당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일
- 10월 19일, 열여섯번째 당근메일: 생산성 뉴스레터 "나는 넘지도 못할 7피트 장대를 넘으려고 애쓰지 않는다. 나는 내가 쉽게 넘을 수 있는 1피트 장대를 주위에서 찾아본다." 워런버핏 오늘 다룰 주제들 입니다
무리한 하루 계획은 곧 독이다
#생산성 딥다이브 홍순성 오늘 하루 계획에 10가지 항목을 작성했다면 당신은 정시에 퇴근할 수 없습니다. 그와 함께 하루 종일 처리하지 못한 일로 인한 심적 부담으로 지금 하는 일에도 집중할 수 없습니다. 홍작가의 하루 계획은 최대 5가지를 넘지 않습니다. 할 일 리스트가 많은 경우 다음날에 하거나 제한하기 통해 중요하지 않은 일을 걸러냅니다. 5가지 항목에는 가볍게 처리할 수 있는 일 즉, 20~30분 단위의 일을 여럿 묶어 한번에 처리합니다. 1시간 이상이거나, 2~3시간 시간 집중을 요하는 일을 포함해 하루 5가지로 제한하며 모든 작업 시간이 8시간을 넘지 않도록 합니다. 이러한 효율적인 하루 계획 작성을 위해서는 하지 않아도 되는 일을 선별하고 우선 적으로 해야 하는 일의 순서를 이해하는 것 부터입니다. 이에 대해 알아보겠습니다. 제한하기 일의 효율을 높이기 위해서는 하루에 처리해야 하는 일을 제한하고 최대한 일에 집중 하는 방법을 찾아야 합니다. 할 일 목록을 작성할 때에는 전날 처리하지 못한 일들을 무작정 적어 놓거나 그 날에 끝내지 않아도 될 일을 작성하는 등 중요도가 낮은 일에 시간을 쓰지 않도록 합니다. 또한 작업 시간 배분을 제대로 하여 늦게까지 잔업을 하는 일이 없도록 하며, 정해진 시간 안에 최대한의 효율과 집중력을 발휘할 수 있는 환경을 만들도록 합니다. 즉, 정말 필요한 것에 집중할 수 있도록 적당한 ‘제한선’을 그어야 한다는 의미입니다. 일을 제한할 때에는 먼저 중요도가 낮은 일, 목표를 달성하는데 도움이 되지 않는 일을 제한합니다. 또한 당장은 이익이 되지만 장기적으로 이익이 되지 않는 일을 줄이고, 메시징(카톡,SNS)이나 일하는 도중에 딴짓을 하지 않도록 합니다. 작업 환경에서는 멀티태스킹을 하는 것보다 싱글태스킹으로 일에 조금 더 집중하는 것도 중요합니다. 어떤 일을 제한해야 할지 판단이 어렵다면 과거의 할 일 목록을 보면 됩니다. 이전에 할 일 목록에 있지만 지금까지도 하지 않은 일들은 중요도가 떨어지는 일입니다. 이러한 일들부터 제한하면 됩니다. 또한 이전에 처리한 할 일 중에 당시는 중요했던 일이지만, 이 일이 현재도 중요 한 일인지 파악합니다. 이를 통해 앞으로 일의 진행 여부를 판단하는 기준이 되기도 합니다. 할 일 목록에 넣어 두고 처리하지 않은 일은 상당수 존재합니다. 이런 일의 특징은 중요하지 않은 일인데 무조건 할 일 목록에 넣어 둔 보험적인 성격이 강한 일이거나 정확히 계획을 세우지 않거나, 장기적 목표인 경우가 많습니다.
우선순위 모든 일을 처리해야 한다는 강박관념을 버리지 못하면 일은 절대 줄어들지 않습니다. 일의 핵심 분석을 통해 덜 중요한 일은 줄이고 중요한 일 위주로 작업을 해야 합니다. 일의 우선순위를 정하는 가장 정확한 방법은 직접 하나씩 얼마나 중요한지 점수를 매겨서 측정하는 방식입니다. 우선순위 찾기 위해 아래 질문에 답을 생각하면서 일의 중요도를 스스로 판단하는 능력을 쌓아보는 것도 중요합니다.
