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더 나은 당근메일이 될 수 있도록, 메일 하단의 설문조사에 꼭 참여해주세요. - 4월 12일, 마흔한 번 째 당근메일: 생산성 뉴스레터
오늘 다룰 주제들 입니다
생산적이라는 착각
#생산성 딥다이브 진대연 우리는 바쁩니다. 많은 사람을 만나고, 여러 번의 미팅에 참여하고, 쌓여있는 회사 업무를 정신없이 해치웁니다. 하고 싶은 것도 많습니다. 그래서 다양한 소셜활동에 참여하고, 때로는 스터디도 하고, 트렌드에 뒤처지지 않기 위해 베스트셀러 책도 몇 권 사 둡니다. 그렇게 온종일 바쁘게 지내왔지만, 아직 내 할 일 리스트에는 한 일보다 해야 할 일이 더 많습니다. 그 안에는 나중에 보기 위해 스크랩해 둔 링크들도 한가득 입니다. 나는 나름으로 열심히 일분일초를 바쁘게 살아가고 있는데, 왜 이렇게 늘 만족스럽지 못한지 잘 모르겠습니다. 바쁘다고 생산성이 높은 것은 아닙니다 혹시 바쁜 삶을 생산성이 높은 삶으로 착각하고 있진 않나요? 아침부터 저녁까지 하루의 스케줄을 가득 채웠다 하더라도 마음속 뿌듯함까지 가득 채우지는 못했다면, 지금의 바쁨을 다시 돌아볼 필요가 있습니다. 과거에는 바쁘게 일하고, 밤늦게까지 야근을 하는 것이 상사에게 잘 보이는 조건이었을지 모르지만 새로운 언택트 시대에는 일하는 시간만으로 인정받기가 더 어려워졌습니다. 이제 단지 바쁘다는 것만으로 일을 열심히 한다고 말하기 쉽지 않은 세상이 된것이죠. 생산성? 그렇다면 과연 생산성이라는 것이 무엇일까요? 주변의 많은 분께 '생산성이란 무엇일까요?'라고 종종 질문합니다. 대부분 '같은 시간 동안 더 많은 일을 하는 것'이라고 답변하시곤 하는데요. (동시에 일을 빨리 처리하고 워라벨을 지키는 것이라고도 많이 말씀해주셨습니다) 물론 어느 정도는 맞는 이야기입니다만 이 대답 안에는 가장 중요한 부분이 빠져있습니다. 바로 '어떤 일'을 많이 혹은 빠르게 처리해야 한다는 것인지 알 수 없다는 것이죠. 만약, 그 일이 회사에서 나에게 주어진 모든 일이라고 정의한다면, 일을 빠르게 처리하면 할수록 일이 더 늘어나게 될지도 모릅니다. (일 처리를 잘하는 사람에게는 일이 몰리기 마련입니다) 뿐만 아니라 그렇게 많은 일을 바쁘게 처리하고 있음에도 불구하고, 생각보다 좋은 성과로 인정받지 못한다면 그보다 속상하고 억울한 일도 없을 것입니다. 결국, 어떤 일을 하느냐가 가장 중요합니다. 다양한 성격의 일이 있습니다만 그중에서도 가장 가치 있는 일은 바로 결과물을 내는 일입니다. 프로젝트를 성공적으로 마무리하거나, 나만의 책을 출판하거나, 나만의 작품을 만드는 일들이 그렇습니다. 회사에서는 기안내에 더 나은 제품 개발을 완료하거나, 더 높은 세일즈 성과를 달성하는 일과 같이 회사의 목표를 달성하는데 기여한 개인의 결과물을 의미합니다. 사람을 만나고, 미팅하고, 스터디하는 것들을 결국 좋은 결과물을 만들기 위한 부수적인 것들이죠. 당근 메일을 통해 소개하는 다양한 생산성 팁과 도구들도 마찬가지입니다. 이들은 좋은 결과물을 내도록 돕는 보조도구입니다. 할 일을 예쁘게 잘 쪼개어 TickTick 등에 잘 정리했다고 해서 자동으로 일이 처리되는 것은 아니며, 캘린더에 내가 미리 Time Boxing을 잘해두었다고 해서 결과물이 미리 만들어진 것은 아닙니다. 이 모든 것은 결과물을 보다 쉽게 만들 수 있도록 돕는 도구일 뿐, 그 자체만으로는 의미가 없습니다. 그러나 우리는 종종 주객이 전도된 행동들을 합니다. 궁극적인 결과물을 만드는 데 집중하기 보다는 그 결과물을 만드는 부수적인 행동들에 더욱 집착하죠. 그리고 열심히 시간을 쪼개어 바쁘게 일합니다. 그러나 결과물이 없는 바쁨은 결국 공허함만 남길 뿐이죠. 결과물 = 나 우리는 아인슈타인을 기억할 때 E=mc2 을 떠올립니다. 우리가 생텍쥐페리라는 작가를 기억할 때 '어린 왕자'라는 책을 떠올립니다. 세종대왕을 기억할 때 우리는 '한글'과 그 수 많은 결과물을 떠올리죠. 이처럼 그 사람을 기억하는 것은 그 사람의 결과물입니다. 또한, 그 결과물에 속에는 그 결과물을 만들어내는 과정과 스토리도 함께 포함됩니다. 즉, 결과물이 그 결과물을 만든 사람 자체가 됩니다. 그래서 생산성을 단지 같은 시간 동안 많은 일을 하는 것이라고만 정의하기엔 아쉬움이 많습니다. 그래서 저는 생산성을 다음과 같이 다시 정의하고 싶습니다. 생산성 = 나를 표현할 나의 결과물들을 얼마나 많이 만들어 내고 있는가? 오늘의 나의 바쁨이 나의 결과물을 만들어가는 바쁨이 아니라면, 다시 한번 그 바쁨을 돌아볼 때 입니다. 알림을 활용한 업무 효율 높이기
