Zapier 는 다양한 업무를 자동화 해주는 솔루션입니다. 비슷한 솔루션으로는 IFTTT 가 있습니다만, 저는 보다 다양한 기능과 연속적인 작업을 지원하는 Zapier 를 메인으로 사용하고 있습니다. 앞서 설명드렸던 당근메일 구독자 초기 자동화 셋팅은 다음과 같습니다. 당근메일 홈페이지에 누군가 구독신청을 하면, 구독신청 메일이 Zapier Parser Email 함으로 들어가게 됩니다. Zapier Parser Email 에서는 메일 본문에서 구독자 성함, 이메일 주소 등을 파싱하며, 이를 자동으로 연동해둔 Google 스프레드시트에 입력해 줍니다. 동시에 당근메일 운영진의 Slack 채널에 새로운 구독자가 생겼음을 푸시메시지를 통해 알려줍니다. 동시에 구독사용자에게 회신 이메일을 보내 구독 감사 메시지와 함께 첫 설문조사 링크를 전달합니다. 구독자가 생길 때 마다 이런 작업을 반복한다면 도저히 당근메일을 사이드 프로젝트로 운영하는게 불가능했을 텐데요. 이제는 Zapier 와 같은 서비스를 통해 개발 작업 없이도 자동화 솔루션을 구축할 수 있습니다.

저는 위의 당근메일 외에도 Zapier 를 사용하여, 회사에 제출할 청구서 이메일을 자동으로 Asana 에 할일로 추가하거나, 바로바로 확인해야 하는 이메일들은 Slack 에 Push 메시지로 전달해 빠르게 대응을 하거나 하는 등의 나만의 자동화 아이디어들을 만들고 관리하고 있습니다. 이를 통해 진짜 나만의 비서가 만들어집니다.

앞서도 설명드린 것 처럼 다른사람과의 미팅 일정을 잡는 것은 좀 처럼 쉬운일이 아닙니다.그러나 Calendly 나 Polymail 을 이용하면 정말 쉽게 약속을 잡을 수 있습니다. 이미 내 구글캘린더와 연동된 두 서비스를 통해 미팅이 가능한 일정만 옵션으로 상대방이 선택할 수 있는 링크를 전달합니다. 이 후 상대방이 일정을 선택하면, 자동으로 내 캘린더에 일정이 등록되기 때문에, 일정을 잡기 위해 여러 시간을 비워두어야하거나 수시로 진행사항을 체크해야하는 등의 번거로움이 사라집니다. 만약 여러사람과의 일정을 잡는 경우라면 지난번 당근메일을 통해 소개드렸던 Doodle 도 괜찮은 도구 입니다. 이젠 비서 없이도, 손쉽게 미팅 일정을 잡을 수 있습니다.

매일 같이 사용하는 스마트폰, 지금의 스마트폰은 잠자는 시간 말고도 손에 쥐고 있는 것중에 하나입니다. 그렇다면 스마트폰으로 업무 효율을 높일 수 있는 도구로 사용하는 것을 찾는 것이 맞다고 봅니다. 이에 이번에는 '스마트폰에서 꼭 사용해야 하는 생산성 도구 5' 소개합니다. 모든 프로그램이 무료로 사용이 가능합니다.

직장인이면 꼭 필요한 것중에 하나가 명함관리 입니다. 매주 쌓여가는 명함, 과거처럼 명함첩에 관리하는 것은 옳지 않습니다. 이때 리멤버는 적합한 명함 앱입니다. 사용은 무척 간단합니다. 명함을 받고 나서 리멤버에서 사진만 찍으면 됩니다. 이후 리멤버가 문자인식기술과 사람이 직업 입력을 접목하여, 촬영된 명함 정보를 정확하게 입력합니다. 자동으로 구글 주소록하고도 연동이 되어 연락처 관리 따로 하지 않아도 됩니다.

스마트폰에서 대용량의 파일을 카톡으로 주고 받고 싶을때가 발생합니다. 이때 번거롭게 컴퓨터로 이동하지 않고도 스마트폰으로 주고 받고 싶다면 샌드애니웨어 앱을 추천 합니다. 사용은 파일을 선택해서 샌드애니웨어로 공유만 됩니다. 파일은 원본 그대로 전송하며, 한명에서 보낼때는 6자리 원타임 키로, 여러 명에게 보낼 때는 링크로 한번에 파일 공유도 가능합니다. 링크는 카톡으로 전달하면 됩니다.

스마트폰으로 복잡한 기능 없이 글작성과 아이디어 용도에 사용하는 노트앱입니다. 컴퓨터에 메모장으로 작성하듯 언제든지 꺼내 기록하게 되는 노트앱니다. 글 작성 용도로 사용하는데, 대략 1000자 작성하려고 하는데 글자수가 얼마나 되는지 바로바로 확인이 가능합니다. 또한 작성중인 노트 데이터 복원이 가능합니다. 히스토리기능으로 이전 단계로 노트로 돌아가는 것이 가능합니다.

다양한 PDF 리더앱이 있지만 아크로벳리더는 문서관리와 클라우드 연동까지 가능합니다. 어디서든 읽고 나면 컴퓨터에 탐색기 기능처럼 보관되어 있어 다시 꺼내 읽는 것이 편리합니다. 특히 PDF 읽으면서 텍스트를 강조 표시하거나 스티커 노트를 추가하고, 그리기 및 주석 툴로 PDF에 표시 가능합니다. 문서를 읽는데 유용하도록 확대/축소, 단일 페이지, 연속 스크롤 모드 등을 지원합니다. 만약 Dropbox와 Google Drive와 같은 클라우드 계정을 가지고 있다면 접근해서 사용이 가능합니다.

스마트폰에서 스캐너 앱은 필수입니다. 직장에서 우리는 다양한 크기의 종이문서로 받게 되는데 보관은 언제나 불편합니다. 이때 다른 기능 없이 빠르고 간편하게 스캔해서 저장만 했으면 해서 찾는다면 오피스렌즈 앱을 추천합니다. 주머니 속 스캐너와 같습니다. 또한, 종이문서 뿐만 아니라 화이트보드나 칠판의 노트를 사진을 찍으면 동일하게 저장이 가능합니다. 회의을 마친 후에 종이 문서와 함께 스캔해서 에버노트와 원노트 등에 저장하면 됩니다.

지금까지 '스마트폰에서 꼭 사용해야 하는 생산성 도구 5가지' 를 소개 했습니다. 스마트폰을 가지고 오늘 부터 스마트워커 되는데 조금이나마 도움이 되기를 바랍니다.