당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일 2022년 4월 25일, 아흔 세번째 당근메일:
생산성 뉴스레터 |
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오늘의 주제
- [북리뷰] 부자들의 초격차 독서법
- 더 효과적인 커뮤니케이션을 위한 7가지 Slack 사용법
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독서법에 대한 책이 출간되면 대부분 구입해서 읽어봅니다. 사람마다 책을 읽는 방법도, 읽은 책의 내용을 정리하고 사유하는 방식도 다르고, 특히 책에서 배운 것들을 실제 활용하는 방법들도 매우 다양하기 때문에 독서법에 대한 책을 통해 배우는 점들이 매우 많습니다. 이번에 소개하는 “부자들의 초격차 독서법”은 2가지 관심 키워드 - 초격차, 독서법 - 이외에 한 가지 더 "부자"라는 키워드가 책의 선택에 어느 정도 역할을 했습니다. 책에서는 우리가 아는 부자들 - 빌 게이츠, 워랜 버핏, , 일론 머스크 등 - 이 그들의 부의 원천을 독서습관에 두고 있다는 점 정도만 언급할 뿐 부자의 독서법이나 방법들은 소개가 되지 않아서 아쉬웠습니다만, 책의 저자인 "가마오카 마사이키"가 책에서 강조하는 "아웃풋"중심의 독서법은 충분히 설득력이 있고 실효성도 클 것 같아서 책을 읽어보게 되었습니다.
이 책이 다른 독서법 책과 다른 점은 책 읽기가 단순히 내용을 이해하고 배우는 것을 넘어서 실제 자신의 일과 업무, 삶에 도움이 되는 방식으로 책을 활용하는 방법을 구체적으로 제시하고 있다는 점입니다. 일반적으로 읽을 책들이 많다 보니, 속독과 같이 빠른 독서법을 고려해보게 됩니다. 이 방식이 책을 빠르게 읽을 수 있지만, 내용이 머릿속에 많이 남지는 않는다는 저자의 고충에서 "초격차 독서법"이 나오게 되었는데요. 여기서 "초격차"란 "책 읽기"의 기본 목적인 앎과 배움에만 머물지 않고, 읽는 책의 저자가 강조하거나 실행한 내용들을 빠르게 독서를 통해 파악하고 이를 책을 읽는 사람의 현실에 투영하여 실행 가능한 목표와 행동을 수립하도록 아웃풋하는 것이 일반적인 독서법과 다른 커다란 성과 차이를 만든다고 합니다.
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그렇다면, "초격차 독서법"을 어떻게 시도해볼 수 있는지가 궁금한데요. 저자는 책에서 "분산 효과", "에피소드 기억", "아웃풋"을 결합한 책을 읽는 방법을 제시하고 있습니다. 보통 책을 읽을 때, 처음부터 끝까지 한 번만 읽고 독서를 마치게 되는데요. "초격차 독서법"에서는 1회보다는 3회에 나누어 각각 15분, 10분, 5분의 시간 동안 같은 책을 총 30분에 걸쳐 서로 다른 장소에서 읽기를 권하고 있습니다(분산 효과). 회차별에서도 책 읽기의 초점이 서로 다른데요. 1회 차(15분)에서는 집중하여 읽기+중요 페이지 접어두기, 2회 차(10분)에서는 중요 페이지 중심으로 새롭게 알게 되었거나 시사점이 있었던 내용을 파란색 펜으로 메모하기(에피소드 기억), 3회 차(5분)에서는 주요 내용(책의 에센스)을 정리하고, 해당 내용의 실천적 계획과 방안을 작성하는 아웃풋 과정이 이어집니다.