랜덤하게 발생하는 일 처리법 만약 우선순위를 정하여 작성한 할 일 목록 이외에 갑자기 새로운 할 일이 발생한다면 일을 분석하여 아래와 같이 4가지로 구분하도록 합니다. 당장 처리해야 하는 할 일 이라면 하루 계획에, 한두 주 안에 처리 한다면 #todo 태그 넣고 마감 일정을 고려합니다. 당장은 아니지만 시간적 여유를 두고 해야 하는 일이라면 @someday 태그에 넣어 작업합니다. 하지 않아도 되는 일이라면 과감히 버리는 작업을 합니다. 이후 부터는 #todo와 @someday 태그에 들어간 일들은 정기적으로 찾아 일정을 잡고 처리 시간을 마련해야 합니다. (여기서 태그 작성은 개인적으로 선택하시면 됩니다)
아래의 3가지 질문을 스스로에게 던져 봅니다. 꼭 해야 하는 할 일, 남에 게 시킬 일, 하지 말아야 하는 할 일을 하나씩 작성합니다.
마지막으로 할 일 목록 작성에서 중요한 것 중 하나는 하루 시간에서 잉여 시간을 확보하는 것입니다. 하루 종일 휴식 없이 일을 하는 것은 오히려 생산성이 떨어질 수 밖에 없습니다. 오늘 목표한 할일을 반드시 끝내도록 돕는 3가지 방법
#생산성 팁 진대연 여러분은 평소 얼마나 목표했던 일들을 마칠 수 있었나요? 목표했던 할일들을 모두 체크하고 나면, 하루를 알차게 보냈다는 뿌듯함을 느끼고, 보다 궁극적인 목표달성에 더 가까워지게 됩니다. 그러나 안타깝게도 이러한 만족감을 늘 경험하는 것은 아닙니다. 언제나 우리의 할일이 우리에게 주어진 시간보다 많기 때문입니다. 하루의 시간 <<< 해야할 일 그렇다면 우리의 시간은 왜 항상 모자른 걸까요? 내가 게을러서 였을까요? 우리는 이러한 문제를 쉽게 스스로의 의지력 문제로 탓하곤 합니다. 그래서 스스로가 더 의지력있는 사람이 되기위해 노력하지만 결국 다시 실패하곤 합니다. 왜 그럴까요? 혹시, 내가 게을러서가 아니라 우리의 열정이 너무 커서 늘 너무 많은 목표들을 세우고 있었던 것은 아닐까요? 혹은 우리 스스로의 에너지를 고려하지 않은 무리한 목표들을 잔뜩 세워놓은 것은 아니였을까요? 그래서 지난 글에서 강조했던 것처럼 우리는 우리 스스로의 한계를 먼저 인정하고, 이를 바탕으로 적절한 전략을 세우는 것이 중요합니다. 현실을 깨닫는 가장 손쉬운 방법 = 캘린더에 일정을 올려놓기 우리의 계획이 얼마나 비현실적인지를 깨닫는 가장 쉬운 방법 있습니다. 바로 오늘 하기로 한 일들을 나의 캘린더에 올려놓는 것입니다. 이렇게 올려놓기만 해도, 내가 정한 일정이 현실적이였는지 아닌지를 깨닫도록 도와줍니다. 대부분 많은 사람들은 처음 열정에 가득차 오늘의 목표를 무리하게 설정합니다. 그리고 앞서 말한 것처럼 실패와 스스로의 의지력 탓을 반복하게 됩니다. 할일을 마치지 못하는 것에 내성이 생기다보면, 일을 미루거나 완료하지 못하는것이 습관처럼 되고 맙니다. 그래서 이를 해결하는 몇 가지 할일관리 노하우를 공유드리고자 합니다.
