 이메일 폴더 자동 분류가 있어요. 어때요? 이렇게 들으니 이미 업무 자동화는 우리 곁에 있지요?

업무 자동화의 원리. 트리거와 액션만 알면 끝

업무 자동화는 결국 '트리거(Trigger)'와 '액션(Action)' 두 가지로 이루어져 있어요.

트리거는 어떤 '신호'나 '조건'을 말해요. 이것은 자동화가 시작되기 위한 특정한 조건이라고 생각하시면 돼요. 예를 들어 '아침 7시가 되면'이라는 조건이 트리거가 될 수 있습니다.

액션은 트리거가 활성되면 발생하는 일련의 '행동'이에요. 트리거에 의해 자동으로 시작되는 작업이고, 예를 들면 '알람 소리를 내라'라는 명령이 될 수 있지요.

이러한 방식으로 '아침 7시가 되면 알람 소리를 낸다'라는 자동화 작업을 생성할 수 있어요. 다시 정리하자면 '아침 7시가 되면'은 트리거고 '알람 소리를 낸다'는 액션이 되는 것이죠.

아주 복잡한 업무 자동화 시스템도 속을 들여다보면 결국 트리거와 액션의 집합이라고 보시면 됩니다. 😸

그럼 무엇을 자동화할까?

업무 자동화의 개념과 원리를 알긴 했지만 무엇을 자동화해야 할 지 모르겠다고요? 일단 개념에서 설명 드렸듯이 '반복적인 작업'을 자동화하는 것을 목표로 해봅시다. 그러니 일상 속에서 내가 어떤 행동을 하고 있는지 살펴보는 것이 중요해요. 저의 생활의 예를 들어볼까요?

저는 매일 아침 저녁으로 약을 먹어요. - 정해진 시간에(트리거) 약을 먹으라고 알려줘(액션)
아침에 일어나면 그날의 날씨를 확인해요. - 아침에(트리거) 날씨를 알려줘(액션)
더배러 뉴스레터를 만든 이후 일주일에 두 번 아침 8시에 보내요. - 일주일에 두 번 8시에(트리거) 메일을 구독자님들께 보내줘(액션)

이처럼 하루를 돌아보며 매일 어떤 행동을 파악해 리스트를 만들면 자동화해야 하는 일상이 파악되죠. 그리고 자동화는 단순히 반복적인 작업을 덜어주는 것뿐만 아니라, 당신의 일상을 개선하고 편리하게 만드는 데에도 큰 도움이 됩니다. 어떻게 하면 당신의 일상을 더 편리하게 만들 수 있을지 창의적으로 생각해 보세요. 아래는 제가 사용하고 있는 자동화의 일부에요.

방 전등 3개 음성 자동화 - 내가 말하면(트리거) 켜고 꺼짐(액션)
생일인 친구 파악 - 지인의 생일이 오늘이면(트리거) 알려주기(액션)
엑셀 취합 자동화 - 모든 부서의 엑셀 파일이 모이면(트리거) 자동으로 한 파일로 합치기(액션)

간단하게 구현해 보는 자동화

이제 뭘 자동화해야 할지 감이 잡혔지만 어떻게 해야 할지 모르겠다고요?

불과 몇 년 전만 해도 업무 자동화를 위해서는 코딩 능력이 필요했어요. 하지만 지금은 용도에 따라 자동화를 도와주는 앱이 많다는 사실! 검색만 하면 관련 앱을 찾을 수 있으니, 아래와 같이 쉽게 시작할 수 있어요.

저는 매일 아침저녁으로 약을 먹어요. - 태양이앱
아침에 일어나면 그날의 날씨를 확인해요. - 기상청 날씨알리미, 라인 날씨친구, 구글/애플 기본 날씨앱
뉴스레터 자동 발송 - 뉴스레터 제작 플랫폼 예약 발송 기능

결론

오늘은 업무 자동화에 대해 알아보았어요. 업무 자동화는 '반복적인 작업'을 도구를 사용해 자동화하는 것이고 '트리거'와 '액션'으로 구성되어 있지요. 그리고 일상을 돌아보며 반복적인 행동을 찾고 앱을 검색해서 자동화하는 방법을 소개해 드렸어요.

깊이 들어가자면 iOS 단축어, IFTTT, Zapier 등등 다양한 앱으로 전문 자동화 프로세스를 만들 수 있어요. 하지만 전문화된 업무 자동화는 앞으로 천천히 알아보도록 할게요.

하지만 복잡한 자동화든 손쉬운 자동화든 목적은 똑같아요. 우리의 삶을 더 편하게 만들어 주는 것! 바로 오늘부터 시작해 보는 것은 어떨까요? 해보다 막히시면 언제든지 채팅창에서 물어봐 주세요. 업무 자동화에 진심인 더배러 스탭들이 여러분의 여정을 도와드릴게요.

—📿 여러분들이 가진 구슬을 엮어 삶의 가치를 만들어 드립니다, 타래—

생산적인 사람은 자신만의 워크플로우를 갖고 있다.