책을 읽으면서, 과연 "15분 동안 책 한 권을 모두 읽을 수 있을까?"라는 의문이 크게 들었는데요. 저자는 책을 읽을 목표를 처음에 분명히 정한다면, "컬러 배스 효과(Color Bath Effect)" -하나의 색깔에 집중하다 보면, 해당 색을 가진 물건들만 눈에 들어오는 현상 - 로 인해 책에서 주목해야 할 부분들을 빠르게 찾을 수 있게 되고, 이로써 책에서 주요한 내용들을 중심으로 책 읽는 속도를 높일 수 있게 된다고 합니다. 15분의 집중시간을 통해 1회 읽기를 잘 마무리한다면, 2회 차부터는 훨씬 수훨할 것으로 생각됩니다. 책을 읽는 동안 접어둔 페이지들을 중심으로 메모를 해두는 것은 추후 정리에 도움이 됩니다. 개인적으로 종이책의 경우, 포스트잇을 붙여 적어두곤 하는데요. 책의 저자는 파란색 펜을 사용해서 바로 책의 해당 부분에 메모를 적어두라고 합니다. 이러한 메모들은 책의 관련 내용에 대한 자신의 생각과 표현을 기록한 것으로, 책의 내용을 머릿속에 바로 떠올리게 하는 앵커(anchor) 역할도 합니다. 3회 차에서는 메모들을 중심으로 배운 것들을 실제 어떻게 적용할지의 계획과 실천방안을 적습니다. 이러한 아웃풋 과정은 별도의 "아웃풋 노트(output note)"에 기록합니다. “아웃풋 노트”는 크게 4개의 부문으로 구성되는데요. 여기에는 “독서의 목표”, “메모”, “책의 에센스”, 그리고 마지막으로 “행동 계획과 구체적인 실천방법”이 해당됩니다(B5노트의 2페이지를 4분등하여 양식을 만들어서 사용). 책의 핵심 내용에 해당되는 에센스는 10-20 단어의 한 문장으로 작성하며, 이 에센스 문장에 대해 자신만의 구체적인 행동계획을 적어두면 됩니다. 예를 들어, “아웃풋을 하는 것까지 독서라고 생각해야 한다”라는 에센스 문장이 있다면, “책을 읽은 후, 핵심 내용의 적용분야와 실천 방안을 계획하고 노트에 작성해 본다”라는 행동계획을 세워볼 수 있습니다.
추가로 지금까지 저의 독서방식에서 놓치고 있었던 가장 큰 부분을 알게 되었는데요. 바로, "초격차 독서법"의 3회 차 과정(아웃풋)이었습니다. 저의 독서 실행 단계를 돌이켜보면, 먼저 책을 읽을 목적(혹은 질문)을 정하고, 선택한 책을 읽으면서 중요한 부분들에 밑줄이나 생각들을 적어두고, 책에서 밑줄 긋었던 부분들을 중심으로 해당 내용과 개인적인 인사이트나 생각들을 별도로 노트나 워드에 정리해두고 책 읽기를 마무리하는데요. 여기서 한 단계 더 나아가 책에서 얻은 주요 내용과 시사점을 업무에 어떻게 적용할지 구체적인 계획을 세우고 실행해보는 일까지 정리하는 "아웃풋"과정이 누락되었던 것이지요. 곰곰이 생각해보니, 책을 읽다가 도움이 되는 내용을 발견하고 "이렇게 해봐야겠다"는 생각만으로 그쳤던 경우가 많았던 것 같습니다. 돌이켜 생각해보면, 책을 읽을 때마다 이렇게 책에서 배운 좋은 내용들을 직접 실행해 볼 기회들을 업무나 일상에서 찾아보고 관련해서 시도해볼 만한 아이디어나 생각들을 적어두었다면 지금 엄청난 나만의 아이디어 노트가 몇 권 만들어지지 않았을까라는 아쉬움이 들었습니다. 이제 독서 방식의 개선점을 알게 되었으니, 다음번 책부터 실행 계획과 아이디어가 포함된 아웃풋 노트 작성을 시도해봐야할 것 같네요. 혹시, 자신만의 독서법을 점검해보고 보다 나은 독서 경험을 만들 수 있는 방법을 찾고 계시다면, "초격차 독서법"이 좋은 출발점이 될 것으로 생각됩니다. 실용적인 초식들을 다수 발견하실 수 있을 것으로 기대되네요.