업무를 우선순위에 맞게 처리하는 것은 정말 중요합니다. 실제로 나에게 중요한 업무 우선순위가 있음에도 불구하고, 우리는 머릿속에 떠오르는 급한 업무들을 먼저 처리하곤 합니다. 인사평가에는 시간적 오류(Recency errors)라는 것이 있는데, 쉽게 기억할 수 있는 최근의 실적이나 능력중심으로 인사평가하는데서 생기는 오류를 말합니다. 이러한 오류는 업무의 우선순위를 평가할 때도 비슷하게 작용됩니다. 즉, 최근에 요청된 업무나, 방금 생각난 일들을 먼저 처리하게 되는 것입니다. 그래서 저는 다음과 같은 기준으로 저만의 우선순위를 정해두고 있습니다.
이렇게 나만의 기준을 정해두면, 어떤 업무라도 단 몇 초만에 우선순위를 지정할 수 있게 됩니다. 덤으로 그 때마다 나의 목표를 다시 상기시켜 줍니다.
우선순위는 일의 중요성을 정하는 것과 동시에, 일을 언제 할 것인가를 정하는 것이기도 합니다. 하루 중 에너지가 가장 높을 때가 언제인가요? 바로 오전 시간입니다. 즉, 우선순위가 높을 수록 오전시간에 업무를 처리하는 것 입니다. 그래야 그 일을 끝마칠 확률은 더더욱 높아지게 됩니다. 저는 매일 저녁 내일을 시뮬레이션하면서 [매우높은 우선순위 항목] 의 리스트 중 내일 오전에 처리할 최대 3가지 할일을 선택합니다. 그리고 어떻게 그 개구리를 먹어치울까를 고민하면서 하루를 마무리 합니다. 그리고 더 중요한 것은 내일이 되면 망설임 없이 개구리를 먹어치우는 것 입니다.
매일 아침이 되면, 저는 캘린더를 켜고 할일들을 캘린더에 배치합니다. 캘린더에는 이미 반복 루틴 업무들과 미리 정해진 미팅들이 지정되어 있습니다. 그 사이사이 틈새에 우선순위가 높은 업무 순으로 캘린더를 채워 갑니다. 오전에는 가장 높은 우선순위의 업무를 최대 3가지를 채워넣습니다. 오후에는 리스트를 쭉 살피면서, 오늘 하면 좋을 업무들을 적절히 배치 합니다. 오후로 갈 수록 점점 에너지가 떨어진다는 사실을 잊지마세요. 할일과 할일 사이에 적절한 틈을 만들어 휴식시간도 주어야 합니다. 성공적인 하루를 만들기 위해 하루를 미리 프로그래밍 하는 것 처럼 말이죠. 때로는 중간중간 나만의 보상체계를 만드세요. 저는 요즘 Netflix 에서 Breaking Bad 에 푹빠져 있는데요. 업무 종료 후 혹은 쉬는 시간에 영화를 보는 시간을 넣어두어, 동기부여 장치로 활용하곤 합니다. 이러한 작업을 통해 하루가 내가 생각한 것 만큼이나 길지 않다는 것을 금방 깨닫게 됩니다. 그리고 그동안의 내 목표들이 얼마나 비현실적이였는지도 알게 도와줍니다. 처음부터 너무 많은 개구리를 먹어치우려고 하지마세요, 처음에는 한 개 또는 두 개의 개구리만 해치우세요. 한시간이면 끝날 것 같은 일들이 생각보다 오래걸리는 경우가 더 많기 때문입니다. 우리는 이러한 작업들을 반복하면서, 업무 처리에 대한 현실적인 감각을 익히게 됩니다. TickTick 을 활용하면 이 작업이 보다 손쉬워 집니다.  기존 "여러분은 어떤 할일관리 도구를 사용하시나요?" 를 통해 TickTick 이라는 할일관리 앱을 소개드린 적이 있습니다. 저는 할일들을 캘린더에 배치하는 작업을 위해 TickTick 을 사용합니다. TickTick은 자체적으로 외부 캘린더를 불러와 보여주는 기능을 가지고 있는데요. 캘린더 화면의 우측 상단 더보기 메뉴에서 [Arrange Tasks] 라는 옵션을 클릭하면 일정이 정해지지 않은 할일 리스트가 우측 사이드 메뉴로 나타납니다. 