당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일
더 나은 당근메일이 될 수 있도록, 메일 하단의 설문조사 꼭 참여해주실꺼죠? - 11월 29일, 일흔세번째 당근메일: 생산성 뉴스레터
오늘 다룰 주제들 입니다
우리회사에서 그동안 엑셀로 업무관리했다면? = 먼데이닷컴
#생산성 협업툴 진대연
얼마 전 지하철에서 monday.com(먼데이닷컴) 광고를 발견했습니다. 지하철 한 칸 전체가 광고로 뒤덮여 있었는데요. 해외 협업 툴 서비스가 국내에 이렇게 적극적으로 광고를 하다니 뭔가 기분이 묘하달까요? 그만큼 한국의 생산성 협업 툴 시장이 더 커진 것 같은 기분도 들어 왠지 모를 자부심도 느껴졌습니다. 그래서 오늘은 지난번 Asana 에 이어 monday.com을 소개해 드리려고 합니다.
Asana, ClickUp, Smartsheet, Wrike, Swit, Flow 등 정말 많은 프로젝트 관리 툴이 있습니다. monday.com은 그중에서도 G2.com 기준 Top 5에 드는 꽤 인기 있는 프로젝트 관리 협업 툴 중 하나입니다. (monday.com은 2012년에 설립되어 만 10년이 채 되기도 전 올해 2021년 6월 나스닥에 상장한 저력있는 SaaS 회사 입니다.) 그러나 인기 있다고 무조건 좋은 툴은 아닐 것입니다. 그중 우리 회사에 딱 맞는 툴을 사용하는 것이 중요할 것입니다. 그러나 다들 비슷비슷해서 어떤 것이 우리 회사에 맞는지 고민이 드실 텐데요. 당근 메일에서는 나름 각 협업 툴의 핵심 기능을 통해 그 차이점을 설명해드리려고 합니다. 먼저 기존에 설명해 드렸던 Asana 를 다시 한번 리마인드 해볼까요? Asana 를 한마디로 정의하면 나만의 업무 프로세스를 존중하는 업무 분장 프로젝트 도구입니다. Asana 의 가장 큰 특징은 하나의 Task를 여러 개의 프로젝트 보드에 종속시킬 수 있다는 점입니다. 이를 통해 참여해야 하는 여러 프로젝트 보드들을 모두 신경 쓸 필요 없이 내 프로젝트 보드 하나에서만 업무를 파악하고 집중할 수 있습니다. 이를 통해 내 업무에 집중하고 몰입할 수 있도록 도와주는 것이 가장 큰 특징입니다. 그렇다면 monday.com은 어떨까요? Database & Automation = Monday.com 먼데이닷컴은 데이터베이스 기반의 프로젝트 도구입니다. Asana 는 각각의 업무를 Task 라고 부르지만, monday.com은 이를 Item이라고 부릅니다. Item은 Task보다 다소 상위 개념으로 다양한 속성값을 가지는 데이터베이스의 기본 단위입니다. 이러한 Item의 속성 덕분에 원하는 방식으로 정렬하고, 연결하고, 대시보드를 이용해 시각화 하는 것이 보다 쉬워집니다. 데이터베이스와 표는 어떤 차이가 있나요? 사실 데이터베이스는 우리가 말하는 표와는 조금은 다른 개념입니다. 이를 조금 쉽게 이해하기 위해 한가지 예시를 가져왔습니다.