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더 효과적인 커뮤니케이션을 위한 7가지 Slack 사용법 |
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채널 기반의 메신저는 이제 기업 커뮤니케이션에서 흔히 발견됩니다. 이미 많은 회사에서는 이메일 대신 Slack, Teams, 잔디와 같은 메신저 서비스들을 사용하고 있죠. 그만큼 메신저의 실시간성은 빠르게 지식을 모으고 커뮤니케이션 속도를 올리는데 크게 기여하였습니다. 하지만 그만큼 단점도 발생하는데요 동시에 시도 때도 없이 울리는 알림 때문에 온전히 집중하기가 힘들어진 것이죠. 커뮤니케이션은 늘었지만, 집중과 몰입의 시간에는 큰 걸림돌이 되기도 합니다. 그래서 오늘은 집중력 방해를 최대한 줄이고 더 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 7가지 Slack (혹은 비슷한 채널 메신저 서비스들의) 사용법에 대해 말씀드리고자 합니다.
1. 최신 프로필을 유지하세요
갑자기 웬 프로필 사진 이야기일까 하시는 분들이 계실 텐데요. 프로필은 굉장히 중요한 커뮤니케이션 방법의 하나입니다. 재택근무를 하고 있거나 다른 부서의 사람과 소통하는 경우 혹은 새로 들어온 신입사원인 경우 메신저를 통해 먼저 상대방을 만나는 경우가 많습니다. 이때 상대방의 프로필 정보가 제대로 업데이트되어 있지 않다면 담당자를 찾기가 어려울 뿐 아니라 일하는 시간대가 다른 경우 적절한 메시징 타이밍을 얻기 어려울 수도 있습니다. 따라서 프로필에 자신의 부서와 하는 일 그리고 타임존 등의 정보를 상세히 입력해두면 서로를 이해하고 커뮤니케이션 하는데 큰 도움이 됩니다.
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또한, 본인 사진이 아닌 아바타 등으로 프로필 사진이 채워지는 경우 새로 들어온 직원들은 메신저에서의 커뮤니케이션 대상과 온오프라인 실시간 미팅에서의 실제 얼굴을 매칭하기 어려워 혼선을 빚게 됩니다. 이러한 작은 혼선들은 회사 전사적인 측면에서는 꽤 큰 생산성 문제로 이어지죠.. 따라서 특별한 경우가 아니라면 본인의 제일 잘 나온 최신 프로필 사진을 등록해두세요. 또한 종종 다양한 배경의 최신사진으로 업데이트를 해두면 프로필 사진만으로도 서로를 더 잘 알고 친해질 수 있습니다.
2. DM은 줄이고 공용 채널에서 대화하세요
이런 것을 물어봐도 될까? 이런 것을 공유해도 될까? 하는 생각에 공용 채널에 메시지를 남기기 보다 가까운 사람에게 DM(다이렉트 메시지)을 보내는 것을 더 선호하는 경우가 많습니다. 그러나 나만 모를것 같은 그 질문은 종종 나만의 고민이 아닐 때가 많습니다. 관련 주제의 공용 채널을 통해 소통하면 관련 질문을 몰랐던 다른 사람들에게도 간접적으로 정보를 전달할 수 있을 뿐만 아니라 채널 관리자가 팀 전체의 이해도를 파악하는 데에도 큰 도움이 됩니다.
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Slack은 관리자에게 채널 대화와 DM대화 빈도를 통계적으로 보여줍니다.
만약 관련 주제의 채널이 없다면 회사 내의 채널 생성 규칙에 맞게 새로운 채널을 만들어 대화를 이어가면 됩니다. DM이 늘어나게 되면 자연스럽게 채널 메시지가 줄어들게 됩니다. 이는 회사의 커뮤니케이션 투명성도 떨어질 뿐만 아니라 채널에서 한두 번의 소통으로 해결될 일이 여러 번의 개인 질문으로 해결되면서 매우 많은 커뮤니케이션 비용을 발생시키게 됩니다. 이 역시 회사 전체의 생산성을 크게 낮추게 만들죠. 그래서 채널 주제와 벗어나지 않는 내용이라면 어떤 질문도 공유도 가능한 문화를 함께 만들어가는 것이 필요합니다.