이젠 캘린더에 나의 할일들을 드래그 앤 드롭을 통해 적절히 배치하기만 하면 됩니다. 잊지마세요. 우선순위가 높을 수록 오전에 처리되어야 한다는 것. 그리고 에너지 레벨에 따라 적절하게 배치하셔야 합니다. 한번에 성공하는 것은 아니니, 여러번 시도를 통해 나의 현실감각을 높힐 수 있습니다. 물론 TickTick 외의 다른 애플리케이션도 비슷한 기능들을 지원합니다. Things 의 경우 Task 를 캘린더 앱에 드래그 앤 드롭을 통해 바로 캘린더 일정으로 등록할 수 있습니다. 그밖에도 Any.do, Calendars 와 같은 앱에서 캘린더와 할일 연동을 지원합니다. 중요한 것은 어떤 앱을 쓰느냐가 아닌 어떻게 활용하느냐 이란 것을 항상 잊지 말아야 합니다. 간단하지만 강력한 3가지 작업(우선순위 원칙, 우선순위로 처리, 하루를 프로그래밍)을 통해, 더 알찬 하루를 만들어보세요. 할일에 대한 막연한 스트레스는 줄어들고, 보다 현실적인 목표를 달성하는데 크게 도움이되리라 확신합니다. 당근메일 필진에 참여하세요!
Dynalist.io : 업무속도를 높이는 아웃라이너 프로그램
#생산성 도구 최환진 평소 할일 관리나 업무 및 일상의 계획과 실천에 목록(List)을 만이 활용합니다. 빠르고 간편하게 필요한 내용들을 작성하고 정리할 수 있다는 점에서 아웃라이너 어플리케이션의 사용빈도가 높은데요. “아웃라이너(outliner)”란 트리 형식의 상하개념을 표현할 수 있는 계층구조의 문서 정리 방식으로, 대표적으로 OmniOutline, Outlinely, workflowy, Trasno 등이 있습니다. 아웃라이너의 장점은 text기반으로 빠르게 작성할 수 있으며, 작성한 내용들을 행(line) 단위로 리뷰하면서 위/아래의 계층으로 빠르게 이동시키거나 병합하는 일이 손쉽다는 점이죠. 아웃라이너 앱들도 텍스트중심의 기본 아웃라이너 앱부터 이미지나 문서등의 inline 첨부나 미리보기, 체크박스, 색상 지정, 마인드맵등 다양한 기능들을 지원하는 고성능 아웃라이너 앱까지 그 종류와 사용가능한 방식들이 다양합니다. 개인적으로 여러 아웃라이너 앱들을 사용해보면서 현재까지 가장 만족하면서 잘사용하고 있는 Dynalist.io를 이번에 소개하고자 합니다.
Dynalist는 일반적인 아웃라이너 서비스나 어플리케이션들에서 제공되는 일반적인 기능들에서 아숴웠던 많은 기능들을 새롭게 제공하고 있는데요. 개인적으로 가장 도움이 되었던 주요 내용들을 살펴보면 다음과 같습니다. 1. 폴더 지원 및 공유, 클라우드 백업 주제와 내용에 따라 workspace와 같은 폴더를 생성하고, 해당 폴더에 저장될 문서들을 해당 폴더에 저장할 수 있으며, 폴더내 하위 폴더 생성도 지원되며 세분화된 폴더 구분과 사용이 가능합니다(workflowy를 사용하다가 Dynalist로 변경한 가장 큰 이유중 하나는 주제별로 나누어 관리하기 위한 기능이 제공된다는 점이었습니다). 아웃라이너의 내용을 담은 문서(document) 단위의 공유 이외에 폴더 전체를 공유하는 기능도 지원하여 외부 협업도 용이하다는 장점이 있네요. 공유 시, “보기(Only View)”, “편집(Edit)”, “관리자(Manage)”등의 세부 설정도 가능합니다. Dynalist에 저장된 문서나 내용들을 Dropbox나 Google Drive에 백업(Backup)할 수도 있습니다.
