안녕하세요, 하이커 님

2023.7.19. #57

✅ 이번 주 성과관리 고민은 1:1 미팅입니다.

Q. 미팅 어젠다는 어떻게 정해야 하나요?

A. 1:1 미팅은 팀원이 주인공인 대화입니다. 그러므로 어젠다를 어떻게 정할지도 팀원과 규칙으로써 합의하는 것을 추천합니다. '언제까지 ~~한 목적의 어젠다를 정리해서 어디에 기록해두자'는 정도로 시작해보셔도 충분합니다. 중요한 것은, 지킬 수 있는 규칙을 정하고 이에 대해 리더와 구성원이 꼭 합의해야 한다는 것입니다. 1:1 미팅의 규칙이 없을 경우 그때그때 생각나는 이야기를 즉흥적으로 하게 되거나, 대화의 주도권을 리더가 가지며 결국 '리더가 하고 싶은 이야기'를 잔뜩 전달하고 끝날 수 있습니다. 리더와 구성원이 지킬 수 있는 규칙을 꼭 정해두시기를 바랍니다.

다시 질문으로 돌아가면, 어젠다의 경우 대화의 주도권을 팀원에게 주기 위해서라도 팀원이 먼저 제안하는 것이 좋습니다. 1:1 미팅의 가장 중요한 규칙이 되어도 좋다고 생각하고요. 가능하다면 어젠다는 문서에 기록하는 것을 추천합니다.

Q. 팀원이 어젠다가 없다고 합니다. 그래도 하나요?

A. '1:1 미팅 어젠다를 언제까지 정리해서 어디에 기록해두자'는 규칙을 정했음에도 만약 팀원이 어젠다를 제안하기 어려운 상황이라면, 리더가 팀원의 상황을 고려하여 어젠다를 제안할 수 있습니다. 여기서 중요한 점은 리더가 하고 싶은 이야기를 어젠다로 삼기보다는, '팀원의 상황'을 종합적으로 고려해야 한다는 점입니다. 팀원을 관찰한 결과 예상되는 고충이나 중요한 변화가 있다면 그것을 어젠다로 삼아보시기를 바랍니다. 

아울러 아래의 목적으로 어젠다를 먼저 제시하기 어려워하는 팀원과의 대화를 이어갈 수 있습니다.

• 팀원에게 피드백하고 싶을 때, 상황을 구체적으로 이해하기 위한 대화:
  "▵▵미팅에서 ~~라고 질문을 던져주셔서 생각을 정리하는데 도움이 되었어요. OO님은 어제 미팅이 어땠나요?"
• 팀원의 성장과 성공을 구체적으로 칭찬하고 인정하기 위한 대화:
  리더의 긍정적인 피드백은 힘이 셉니다. 공개적인 칭찬과 인정에 병행하여 팀원의 성과를 진심으로 인정하며, 팀원은 스스로의 성취를 어떻게 느끼는지 등을 이해하기 위한 구체적인 대화를 나눌 수 있습니다.
• 건강 등 팀원의 개인적인 상황에 대해 긴밀히 이해하기 위한 대화:
  업무 과정에서 개인적인 상황에 영향을 받지 않는 사람은 없습니다. 팀원의 상황을 가능한 수준에서 파악하는 것은 적절한 성과관리를 위해 필요한 일이라는 점, 그리고 개인의 상황을 주고받는 대화를 통해 소통의 장벽을 낮출 수도 있다는 점을 기억하세요.

Q. 얼마나 자주 하나요?

A. 일반적인 경우, 매주 혹은 격주 1:1 미팅을 합니다. 빠르게 변하는 외부 환경과 언제든 변할 수 있는 조직 내 상황을 생각하면 적어도 격주로 이야기를 나누어야 서로의 생각을 잘 동기화할 수 있으리라 생각합니다. 다만 '반드시 매주 혹은 격주여야 한다' 생각하기보다는 미팅 상대방의 요구, 업무 상황, 역량, 경험 수준의 다름을 종합적으로 고려하여 설계하기를 추천합니다.

예컨대 리더의 입장에서는 1:1 미팅의 대상인 구성원이 몇 명이고, 어떤 특성이 있는지를 체크하여 아래와 같이 주기를 정해볼 수 있습니다.

• 4명 이하: 각 구성원 당 매주 30분~1시간 1:1 미팅 진행 가능
• 5명 이상: 현실적으로 모든 구성원과 매주 진행하기는 어려움. 목적을 고려하여 주기를 정함
  • 새 프로젝트를 시작한, 숙련도가 낮아 빠른 성장이 필요한, 팀에 새로 합류한 팀원과 더 자주 할 것
• 8명 이상: 업무에 따라 팀 내 시니어에게 1:1 미팅 위임도 고려할 수 있음
  • 위임하더라도 직속 팀원(direct report)의 경우 커리어 성장 및 기대치 정렬, 라포 형성을 위해 월간, 분기간 1:1 미팅 진행을 권장함

Q. 정말 바쁩니다. 이럴 때도 1:1 미팅 해야 하나요?

A. 1:1 미팅을 하는 리더와 팀원 모두에게 가장 현실적인 고민일 수 있을 텐데요. 격주 1시간 미팅도 부담이 될 정도로 바쁜 시기라면 무리하여 미팅을 강행하기보다는 일정을 조정하시기를 바랍니다. 다만 가능하다면 주기는 유지하고 미팅 시간을 줄이는 것부터 시도해보시면 좋겠습니다. 짧게라도 자주 해야 좀 더 긴밀하게 '현재 시점에 놓치지 않아야 하는 안건'을 다루는 것이 어색하지 않으리라 생각합니다. 예컨대 한 달에 한 번 1:1 미팅을 한다면 길게는 한 달 전에 생각했던 주제를 다루어야 할 텐데요, 그때는 이미 대화가 필요하지 않은 상황이 되었거나 문제를 잘 해결할 수 있는 타이밍을 놓친 뒤일 수 있습니다. 그렇기 때문에 일단은 주기는 유지하는 것을 추천합니다.

