당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일
- 11월 2일, 열여덟번째 당근메일: 생산성 뉴스레터 "쉬지 말고 기록하라.
기억은 흐려지고 생각은 사라진다.
머리를 믿지 말고 손을 믿어라." 다산 정약용 오늘 다룰 주제들 입니다
일의 버전 관리로 속도와 성과 높이기
#생산성 딥다이브 최환진 구입한 상품이나 컴퓨터에 설치된 프로그램들을 살펴보면 제품 번호 이외에 버전번호등을 확인할 수 있는데요. 제가 사용하는 Notion은 현재 2.0.8 버전(메이저.마이너.패치 순서)이네요. 가장 큰 변경을 한 메이저 버전인 1.0버전보다는 많은 성능개선이 있는 제품이라는 의미로 볼 수 있는데요. 버전 번호는 단순한 숫자가 아닌, 제품과 서비스의 기능이나 특징, 성능등이 개선되고 보완되었거나 새롭게 추가되었다는 것을 의미합니다. 일종의 진척(progress) 상태를 표시한다고 볼 수 있습니다.
이러한 버전의 개념을 일과 성과를 높이는 방식에도 적용이 가능한데요. 이번 글에서는 제가 그동안 일과 업무를 수행하면서 일의 성과 관리를 위해 사용하는 버전 관리법(versioning)에 대해서 소개하고자 합니다. 버전은 일종의 목표과 성과수준을 설정하고 기준을 마련해준다는 점에서 유용할 뿐만 아니라, 현재 어느 단계까지 도착했는지를 확인하느데에도 유용하다는 점에서 일과 업무, 삶의 생산성을 높이는데 많은 도움이 되 실 것 같네요. 저는 일을 할 때 0.1, 0.5, 0.7, 0.9, 1.0의 총 다섯 단계로 나누어져 일을 관리합니다. 이러한 기준은 많은 일을 해보면서 나름의 기준을 갖게되었고, 이에 기반하여 설정하였습니다. 세세하게 나누기 보다, 시작, 진행, 마무리의 3단계보다는 좀더 중간의 단계들을 두는 것이 좋을 것 같다는 판단에 5개로 나누었습니다. 버전과 수행단계과 비율, 달성 성과의 내용들을 하나로 요약하면 아래와 같습니다.
최종 성과에 도달하기 위해 어떤 일들을 준비하고 실행하는지 단계별로 살펴보겠습니다. 0.1 단계 : 가장 중요한 단계로, 일의 시작과 개시를 표시합니다. 문서(Dropbox Paper, Google Docs, MS Words등)를 하나 새로이 열고, 일의 제목, 기한, 이해관계자, 산출물, 해야할 일들, 고려할 점등을 작성합니다. 아직 일에 대한 만은 부분들을 파악하지 못하고 있는 상황이라 예상되는 부분들을 모두 고려해보면서 내용들을 기록해 둡니다. 이제 일이 시작되었고, 최소한 어떤 일들을 해야할지 기본적인 지시판 하나를 만들게 됩니다. 이러한 일에 “발담그기”과정을 통해 일이 시작되었음을 마음속으로 인지하도록 하고 해당 일을 진행해야한다는 생각이들도록 합니다. 0.5 단계 : 이제 일의 1/2정도를 수행합니다. 작성하거나 완수할 일들의 구조를 대략적으로 설계합니다. 제안서, 기획서나 자료조사 보고라면 목차부터 작성하구요. 교육이라면 강의참석자 분석에 기초한 진행일정표를 꼼꼼히 만들어봅니다. 프로젝트나 과제라면 전체 일정 내에서의 마일스톤과 목표수준등을 작성하고 만들어봅니다. 구조나 점검 기준들에 기초하여 내용으로 포함될 자료나 정보들을 찾고 정리하면서 완수할 업무나 일의 전체 구조의 1/2정도를 마무리합니다. 개인적으로 1/2이 주는 의미는 절반정도를 마무리하게되면 일의 부담감은 줄이고 일을 마칠 수 있다는 안도감도 들고, 다음 일정을 계획하고 진행하는 여유가 생기는 장점이 있더군요. 특히, 절반의 완성과정동안 새로운 아이디어도 생기도 부족하거나 보완할 부분들도 찾게되게 되어 남은 1/2을 완성하는데 좋은 인풋들을 받을 수 있다는 점이 큰 도움이 됩니다. 0.7 단계 : 완수할 업무의 나머지 1/2을 수행합니다. 