우리 주변의 ‘일잘러’들의 특징

우리 주변에 늘 일을 잘하는, 흔히 말해 일잘러들이 있다. 어떤 이유에서인지 다른 사람들보다도 ‘뚝딱’ 잘 해내고, 같은 시간 안에 남들보다 더 많은 것을 성취하는 것이 이들의 공통점이다.

이런 일잘러들을 보면 간혹 다음과 같은 생각을 하게 된다.

‘이 사람들은 어떻게 그렇게 일을 잘할 수 있지?’

과연 그 사람의 성격이 더 꼼꼼한 것인가? 일을 잘하는 DNA로 타고난 건가? 아니면 일 경험이 많은 것인가? 처음부터 계획을 하고 실행하는 파워 J형인가? 여러 추측을 해본다. 나도 그렇게 되고 싶었기 때문이다.

하지만 생각보다 선천적으로 일하는 능력이 뛰어난 사람들은 없다. 이런 사람들은 그냥 일을 하지 않고, 여러 시행착오를 통해 자신만의 최적화된 워크플로우를 갖추고 있었다.

워크플로우는 무엇이고 왜 필요한가

그럼, 워크플로우란 무엇일까?

워크플로우(Workflow)란, 말 그대로 작업의 흐름을 의미한다. 쉽게 말해 공장의 컨베이어 벨트처럼 어떤 ‘큰 작업’을 완성하기 위해 요구되는 일련의 ‘작은 작업’들의 연속된 흐름이라고 생각하면 된다.

우리 일상에서 흔히 볼 수 있는 워크플로우의 예시는 다음과 같다:

커피 만들기: 원두를 간다 → 물을 끓인다 → 끓인 물을 원두에 투과시킨다
이메일 확인 및 처리: 이메일을 열어 확인한다 → 응답, 전달 등 액션을 취한다 → 중요한 메일은 분류하거나 저장한다
영화 예매: 영화를 선택한다 → 시간과 좌석을 지정한다 → 결제한다

위의 일상적인 것들도 워크플로우에 해당된다. 이런 관점에서 볼 때 심지어 미라클 모닝 같은 아침 루틴도 일종의 워크플로우라고 할 수 있다.

워크플로우는 같은 것이 여러 번 반복된다는 점이 특징이다. 일종의 템플릿처럼 말이다.

그럼, 워크플로우를 구하면 왜 좋은가?

인지적 부하 감소: 워크플로우를 갖추면, 무엇을 어떻게 해야 할지에 대한 매번의 결정에서 오는 부담을 크게 줄일 수 있다. 일상적인 업무나 복잡한 프로젝트를 진행할 때, 순간마다 작은 결정들이 요구된다. 이러한 결정들은 우리의 두뇌에 상당한 인지적 부하를 주게 되며, 이로 따라 작업의 전반적인 집중도와 효율성이 떨어질 수 있다. 그러나 워크플로우를 통해 사전에 정의된 작업 흐름과 방식을 따라가면서 작업을 진행하게 되면, 불필요한 고민과 생각을 줄이고, 더욱 집중적으로 주요한 작업에 몰두할 수 있다.
작업의 일관성 및 표준화: 워크플로우의 또 다른 큰 장점은 작업의 일관성과 표준화를 보장한다는 것이다. 일관된 워크플로우를 통해 동일한 작업을 할 때마다 동일한 결과를 기대할 수 있다. 이것은 특히 팀이나 조직 내에서 여러 사람이 동일한 작업을 수행할 때 중요하다. 각자 다른 방식으로 작업을 처리한다면 결과의 품질이 일정하지 않을 수 있고, 이로 인해 추가적인 수정이나 오류 수정 작업이 발생할 가능성이 커진다다. 워크플로우를 통해 이러한 문제를 최소화하고, 작업의 표준화를 통해 일관된 품질을 유지할 수 있다.
생산성 향상: 워크플로우는 작업의 효율성을 극대화시키는 도구이다. 정해진 워크플로우를 따라 작업을 진행함으로써, 작업 간의 전환 시간을 줄이고, 누락되거나 재작업이 필요한 경우를 최소화할 수 있다. 더불어 워크플로우 내에는 체크리스트나 단계별 지침 등의 도구가 포함되어 있을 수 있어, 작업의 완성도를 높이고 오류 발생 가능성을 줄일 수 있다. 따라서, 워크플로우를 활용하면 주어진 시간 내에 더 많은 작업을 완료할 수 있게 되며, 이는 전반적인 생산성의 향상으로 이어진다.

나만의 최적화된 워크플로우를 만드는 방법

일잘러들은 이미 자신만의 최적의 워크플로우를 갖고 있지만, 그 사람들의 방식을 따른다고 내가 그것을 그대로 적용하는 것은 힘들다. 그 사람과 내가 생각하고 일하는 방식이 근본적으로 다 수 있기 때문이다. 그럼 어떻게 해야 나의 최적화된 워크플로우를 갖출 수 있을까? 다음과 같은 방법을 추천한다.