3. 하나의 메시지에 하나의 생각을 모두 담아 전달하세요 (메시지 하나 = 이메일 하나)
Slack은 채팅의 형태를 띠고 있다 보니 메신저에서 대화하듯이 커뮤니케이션하는 경우가 자주 있습니다. 그러나 사실 Slack을 효율적으로 사용하기 위해서는 메시지 하나가 이메일 하나라고 생각하고 커뮤니케이션하는 것이 좋습니다. 이메일을 한번 생각해볼까요? 우리는 이메일을 작성할 때 하나 주제를 여러 개의 이메일로 나누어 보내지 않습니다. 하나의 이메일에 잘 정리하여 명확하게 내용을 전달하죠. 반대로 하나의 이메일에 너무 많은 주제를 동시에 전달하지도 않습니다. 하나의 메일에는 가능한 한 하나의 주제를 담아 전달하듯이 하나의 메시지에 너무 많은 주제를 담지 않는 것도 중요합니다.
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물론 때에 따라 일반 메신저와 같이 수다를 떨고 싶을 때도 있습니다. 그럴 때에는 수다 채널을 따로 만들어 대화하는 것이 좋습니다. 만약 하나의 주제를 중심으로 수다가 필요하다면 해당 채널 메시지 링크를 수다 채널에 공유하여 그곳에서 대화를 할 수도 있습니다. 그러나 메인 채널에서는 하나의 주제로 짧은 여러 개의 메시지로 나누어 대화하는 것을 지양해야합니다. 너무 많은 메시지가 채팅처럼 산발하게 되면 Slack 을 사용하는 직원들은 점점 Slack 메시지 알람의 우선순위가 떨어지게 되고, 결국 Slack 메시지에 집중하지 않게 됩니다. 이는 중요한 정보들 마저도 도달성이 떨어지는 나쁜 결과를 만들게 될지도 모릅니다.
4. 스레드를 이용해 메시지에 답변하세요
앞에서 말씀드린 것처럼 하나의 메시지가 하나의 이메일이라고 생각하면 간단합니다. 우리는 하나의 이메일을 보내고 그 메일에 대한 답장이 이어지면 스레드를 통해 마치 하나의 메일처럼 묶음으로 관리됩니다. 이와 마찬가지로 Slack 역시 스레드 기능을 가지고 있는데요. 이를 이용하면 각각의 메시지에 대한 답변을 댓글처럼 남길 수 있습니다.
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스레드의 장점은 해당 스레드만 따로 메뉴에서 확인 할 수 있다는 점입니다. 그래서 각각의 채널에서 일일이 내가 속한 메시지의 스레드를 찾아보지 않아도 됩니다. 또한 내가 참여하지 않은 메시지나 스레드인 경우에도 관심있는 내용이라면 메시지의 우측 3개의 세로점 아이콘을 클릭하여 해당 스레드의 알림을 받아보도록 설정할 수 있습니다.
또한, 하나의 메시지에 스레드로 댓글을 달아두면 채널의 메시지 타임라인이 너무 길어지는 것을 방지할 수 있습니다. 그러면 오랫동안 놓친 채널의 내용을 한 번에 훑어보는 것도 편리해집니다. 스레드 사용은 의외로 그 기능을 몰라 사용하지 못하는 분들도 있으므로 신규 입사자들을 위한 적절한 교육을 통해 관련 Slack사용 방법과 규칙들을 전달하는 것이 좋습니다.
5. 바로 답변하길 기대하지 마세요
많은 분이 여전히 Slack을 메신저라고 생각합니다. 메신저이기 때문에 당연히 질문하는 순간 빠르게 답변받기를 희망하죠. 그러나 저는 Slack이 단순 메신저 역할로 전락하는 순간 각 직원의 몰입을 방해하여 회사 전체의 집중력과 창의성에 큰 문제를 야기하게 된다고 생각합니다. 따라서 Slack은 메신저보다는 사내용 이메일이라고 생각하는 것이 더 좋습니다. 전사 직원들이 서로에게 이메일 쓰고 관리하는 장소인 것이죠.
그렇다면 이메일은 어떤가요? 우리가 이메일을 보낼 때는 상대방이 바로 답변을 줄 것이라 기대하지 않습니다. Slack 역시 우리가 메시지를 채널에 남길 때 이러한 기대를 내려두도록 서로가 합의하는 것이 바람직합니다. 각자 채널에 필요한 정보나 질문들을 남기고, 다시 자기 일에 집중하면 되는 것이죠. 다른 사람 역시 현재의 집중 업무를 마치고 내가 언급된 내용들에 대해 적절한 간격을 두어 답변하면 됩니다. 이러한 합의를 통해 우리는 각자 서로의 집중 시간을 방해하지 않으면서도 도움을 줄 수 있습니다.
