2022.9.28. #24

✅ 이번 주 성과관리 고민은 '회의 없는 날(No Meeting Days)'입니다.

회의에 얼마나 많은 시간을 쓰고 있을까?

회의를 하는 이유는 다양합니다. 정보를 공유하거나, 논의가 필요하거나, 의사결정을 내려야 할 때 오프라인이든 온라인이든 이해관계자들이 모여서 이야기를 나눠야겠다고 생각하는 것이지요. 조직 내에서 특히 많은 정보가 모이고, 여러 구성원들의 논의의 파트너(discussion partner)가 되고, 다양한 사안에 대한 의사결정 권한을 가지고 있는 경영진이 회의에 쓰는 시간이 특히 많을 수밖에 없겠지요.

하버드비즈니스리뷰(HBR)의 조사에 따르면, 경영진은 주당 23시간을 회의에 쓰고 있습니다. 그렇다면, 그만큼의 시간을 회의에 쓸 가치가 있을까요? 같은 조사에서 응답자의 65%는 회의가 일을 완료하는 데 방해가 된다고 답했고, 71%는 회의가 비생산적이고 비효율적이라고 답했습니다. 조직컨설팅업체 콘페리의 조사에서도 비슷한 결과를 확인할 수 있는데요. 응답자의 3분의 2 이상(67%)이 회의에 너무 많은 시간을 쓰고 있어서 실제로 임팩트를 낼 수 있는 일을 하는 데 방해가 된다고 답하였고, 3분의 1 이상(34%)이 불필요한 회의에 주당 2~5시간이 낭비되고 있다고 밝혔습니다.

'회의 없는 날'의 효과

'어떻게 하면 임팩트를 낼 수 있는 일에 시간을 쓸 수 있을까'로 질문을 바꾸어 물을 수 있겠지요. 그래서 불필요한 회의를 줄여 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보하기 위한 방안 중 하나로 '회의 없는 날'이 검토되는 것일 텐데요. 어떤 효과를 기대할 수 있을까요? 

MIT슬론매니지먼트리뷰의 <The Surprising Impact of Meeting-Free Days('회의 없는 날'의 놀라운 효과>란 제목의 아티클에서 벤 레이커 영국 리딩대 교수 등이 50여 개국 1000명 이상 규모의 기업 76개를 대상으로 1년간 주당 1~5일의 '회의 없는 날'을 도입한 결과를 조사한 내용을 살펴볼 수 있습니다.

*자료: MIT슬론매니지먼트리뷰

*'회의 없는 날'을 도입한 뒤 1년간 76개 기업의 구성원을 대상으로 펄스 서베이를 한 결과, 의사소통, 협업, 몰입, 생산성이 각각 개선된 정도. 예를 들어, '회의 없는 날'을 일주일 중 4일 도입할 경우, 생산성이 74% 높아졌다는 의미.

'회의 없는 날'을 효과적으로 운영하려면

앞서 살펴본 '회의 없는 날'의 효과를 거두기 위해선 몇 가지 유의할 사항이 있습니다. 레몬베이스 역시 '회의 없는 날'을 도입한 뒤에도 각자 참석해야 할 미팅이 많아서 결국 회의를 하지 않기로 한 수요일에도 미팅이 하나둘 생겨난다든지, 수요일 하루를 비우려니 다른 날 미팅이 늘어나서 다른 요일엔 집중시간을 전혀 가지지 못하고 있다든지 등 예상치 못한 부작용을 겪기도 했지요. 그럴 때마다 해결 방안은 없는지, 더 나은 제도는 없을지 이야기를 나누고 있는데요. 이 과정에서 '회의 없는 날'의 장단점을 검토하고, 도입 및 운영 시 고려할 사항에 대해 정리했습니다.

그렇다면, '회의 없는 날'의 장점을 누리고, 단점으로 떠오르는 문제를 해결하기 위해선 어떻게 해야 할까요? 아래에 '하지 말아야 할 일(Not to do)'을 모아서 공유합니다.

❌ '회의 없는 날'을 어느 날 갑자기 도입한다.