‘템플릿화’될 수 있는 작업 파악: 일상의 다양한 작업 중에서 반복적으로 수행하는 작업이어서 그것을 템플릿화 할 수 있는 것들이 있는지 찾아본다. 개인의 경우, 아침 루틴이 하나의 워크플로우가 될 수도 있고, 업무 예시로는 회의 계획 → 회의 진행 → 회의록 정리가 있을 수도 있다. 연구자의 경우는 논문 검색 → 논문 수집 → 논문 읽기 → 하이라이트 및 정리→ 메모 등이 있을 수도 있다.
현재의 프로세스 파악 및 시각화: 템플릿화되어 워크플로우로 정리될 수 있는 작업을 파악했다면, 현재의 진행 방식과 프로세스를 파악해야 한다. 그 작업을 시행할 때 내가 어떤 생각과 판단을 하면서 시행하는지 도로 떠올려 보며 정리한다. 중요한 것은 이 과정을 시각화해서 정리한다는 것이다. 다이어그램 등의 방식으로 정리해서 흐름도를 한번 만들어 보자. 흐름도가 아니면 체크리스트라도 만들어 보자.
개선점 파악 및 정리: 프로세스를 명시화하며 ‘뭔가 잘 안되는 부분’ 또는 ‘개선의 여지’가 있는 부분을 발견할 것이다. 이때 현재 프로세스에서 이 부분들을 어떻게 더 업그레이드할 수 있을지, 개선하는 것이 중요한 것인지, 지금 당장 개선이 가능한지 등을 판단하여 이를 지금까지 시각화한 프로세스에 접목한.
실제 워크플로우 적용: 이렇게 정리를 해서 완벽한 워크플로우를 만들어 놨다고 하더라도 실제 적용해 보지 않으면 무용지물이다. 내가 힘들게 고안한 프로세스로 직접 연습해 보고, 나에게 맞는 것인지 직접 실천해 보아야 한다.
피드백: 직접 적용해 본 소감과 후기를 적는다. 이를 추가로 개선할 여지가 있는지 더 확인해 보고 지속 발전시킨다.

최고흐의 워크플로우 예시 2가지

[심플한 워크플로우의 예시]

아래 도식은 최고흐의 연구 과정에서 사용했던 다양한 데이터베이스 및 디지털 도구들에 대한 워크플로우이다. 실제로 각각의 단계별로 더 디테일한 것이 내포되어 있지만, 본인의 경우 그 디테일이 알기에 생략해 비교적 간단히 요약해놓았다. 구체적인 워크플로우에 대한 강의 영상 시리즈가 있는데, 여기서 확인할 수 있다.

[디테일한 워크플로우의 예시]

프로젝트 관리 및 지식관리 워크플로우: 외부 또는 내부로부터 새로운 정보를 받아들였을 때 처리하는 디테일한 과정이다. 왼쪽은 지식관리, 오른쪽은 프로젝트 관리와 관련된 과정이다. 구체적으로 어떤 소프트웨어와 방법론을 적용시킬 것인지도 함께 표시해 놓았다.

나에게 최적화된 워크플로우를 구축하는 것은 메타인지

워크플로우를 최적화하는 과정은 단순히 일의 효율성만을 추구하는 것이 아니다. 이 과정 자체가 우리의 생각과 행동, 그리고 그 사이의 관계를 깊게 이해하고 반성하는 '메타인지(Metacognition)'의 과정이다. 메타인지란 자신의 인지 과정을 이해하고, 그것을 조절하며 주도하는 능력을 말한다.

워크플로우를 구축하면서 자신의 일상적인 행동, 습관, 그리고 그것들이 어떻게 연결되는지를 파악하는 것은, 자신의 인지 패턴과 행동 패턴을 명확히 이해하는 것과 같다. 이를 통해 우리는 자신의 생각과 행동에 대한 통찰력을 얻을 수 있으며, 이는 더 나은 결정을 내리고, 더 효율적이고 목적에 부합하는 행동을 선택하는 데 큰 도움이 된다.

많은 사람들이 외부의 도구나 기술, 방법론에 집중하며 워크플로우를 개선하려고 노력한다. 그러나 그것들은 단지 수단에 불과하다. 진정한 워크플로우의 최적화와 개선은 내부의 변화, 즉 자신의 생각과 행동의 패턴을 깊이 이해하고 그것을 조절하는 능력에서 시작된다.

결국, 나에게 최적화된 워크플로우를 구축하는 것은 자신을 더 깊이 알아가는 여정이다. 이 여정을 통해 우리는 더 나은 결정을 내리고, 더 효율적으로 일할 수 있게 되며, 무엇보다도 자신의 삶과 업무에 대한 만족도를 높일 수 있다. 그러므로, 워크플로우 최적화의 여정을 시작하는 것은 자신의 성장과 발전을 위한 가장 효과적인 투자라고 할 수 있다.

—👨‍🎨 '최고'가 되기 위한 '큰 그림🖼️'을 제시합니다, 최고흐—

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