버전은 0.2정도 증가했지만, 일의 분량은 1/2이나 됩니다. 개인적으로 일의 진행 수준보다 높게 버전을 설정하다보니, 일을 끝내고 나면 더이상 마무리에 집중하지 않는 상황이 생겨서 그러한 마음가짐을 바꾸기 위해서 버전을 낮추고 일의 양을 높이는 방향으로 변경을 했습니다. 버전상으로는 0.7이지만, 이제 초안(draft)수준에서 일의 전체가 완성이 된 단계입니다. 앞서 0.5단계의 인풋에 기반하여 뒷 부분의 완성도는 더욱 더 높이지게 되고, 자연히 앞부분에 대해서도 부족한 부분들을 보완 및 보강하여 전체적인 일의 완성도를 향상시키는 일들을 수행합니다. 0.9 단계 : 1.0을 완료 버전으로 보면 0.9는 여전히 부족한 단계로 볼 수 있으므로, 인지적으로도 추가적인 일들이 필요하다는 생각을 하게 됩니다. 0.9에서는 마무리된 일의 검토시간을 갖고 내용이나 구성의 보강과 개선을 수행합니다. 필요한 경우, 상사나 팀장, 팀원의 피드백을 받을 시간도 이 때 가능합니다. 내용이나 구성에 대한 수정과 보강이 이루어지면 문서 스타일을 적용하여 최종 문서를 완성하고 마무리합니다. 이 단계가 업무를 100%로 완수한 시점이 됩니다. 1.0 단계 : 일에는 변수가 있습니다. 모두 마무리되어 전달 직전이지만, 상황변화로 내용의 일부 변경 혹은 삭제, 추가등의 요청이 새롭게 들어올 수 있지요. 이런 상황의 대응을 위해서 일종의 버퍼(buffer)기간을 둡니다. 저의 경우, 대략 1주일정도 시간을 두고 최종 전달이나 마무리를 하는데요. 제안서나 기획서등의 변경이 마감 전에 오는 경우가 생각보다 많다보니, 일의 마무리와 전달의 시점간의 일정시간구간을 두는 방안이 효과적입니다. 물론, 그러한 상황이 발생되지 않은다면, 0.9단계로 마무리되는 것이고, 발생된다고 하면 1.0으로 마무리되는 셈인데요. 1.0이라면, 최종적으로 110%의 성과로 일을 완료하게 됩니다. 일의 진도와 진척을 관리하는 방법들은 일에 따라, 일을 담당하는 사람에 따라 다양하게 가능합니다. 앞서 소개해드린 개인수준에서 적용가능한 업무나 일의 진도 방법을 하나의 예시로 살펴보시고, 아래의 사항들을 참고하여 자신만의 업무 진척관리를 체계적으로 만들고 실행해보시면 좋을 것 같네요.
어느정도까지 일의 성과를 만들어 낼지는 개인의 지식과 경험, 역량에 따라 달라질 수 있지만, 일의 성과를 만들고 수행하는 과정에서 자신만의 성취 기준과 수준을 정해보는 고민과 시도, 그리고 조정의 반복적인 일들은 현재와 미래에 수행할 일들의 산출물과 결과, 그리고 품질을 향상시키는데 큰 바탕이 될 것으로 기대합니다. [당근 설문조사 결과] 최고의 아웃라이너 앱은?
아이디어를 키우는 두가지 도구
#생산성 팁 홍순성 매일같이 쏟아지는 아이디어가 있더라도 담아놓고 끝나면 아무런 의미가 없습니다. 아이디어가 기록 후에도 계속 커질 수 있도록 만들어가는 것이 중요한데, 이때 기본이 되는 저장 공간 발견이 중요합니다. 우리는 날것 그대로의 머릿속 생각을 꺼내기에 안성맞춤인 아날로그 도구와 머릿속 생각을 체계적으로 관리할 수 있는 디지털 도구를 함께 사용하면 아이디어를 효과적으로 확장시킬 수 있습니다. 대표적으로 아날로그 도구는 메모지(포스트잇), 작은 수첩, 플래너 등입니다. 디지털 기록 도구로는 다양한데 기본적으로 어디나 있는 메모장이며, 에버노트, 원노트, 구글 킵, 워크플로위, 노션 등등이 있습니다. 최근 관심을 가지는 도구가 갤럭시 노트앱이며, 스마트폰 전용 노트앱이라 언제든지 꺼내 바로 펜으로 작성한다는 장점도 가지고 있습니다. 조만간 해당 도구 이야기도 사례 소개 하겠습니다.