#생산성 도구 최환진 바쁜 일상을 보내다 보면, 할일들을 효과적으로 관리하고 수행하기 위해 할일 관리 프로그램이나 다이어리등을 활용하여 해야할 일들의 진행과정을 체크하고 수행 내용들도 적어두곤 합니다만, 종종 일들이 누락되거나 빠진 경우가 있어서 서둘러 마무리한 경험들이 몇번 있었는데요. 이런 상황들을 줄이고자 할일들을 적어두거나 기록해 둘때마다 알림도 함께 설정하여 두다보니, 일들의 누락도 없고 알림을 받기 전에 미리미리 일을 마무리하는 습관도 가지게 되어 일의 관리나 운영에 이전보다 여유가 생기게 되었습니다. 오늘은 제가 주로 사용하는 Google기반의 서비스들에서 알림을 활용한 업무 효율을 높이는 방법들에 대해서 소개드리고자 합니다. 1. Google 캘린더에서 알림설정 Google Calendar에 업무관련한 기능들이 다수 연계되면서 일정(이벤트), 부재중 관리, 약속시간설정과 같은 캘리더 고유의 기능이외에 할일이나 알림과 같은 업무 연계형 기능들이 캘린더에 통합되어 매우 편리한 일정 및 업무관리가 가능합니다. 캘린더에서 새로운 일정등록을 하면 아래와 같이 업무특정에 맞는 설정이 가능한데요. “마감일”이나 “중요행사”와 같은 일정의 경우 “알림”을 설정해두면 핸드폰이나 웹브라우져에서 미리 알림을 주어 할일들을 기억하고 수행이 가능하게 됩니다. 일자단위로 “종일” 혹은 지정 “시간"의 알림 설정이 가능하여 편리하게 업무내용을 잊지않고 미리 알려줍니다.
알림을 설정할 때, 단순히 알림명을 한줄로 작성하기 보다 해당 알림이 어느범주의 일인지를 알 수 있도록 하기 위해서 저의 경우 “업무범주(프로젝트명)” > “할일”의 형식으로 알림을 표기해둡니다. 알림의 계층적 정의가 Google Calendar에서는 지원되지 않기 때문에 “>” 혹은 “/”와 같은 기호를 활용하여 좀더 상세히 알림을 구분해보면 좋을 것 같습니다. 2. Google Keep에서 알림설정 개인적으로 모바일과 PC에서 간단한 메모앱으로 Google Keep을 가장 많이 사용하고 있는데요. 할일부터 참고할 자료의 링크, 간단한 메모까지 업무에 전천후로 활용하는데 가장 유용한 것 같습니다. Google Keep에 구입할 도서목록의 링크랑 할일들을 적어두고, 알림설정에서 날짜와 시간을 설정합니다.
저장을 완료하면, 새로운 Keep 메모가 등록되면서 알림을 위한 날짜와 시간이 Keep 메모에 추가되어 표시됩니다. Keep에 등록된 일정은 Google Calendar에 새로운 “알림”으로 자동 등록되며, 등록된 Keep 메모의 이동할 링크도 Google Calendar의 알림 내용에 함께 저장됨으로 Keep에서 작성한 메모의 내용을 빠르게 확인할 수 있습니다. Google Keep과 Calendar의 연결만으로도 많은 일들을 잊지 않고 관리하고 수행이 가능합니다. 3. Gmail에서 알림설정 Gmail을 사용하여 메일을 관리하는 경우, 수신한 메일에 대한 회신이나 답신을 위해서 메일을 보내거나 메일 내용에 대한 재확인 시에 Gmail에서 제공하는 즐겨찾기(별표)만으로는 일일히 해당 메일을 찾고 확인하는 것이 번거롭습니다. 이런 경우, Gmail의 “다시 알림 기능”을 활용하면 지정된 일자에 최신 메일로 메일이 전송되어 빠르게 해당 메일을 다시 확인하고 업무 처리가 가능합니다.
Gmail에서 “다시 알림” 기능을 설정하는 경우, 해당 메일은 자신의 메일계정의 폴더 중 “다시 알림 항목”에 저장되며 지정된 시간에 해당 메일은 “받은 편지함”으로 이동하게 됩니다. 중요한 메일들의 검토나 회신이 필요한 경우에 이 방식을 활용하면 수많은 메일 회신들 중에서 순간적으로 나중에 처리해야할 메일들을 감추고 가장 중요한 메일들에 집중할 수 있다는 점에서 매우 유용한 것 같습니다. 앞서 소개한 할일들을 잊지 않고 할 수 있도록 도와주는 “알림”기능들을 잘 활용하신다면, 개인의 업무와 일의 생산성을 높이고 성과를 만드는데 많은 도움이 되실 것으로 생각됩니다. “알림”활용으로 오늘과 내일의 업무 생산성을 꼭(!) 높여보세요.
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