위는 누군가의 좋아하는 것과 싫어하는 것을 대략 분류한 표입니다. 또한, 그 안에서 운동, 음식, 취미 등의 카테고리로 추가로 분류하여 정리하였습니다. 이처럼 표는 칸 안에 내가 원하는 방식대로 자유롭게 배치가 가능합니다. 내가 원하는 항목들을 한눈에 파악할 수 있어 편리하지만 다른 방식의 정렬이 필요할 때마다 표를 다시 만들어야 한다는 단점이 있습니다.  이번엔 위의 표를 데이터베이스 형태로 다시 재배치해보았습니다. 데이터베이스는 각각의 아이템을 중심으로 나열하고 각 아이템에 카테고리, 호불호 등의 속성을 부여하여 한 줄로 나열하는 형태를 의미합니다. 이렇게 데이터베이스 형태로 나열하면 각 속성에 따라 보고 싶은 아이템을 필터링하거나, 카테고리에 따라 정렬을 하는 등 표를 다시 만들 필요 없이 정리가 가능합니다. 또한, 그래프 도구들을 이용하여 손쉽게 시각화 할 수도 있습니다. 먼데이닷컴은 이러한 데이터베이스를 엑셀 없이도 편리하게 만들 수 있도록 도와줍니다. 아래의 이미지는 먼데이닷컴에 당근 메일 발행 글을 데이터베이스 형태로 나열한 이미지 입니다. 이렇게 각각의 글들을 개별 아이템으로 정하고 속성에는 글의 종류, 상태, 발행 회차 등을 추가할 수 있습니다. 이러면 한눈에 각각의 아이템과 속성들의 상태 값을 파악할 수 있습니다. 또한, 여러 가지 색깔이 사용되어, 엑셀에 비해 전체 내용을 빠르게 시각화 할 수 있습니다.
또한, 데이터베이스와 데이터베이스 연결도 가능합니다. 아래의 예시와 같이 [당근 메일 발행] 보드와 [당근 메일 컨텐츠] 보드를 연결하여 언제 뉴스레터에 어떤 어떤 컨텐츠를 발행할지 각각의 아이템들을 연결할 수 있습니다. 이는 Notion 의 데이터베이스와 동일합니다. 즉, 여러분이 이미 Notion 의 데이터베이스를 잘 사용하고 계신다면 손쉽게 monday.com 의 프로젝트 보드를 세팅하실 수 있다는 뜻이기도 합니다. 또한 내 아이템 보기, 대시보드 기능, 자동화 기능 등이 추가로 제공되어 함께 사용하는 함께 사용하는 협업툴로써는 더 다양한 기능을 갖추고 있습니다.
추가로 monday.com 은 입력 폼(양식) 기능과 자동화 기능을 제공합니다. 사실 두 기능은 Asana 에서도 지원됩니다만 monday.com 에서 보다 쉽고 직관적으로 사용할 수 있습니다. Asana 의 경우 입력 폼을 만들거나 자동화 기능을 추가하기 위해서는 각각의 프로젝트 내의 [사용자 지정] 메뉴에서 여러 단계를 거쳐야 생성이 가능하지만, monday.com 에서는 [+보기 추가]를 통해 양식 추가하고 우측 상단의 [자동화] 메뉴를 통해 바로 원하는 자동화를 생성할 수 있습니다.  monday.com 의 입력폼(양식) 기능  monday.com 의 자동화 메뉴 (자동 메일 보내기) monday.com은 데이터베이스 형태의 프로젝트 툴 입니다. 따라서 고객관리, 서비스관리, 제품관리 등의 데이터베이스를 엑셀을 이용해 관리하고 계시던 조직이라면 monday.com 을 사용하기에 매우 적절한 팀이라고 생각됩니다. 물론 칸 반 보드, 간트 차트 등도 기본으로 지원하고 있기에 데이터베이스 형태가 아닌 일반적인 Task 형태의 프로젝트에서도 충분히 사용이 가능합니다. 그러나 Asana 에 비해 각각의 보드가 지나치게 화려하거나 복잡해 보일 수 있다는 단점이 있습니다. 그러나 이러한 데이터베이스 형태가 눈에 익숙해지면 오히려 업무 전반을 한눈에 파악할 수 있게 됩니다. 동시에 monday.com 만의 화려한 컬러 역시 시각적 효과를 더해줄 것입니다.
