“ 메시지 전달이 잘 되지 않아 고민인가요? ”



중요한 프로젝트의 시작을 앞두고 있다. 담당 팀원에게 프로젝트의 중요성과 유의점들을 열심히 설명했다. 중간중간 고개를 끄덕이는 것을 보니, 내 말을 잘 알아듣는 것 같다.


며칠 뒤 프로젝트 시작 보고서가 올라왔다. 그런데 내가 지시한 내용들 모두가 반영되어 있지 않았다. 심지어 일부는 엉뚱한 내용이었다. 다시 설명하고 재작업을 지시했다.


왜 내가 하는 메시지가 제대로 전달되지 않았을까? 그러고 보면 이런 일이 업무 지시뿐만 아니라 상사에게 보고를 할 때도 종종 경험했다. 그때마다 다시 설명한다고 낭비된 시간이 얼마인지….


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리더가 메시지 전달을 효과적으로 하는 3가지 방법


이수민 대표 (SM&J PARTNERS)

DBR(동아비즈니스리뷰) <진짜 리더로 가는 길> 칼럼연재중

저서 <불편하지만 진짜 리더가 되고 싶은가요?>

구성원들과의 커뮤니케이션이 특히 중요한 시대에


많은 리더가 고민하는 문제이다. 어떻게 해야 할까? 여기에 답을 하려면 먼저 질문을 살짝 바꿔야 한다.


메시지 전달 효과란 어떻게 평가될까? 결국은 ‘기억의 양’으로 평가된다. 상대가 자신의 메시지를 기억하지 못하는 커뮤니케이션은 의미가 없기 때문이다. 조금 심하게 말하면, 그건 혼자 떠든 것에 불과하다. 커뮤니케이션이 아니란 말이다.


따라서 ‘기억’이란 단어를 넣어 아래와 같이 질문을 다시 만들어보자.


“어떻게 메시지를 전달해야 상대가 기억하기 쉬울까?”


여기에 유용한 세 가지 방법을 소개하려 한다. ‘뾰족하게', ‘촉촉히 적신 후에’, ‘기억을 사용하게'이다.


1. 뾰족하게! 한 번에 기억해야 할 개수를 줄여라!


모든 업무 커뮤니케이션은 궁극적으로는 변화가 목적이다. 변화의 형태가 태도나 행동 또는 인식의 차이일 뿐이다. 인지 프로세스(cognitive process)에서 변화란 반응(response)의 변화를 말한다.


변화에 필요한 전제 조건이 있다. 장기기억(long-term memory)을 하고 있는가 여부이다. 인지 프로세스에서 기억이 지각에, 지각은 반응에 영향을 미치기 때문이다.[1]


[1] 박문호(2017). 뇌과학공부, 김영사



메시지 전달력을 높이고 싶다면 ‘기억’이라는 키워드를 깊이 파고들 필요가 있다. 기억은 인지 프로세스의 일부분이 아니라 전부라 할 만큼 중요하다. 장기기억이 없으면 변화도 없고, 변화가 없으면 어떠한 커뮤니케이션 효과도 기대할 수 없기 때문이다.


그렇다면 어떻게 상대에게 자신이 전달하는 메시지를 효과적으로 기억시킬 수 있을까? 아래 그림(Case Ⅰ)처럼 전달 메시지를 파이프로, 장기기억을 땅으로 비유해보자.


땅에 깊게 박힌다는 것은 기억의 효과가 높아진다는 것을 의미한다.


파이프를 깊게 박기 위해서는 A와 B 중 어느 쪽이 효과적일까?


누구나 A라 답할 것이다. 이유는 당연하다. 끝이 뾰족하기 때문이다. 기억의 원리도 동일하다. 상대의 뇌에 효과적으로 기억시키기 위해서는 끝이 뾰족해야 한다.


한 번에 전달하는 정보의 개수를 줄여야 한다는 뜻이다. 뇌는 한 번에 많은 양을 동시에 처리할 수 없기 때문이다.


프린스턴대 조지 밀러(George A. Miller) 교수는 ‘매직 넘버 7’이란 개념으로 우리 뇌의 처리 용량 한계를 설명했다. 밀러 교수의 연구에 의하면 사람들이 한 번에 기억할 수 있는 정보의 개수는 7±2개라고 한다.[2] 뇌과학에서 이야기하는 작업기억(working memory)의 한계와 같다.


이후 진행된 미주리대 심리학과 넬슨 코완(Nelson Cowan) 교수의 후속 연구도 흥미롭다. 이 연구에 따르면 기억의 개수는 정보유형에 따라 달라진다고 한다. 예를 들어 새로운 정보인 경우에는 서너 개가 한계라는 것이다. 새로운 정보는 익숙한 정보보다 작업기억이 처리해야 할 양이 훨씬 많기 때문이다.


어떤 정보유형이든지 전달하는 정보의 수가 적을수록 메시지 전달 효과가 높아진다는 것은 분명하다. 단, 오해는 하지 말자. 정보의 수를 적게 한다고 정보의 전체 양을 줄이라는 말이 아니다. 한 번에 처리할 양을 줄여야 한다는 의미다. 여기에 도움되는 방법이 ‘chunking(덩어리 짓기)’이다.


만약 전달할 내용이 고양이, 집, 스마트폰, 장미, 휴지, 독수리, 우산, 딸기, 노트북, 코끼리, 사과, 볼펜이라고 하자. 기억시킬 정보가 총 12개나 된다. 한 번에 처리하기엔 양이 너무 많다. 이대로 전달한다면 Case Ⅰ의 끝이 무딘 파이프(B)처럼 된다. 즉, 상대의 장기기억에 파고 들어가기 어렵다.


chunking으로 한 번에 처리해야 할 기억의 개수를 줄이자. 예를 들어 생물과 무생물로 chunking하는 식으로 말이다. 생물에 대한 정보량이 많다면 이것을 또 chunking할 수 있다. 동물과 식물로 말이다. 한 번에 기억할 정보량을 줄이는 것, 이것이 효과적으로 기억하게 만드는 첫 번째 방법인 ‘뾰족하게'이다.


[2] Miller, G. A. (1994). The magical number seven, plus or minus two: some limits on our capacity for processing information 1956. Psychological Review.

나머지 2가지 방법, ‘촉촉히 적신 후에’, ‘기억을 사용하게'는 리더십칼럼 2025.12월 마지막호에서 계속됩니다. 기대해주세요~!




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