'회의 없는 날'을 정하면, 다른 날의 일정 조정이 불가피합니다. 또, 하루를 통째로 '회의 없는 날'로 정하는 것이 모든 구성원에게 효과적인 방법은 아닐 수 있다는 점도 유념해야 합니다. 온종일 자율적으로 시간을 쓰면서 집중하는 것을 어렵게 느끼는 사람이나, 회의 등 상호작용이 없을 경우 생산성이 되려 떨어지는 사람이 있을 수 있지요. 하지만 회의의 참석자 모두가 동의하지 않으면 '회의 없는 날'의 성립 자체가 어렵기 때문에, 구성원들의 피드백을 충분히 받아 제도의 취지에 모두가 공감할 수 있도록 충분히 소통해야 합니다. 이 과정에서 반나절이나 2시간 동안 '회의 없는 시간대'를 지정하는 등의 실험을 거듭하면서 최적의 방법을 찾아가는, 운영의 묘를 발휘할 수도 있겠지요.(링크)

❌ '회의 없는 날'을 계획 없이 보낸다.

무엇보다 '집중하기 위해 경계를 설정한다'는 '회의 없는 날'의 목표를 분명하게 알려야 합니다. 코딩, 분석, 디자인, 글쓰기 등 고도의 집중력이 요구되는 일을 모아서 처리하거나 평소 자투리 시간에 풀지 못했던 문제를 푸는 등의 뚜렷한 목적을 가지고 시간을 보낼 수 있도록 하여야, '회의 없는 날'의 효과를 십분 누릴 수 있습니다. 아틀라시안은 "Get S#!t Done" 데이(GSD Day)를 운영하는 방법을 팀 플레이북을 통해 안내하고 있는데요. 이 팀 플레이북에 따르면, GSD Day의 8시간은 1단계로 한두 가지 집중할 업무를 골라 업무량을 정하고(15분), 2단계 집중을 방해하는 요소들을 제거하여 최적의 작업 환경을 조성한 뒤(15분), 3단계 집중적으로 계획한 일을 완료하는 데 나머지 7시간 30분을 쓰는 것으로 구성할 수 있습니다.

❌ '회의 없는 날'을 도입했지만 회의 시간의 총량은 그대로다.

'회의 없는 날'을 정한 대신 그만큼 다른 날의 회의 시간이 길어진다면, 일종의 풍선효과 때문에 애써 확보한 집중시간의 효과가 상쇄될 수 있습니다.(링크) '회의 없는 날'을 도입한다면, 제도 도입의 궁극적인 목표는 일주일의 시간을 목표를 달성하기 위해 효과적으로 쓰는 것이 될 것입니다. 따라서 불필요한 회의를 줄이고, 회의의 생산성을 높이기 위한 기본 규칙을 정하여 공유하는 노력이 병행되어야만, 원활한 의사소통을 기반으로 각자가 더 큰 임팩트를 낼 수 있는 업무에 집중할 수 있겠지요.

❌ 회의 외엔 질문을 하거나 의견을 나눌 채널이 없다.

앞서 조사 결과를 통해 회의를 없앨 경우에 상대적으로 생산성이 떨어지는 결과를 볼 수 있었습니다. 그 이유 중 하나는 회의를 통한 상호작용이 줄어들면서 일부 구성원들이 고립감을 느낄 수 있기 때문인데요. 이 문제를 해결하기 위해 회의를 대체할 수 있는 비동기적/비공식적 커뮤니케이션 채널을 마련해야 합니다. 회의를 하지 않는 대신 각자의 리듬에 맞춰 비동기적으로 질문과 답변을 주고받고, 안부를 묻고 뉴스를 공유하는 등의 비공식적인 커뮤니케이션 채널을 활성화함으로써 유대감을 잃지 않을 수 있도록 해야 한다는 의미이지요.(링크)

'회의 없는 날'을 개인적으로라도 정해보고 싶은 마음이 혹시 드셨나요? 개인적으로나 조직적으로나 '회의 없는 날'을 보내기 위해서 어떤 준비가 필요할지 고민을 시작하는 계기가 되었다면, 이번 LbC Weekly를 통해 레몬베이스의 고민을 나눈, 큰 보람이 될 것입니다. 여기까지 이야기를 풀어내고 나니 '회의 없는 날'이 아닌, '회의 있는 날'은 어떻게 보내면 좋을지에 대해서도 고민이 되기 시작하는데요. 회의의 생산성을 높이는 방안에 대해선 10월에 다시 날을 잡고 이야기 나눌 수 있도록 준비해보겠습니다. 많관부 😎