특히 정말 바쁘더라도 이러한 상황의 구성원과는 꼭 1:1 미팅을 하시기를 바랍니다.

• 팀의 목표 달성을 위한 중요한 프로젝트를 시작한 팀원
• 성과, 성장 측면에서 이슈가 발견된 팀원
• 팀에 새로 합류한 팀원(온보딩이 끝날 때까지)

Q. 팀원의 고충을 듣고 있는 것이 힘이 듭니다.

A. 1:1 미팅을 하는 리더의 가장 어려운 문제일 수 있겠습니다. 1:1 미팅에 대한 고민을 나누는 자리에서 "팀원의 고민이 리더로서 해결해줄 수 없는 고민들이라 스트레스"라는 이야기를 자주 들었고, 저 또한 같은 고민을 하는 터라 그 어려움에 깊이 공감이 됩니다. 정답을 드리기는 어려운 주제지만 제가 지금까지 생각했던 바를 공유해보겠습니다.

일단 누군가의 고민을 한 시간 내내 들어야 한다면 누구라도 당연히 힘들 텐데요. 내가 당장 어찌할 수 없는 고민을 매주 혹은 격주로 이야기한다면 가장 친한 친구, 혹은 사랑하는 가족이더라도 힘이 들 텐데, 팀원 혹은 동료의 경우는 오죽할까요. 특히 리더와 구성원 관계에서 오는 부담도 있습니다. 당장의 해결을 기대하고 고충을 이야기하는 팀원의 문제를 리더로서 아무것도 해결해 줄 수 없다면 리더 스스로 무능력하다고도 느낄 수 있고요. 같은 고민을 반복적으로 이야기하는 팀원이 답답할 수도 있습니다. 만약 리더로서 자신이 경험하는 대부분의 1:1 미팅이 그렇게 진행된다면 1:1 미팅 자체가 싫어질 수도 있을 텐데요. 만약 지금 내가 1:1 미팅을 부담스럽고 싫다고만 생각한다면, 어디서부터 악순환이 시작되었는지 돌아보는 것을 추천합니다.

더불어 고충을 말하는 팀원이 무엇을 기대하고 1:1 미팅에서 그 이야기를 하는지 정확하게 이해하는 것이 중요합니다. 제 경험으로는 팀원이 '당장의 해결'을 기대했다기보다는 고충에 대한 공감 혹은 시간이 걸릴지라도 함께 해결책을 고민하기를 기대하는 경우도 많았습니다. 그렇기 때문에 리더가 쉽게 해결하기 어려운 문제에 대해 팀원이 반복적으로 이야기한다면, 그 속의 기대를 잘 확인해볼 것을 권합니다.

대화 예시

• "OO님의 어려움에 공감합니다. 제가 리더로서 어떻게 행동해 주길 기대하나요? 고민을 이해하는 것만으로 충분한가요?"
• "그 고민이 구체적으로 어떻게 해결되길 기대하나요?"
• "쉽지 않은 문제라 지금 바로 해결책을 제시하기 어렵습니다. 고민해 보고 다음 1:1 미팅에서 이어서 이야기 나누어도 괜찮을까요?"
  
  

위와 같이 대화를 나누며, 아래와 같이 리더가 해결하기 어려운 문제임에도 해결해주길 기대한다면 '왜 내가 해결하기 어려운지에 대하여' 상황을 정확하게 설명하고 구성원의 이해를 구해볼 수도 있습니다.

• 리더의 권한과 책임을 벗어나는 문제
• 리더가 직접 경험(관찰)하지 못한 문제
• 팀원의 개인적인 문제 

⛺ 1:1 미팅을 둘러싼 리더들의 더 많은 질문에 대한 더 풍부한 답변이 궁금하다면, 아래의 캠프 콘텐츠를 확인해주세요.

1:1 미팅을 잘하고 싶은 리더를 위한 Q&A(1)

👉 1:1 미팅 정확히 이해하기

1:1 미팅을 잘하고 싶은 리더를 위한 Q&A(2)

👉 1:1 미팅, 더이상 어렵게 생각하지 마세요

💡꼭 강조하고 싶은 3가지

여기까지가 1:1 미팅이 아직 낯설거나 1:1 미팅을 좀 더 잘 하고 싶어 하는 리더를 위한 기초적인 가이드입니다. 글을 마치며, 아래 3가지 내용은 꼭 기억에 남겨주시면 좋겠다는 생각으로 정리합니다.

1. 1:1 미팅은 팀원이 주인공이 되는 대화입니다. 필요하다면 의식적으로 입을 꾹 닫아보세요.

2. 효과적인 1:1 미팅을 위해서는 팀원과 합의한 규칙이 꼭 필요합니다. 지킬 수 있는 간단한 규칙을 세워보세요.

3. 1:1 미팅은 리더와 팀원이 함께하는 훈련입니다.
   
   

준비하고 노력할수록 더 나은 대화가 가능합니다. 어떤 미팅은 만족스럽고, 어떤 미팅은 불만족스러울 수 있습니다. 중요한 것은 미팅 참여자인 리더와 구성원이 계속 더 나은 방식을 찾는 것입니다. 함께 계속 해나가는 훈련처럼 1:1 미팅을 하다보면 자연스럽게 신뢰를 쌓을 수 있습니다. 한번에 쌓을 수 있는 신뢰는 없기에, 지치지 않고 1:1 미팅을 계속할 수 있는 우리 팀의 방식을 찾아가시기를 바랍니다.