2. 제목크기와 색상지원 불렛(bullet)으로 구분되는 목록형 문서의 경우, 어디가 제목이고 어디가 내용부분인지를 구분하는 일이 쉽지 않습니다. 일반적으로 헤드라인의 경우 볼드체등으로 구분하곤 하는데요. Dynalist에서는 h1, h2, h3의 3단계 제목설정이 가능하고, 7가지 배경색상이 지원되어 제목설정도 용이합니다. 문서 내에서 자료내용의 구분이 보다 명확해져 필요한 내용들을 찾는 일이 손쉬워졌습니다.
3. Inbox 기능 어플리케이션이나 Web브라우져 내의 북마크릿(bookmarklet)을 사용하면 Inbox 폴더에 캡쳐한 URL정보가 자동 저장됩니다. 이외에, Daynalist이 제공하는 e-mail주소로 할일이나 자료등을 보내면 자동적으로 Inbox에 저장이 되어 편리하게 저장 및 관리가 가능합니다. Inbox에 모인 자료들은 리뷰를 통해 필요 시 별도의 tag를 붙여서 분류하고 관련 폴더나 아웃라이너 문서에 저장하여 사용합니다.
4. 파일 및 이미지 추가 및 보기지원 이미지를 캡쳐해서 목록에 바로 저장하는 기능이 지원되고, 자료를 정리하고 주요 도표나 그래프등 자료 리서치에 참고할 자료들을 모두 저장할 수 있어서 매우 유용합니다. 매월 단위로 계정별로 1GB의 메모리 용량이 제공되어, 이미지 파일이나 문서 자료들을 별도의 링크가 아닌 파일 그대로 저장하고 언제어디서나 내용을 볼 수 있어서 편리합니다. 하나의 파일당 최대 크기는 50M입니다. 클립보드나 파일폴더에서 Dynalist에 drag & drop으로 빠르게 첨부가능합니다. 5. 다양한 보기 모드 - 아티클(article), 마인드맵(mindmap) 아웃라이너 앱에서 계층구조로 내용들을 정리하다보면, 내용을 상-하 방향으로만 파악하면서 작성하다보니 전체 모습이나 내용간 연관관계을 파악하기 어려운 경우가 있습니다. 이런 경우, 마인드맵(mindmap)처럼 한눈에 보면 좋겠다는 생각이 많이 드는데요. Dynalist에서는 작성한 아웃라이너 문서를 마인드맵으로 변환하여 보기(view)기능을 제공합니다. 아쉽게도 마인드맵의 보기 모드에서는 편집이 되지 않습니다만, 줌인-줌아웃, 계층 상세 보기등도 지원되어 전체보기를 통해 문서의 내용구성과 구조를 보다 명확히 파악하는데 유용합니다.   개인적으로 Dynalist를 기획이나 계획 업무나 자료 리서치등의 업무에 가장 유용하게 활용하고 있습니다. 예를 들어, 교육프로그램을 기획하고 개발해야하는 경우 다음의 순서로 Dynalist에 자료를 수집하고 내용을 정리하여 완성합니다.
Dynalist를 사용하면서 무엇보다 좋은 점은 새로운 일을 준비하거나 시작할 때, 일단 Dynalist 문서를 새로이 만들고 생각나는 주제나 내용에 집중하여 머릿속에 떠오르는 생각들을 일단 모두 비워내 듯 빠른 속도로 많은 양을 작성한 뒤, 내용상의 포함관계나 연관관계에 따라 필요한 정보나 자료들을 문서 내에서 자유롭게 이동시키거나 삭제하면서 속도감있게 구조화하고 단계화하면서 초안을 완성할 수 있는 점이 아닐까 생각됩니다. 자신의 일에 지도를 만들고, 빠른 속도감으로 일의 성과를 만들어내는데 있어 Dynalist는 확실히 큰 도움이 될 것으로 기대합니다.
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