만약 급하게 답변이 필요한 경우라면 그때만 DM을 활용하여 답변 요청을 정중하게 부탁하거나 필요에 따라 전화를 하면 됩니다. 그러나 우리는 이것이 그 사람의 몰입의 시간을 뺏을 수도 있다는 사실을 잊지 말아야 합니다. 이 때문에 창의적인 결과물에 방해를 받을 수 도 있습니다. 따라서 정말로 급한일이 아니라면 메시지에 답변이 달리는 것을 기다려주는 것이 가장 좋습니다. 혹은 회사마다 룰을 정해서 하루 3번 Slack 에 답변하는 시간을 만드는 것도 좋은 방법이 될 수 있습니다.
6. 자동화 기능을 활용하세요
Slack은 Workflow Builder 기능이 있습니다. 이를 이용하면 Daily Stand-up을 세팅하거나 채널에 새로 들어온 사람들을 위한 안내 메시지를 만들거나 팀 멤버 Status를 확인할 수 있는 단축 메시지를 만들거나 자주 사용되는 요청 폼 등을 만들고 전달할 수 있습니다. 이는 각 채널 담당자가 매번 반복해서 해야하는 수고로움을 줄여줄 수 있습니다.
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물론 Slack과 연동되는 App 을 이용해 다양한 자동화 기능을 사용하는 것도 좋은 방법입니다. Slack 메시지를 Asana 나 Todoist 같은 할 일 관리 앱에 To Do로 변환하여 저장하기, 외국어 자동 번역하기, Zoom 회의 생성하기 등을 Slack 앱 기능을 통해 연동하면 귀찮고 복잡해지는 작업들을 Slack 의 도구를 통해 손쉽게 처리할 수 있습니다.
7. Slack 기본 검색 기능을 적극적으로 활용하세요
처음 들어간 회사에서 Slack을 사용하나요? 그렇다면 굉장한 행운입니다. 왜냐하면 Slack을 통해 지난 모든 히스토리를 검색하고 Context를 확인할 수 있기 때문이죠. 예를 들어볼까요? 만약 여러분이 새로 들어간 회사의 'XX 전자' 담당자가 되었다고 합시다. 이제 Slack에서 'XX 전자' 라고만 검색하면 그동안 관련 대화들이 모두 나타나게 됩니다. 마치 전 직원의 이메일을 검색해서 보는 것처럼 말이죠. 이제 그 내용들을 한번 쓱 훑어보기만 해도 관련 회사 또는 프로젝트에 어떤 대화들이 오갔는지 한눈에 알 수 있습니다.
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미팅에 들어갔는데 처음 들어보는 프로젝트 이야기가 나오나요? 그렇다면 그 프로젝트 이름을 Slack에서 검색해보세요. Slack메시지들을 빠르게 읽어보는 것 만으로도 그 프로젝트가 어떤 프로젝트인지 어떻게 진행되어 왔는지 어떤 이슈들이 있었는지 바로 알아낼 수 있습니다. Slack의 검색 기능만 잘 활용해도 우리 회사 돌아가는 상황을 제대로 파악하는 눈치 빠른 직원이 됩니다.
Slack 은 메신저 아닌 사내용 통합 이메일 처럼
지금까지 7가지 Slack 활용 꿀팁을 설명해 드렸는데요. 이 내용들은 Slack이 아니더라도 Teams, 잔디, Swit 등의 다른 채널 메신저 기반의 서비스에서 같은 방법으로 충분히 활용 가능한 방법이기도 합니다. 한마디로 요약하자면, Slack을 사내 '이메일' 처럼 사용하라! 가 될 것 같네요. 잘 쓰면 약이 되고 잘못 쓰면 때론 독이 되는 사내용 메신저. 좋은 약이 되기위한 위의 7가지 복약 주의사항을 우리 회사에 맞게 잘 적용해보시기 바랍니다.
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