monday.com 의 대시보드를 이용해 업무 사항을 한눈에 파악할 수 있다 같이보세요~ 아셨죠? 😊👍🏻    Printfriendly : 웹사이트에서 필요한 내용만 PDF로 출력하기
#생산성 도구 최환진 자료나 정보를 찾기 위해서 웹 서핑을 하다보면, 당장 살펴보지 못하지만 나중에 다시 보기 위해 북마크등을 해두곤 합니다. 많이 사용하는 북마크 서비스로는 에버노트, Notion, Liner 등을 사용하고 있는데요. 시간이 날 때 봐야겠다는 생각을 하고 필요한 정보나 자료, 사이트 등의 링크를 저장해 두지만, 실제 다시 보는 일이 많지 않아서 북마크의 활용을 높일 다른 방법이 필요했습니다. 제가 시도한 방법은 번거롭지만 참조할 웹사이트의 페이지를 일일이 PDF로 인쇄하고 Dropbox나 노트북의 폴더에 저장해두는 것이었습니다. PDF 파일 저장의 장점은 필요할 때 바로 전체 내용을 살펴보거나 읽어볼 수 있고, PDF 리더만 있으면 문서의 중요한 부분들에 하이라이트를 표시하거나 주석이나 의견들을 바로 추가할 수 있어 추후 자료 작성이나 정리에 매우 많은 도움이 되더군요. 이런 방식이 편리는 하지만, 웹 브라우저에서 필요한 웹 페이지를 바로 PDF로 인쇄하는데에는 몇가지 어려움이 있습니다. 일반적으로 많이 사용하는 크롬 브라우저에서 웹페이지의 전체 인쇄(print) 기능이 지원되지만, PDF로 인쇄된 문서 안에 광고나 배너, 사이트의 메뉴 항목들이 모두 포함되어 가독성이 떨어지는 문제가 있습니다. 인쇄될 페이지에서 필요한 부분과 내용만 발췌하여 인쇄할 수 있거나 페이지 본문만 인쇄되는 기능이 지원되는 프로그램을 찾던 중 Printfriendly를 알게되어 소개해드리고자 합니다.   Printfriendly는 크롬 브라우저 확장 프로그램으로 설치가 가능합니다. 확장 프로그램을 설치한 후, PDF로 변환할 웹페이지로 이동하고 상단의 Printfriendly 아이콘을 클릭하면 웹 페이지의 본문 내용만 깔끔하게 표시됩니다. 크롬 브라우저의 프린트 기능 대비 Printfriendly의 주요 특징들은 다음과 같습니다.
예를 들어, 웹브라우저의 인쇄 기능을 사용하면 17 페이지의 인쇄가 되는 웹 페이지를 Printfriendly에서는 2페이지 분량만 인쇄가 된다고 하니 불필요한 인쇄를 줄일 수 있어서 유용한 것 같습니다.
Printfriendly을 사용해보면서 가장 유용한 점은 페이지 출력 전에 본문 내용 중에서 필요한 부분만 편집이 가능하다는 점입니다. 텍스트나 이미지 중에서 불필요하거나 유용하지 않은 내용들은 손쉽게 삭제가 가능하여 필요한 부분이나 내용들만 남겨서 출력이 가능합니다. PDF 안에 출력하는 웹 사이트나 페이지의 링크가 포함되기 때문에 주요 내용만을 정리하여 보거나 보관만 해도 충분합니다.
PDF 출력이 완료되면 다운로드 후, Dropbox나 Google Drive 폴더에 보관하거나 Notion, Evernote의 새로운 페이지나 노트에 추가하고 관련 내용들을 요약/정리해 두면 필요 시 편리하게 검색하여 활용할 수 있습니다. Printfriendly 사용에 있어 한 가지 참고할 사항은 전자메일로 웹 페이지를 발송하는 경우 해당 웹페이지의 사이트 링크(link)만이 이메일로 전달됩니다.
해당 웹 페이지가 PDF로 변환되고 메일로 첨부되어 전송될 것으로 예상했습니다만, 실제 사용해보니 웹페이지의 일부 요약과 링크만이 전송되어서 메일 발송 기능을 사용하실 때 이점을 꼭 기억해주시면 좋을 것 같습니다. 자료 조사나 정리 업무가 많으신 분들에게 Printfriendly가 매우 유용하게 활용되기를 기대해 봅니다.
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