다음으로 가장 중요한 것이 습관입니다. 아무리 좋은 도구라도 매일 사용하지 않으면 무의미 합니다. 한두 번의 기록이 아닌, 꾸준히 지속하여 작성해야 하고 나중에 활용하기 위해 보다 체계적인 시스템을 마련해야 합니다. 우선 종이 수첩에 작성할 때에는 삼색 볼펜을 사용합니다. 검정색은 떠오르는 생각을 적고 빨간색은 중요 포인트를 표시합니다. 파란색은 부연 설명 용도입나다. 빨간색으로 표시 되지 않은 것은 중요도가 낮다는 것을 의미하기 때문에 중요한 것은 가급적 많은 표시를 해 두고 꺼내보면서 기록을 반복적으로 합니다. 이후 적은 내용중에 중요한 것을 토대로 좀 더 깊이 있게 생각을 정리하기(실행하기) 위해 컴퓨터 환경으로 옮기는 작업은 워크플로위로 정리하고 구체적인 세부 자료들을 넣어 완성합니다. 이걸을 구체화 시키는 작업을 반복합니다. 아이디어가 커지도록 만드는 두개의 도구 소개합니다. 첫째, 생각 정리의 대표 주자인 마인드맵입니다. 마인드맵은 방산형 방식으로 특정 주제에 대해서 보다 체계적으로 풀어낼 수 있어 다양한 분야의 전문가 들이 사용하고 있습니다. 새로운 아이디어를 구상하거나 원하는 주제를 정리할 때 효과적입니다. 마인드맵의 가장 큰 장점은 인간의 사고 방식을 그대로 옮겨 놓았다는 것입니다. 무엇인가를 기록하려고 할 때, 분류를 하거나 큰 영역에서 작은 영역으로 내려가는 톱다운(top down) 방식을 사용하는데, 마인드맵은 이것에 있어 가장 직관적인 도구입니다. 둘째, 생각 정리를 목록(리스트) 형태로 할 수 있는 워크플로위가 있습니다. 워크플로위는 아웃라이너 프로그램으로서 목록 형태로 작성합니다. 워크플로위는 “Organize your brain(당신의 뇌를 정리해 준다)”를 모토로 제작된 것으로 메모장처럼 단순한 반면 사고를 표출하고 정리하는데 도구로서, 정렬되지 않은 머릿속을 단순하게 정리할 때 유용합니다.
마인드맵과 워크플로위의 차이점은 무엇일까요? 마인드맵과 워크플로위의 차이는 확장성에 있습니다. 마인드맵이 한 그루 나무에서 여러 개의 가지를 만드는 형태라면 워크플로위는 많은 나무를 만들어 숲을 이룰 수 있도록 관리합니다. 워크플로위에서 여러 나무와 가지의 연결을 태그(tag)로 관리합니다. 태그는 숲 속에서 공통점이 있는 나무를 찾거나 종류별로 살펴볼 수 있게 하는 기능입니다. 여러 가지 작업을 동시에 해야 하거나 단계가 복잡하고 많은 참고 자료들이 필요한 일이라면, 태그를 통해 관련 자료들을 쉽게 분류하고 빠르게 찾을 수 있습니다. 가볍게 아이디어 작성은 아날로그로 하며, 이것을 구체화 작업을 통해 문서화, 실행 단계로 넘어가는 것은 디지털 환경으로 이어지면 방법을 선택하면 좋습니다. 노션으로 만드는 나만의 북마크 페이지
#생산성 도구 활용 진대연 자주 사용하면서도 늘 불만이였던 도구가 있습니다. 바로 브라우저의 Bookmark(북마크) 기능입니다. 하루에도 다양한 웹페이지들을 돌아다니면서 나중에 다시 볼 항목을 저장하거나, 자주 가는 사이트들을 브라우저의 북마크에 저장해 두곤 하는데요. 좀처럼 저장된 정보들이 다시 활용되지 못합니다. 왜 그럴까요? 웹브라우저의 기본 북마크 기능은 너무 불편합니다
자주는 아니지만 가끔씩 다른 브라우저를 사용해야하거나 다른 사람의 컴퓨터를 사용해야 할 때가 있습니다. 이 경우에 열심히 저장해 둔 북마크는 무용지물이 됩니다. 기존에는 Xmarks 와 같은 서비스를 통해 브라우저간의 북마크 동기화가 가능했지만, 현재는 서비스가 모두 종료되어 사용이 불가능합니다. PC방 혹은 다른사람의 컴퓨터에 설치된 브라우저를 사용하는 경우는 더욱 그렇습니다. 그렇다고 남의 컴퓨터에 나의 계정을 동기하기엔 여간 찝찝하죠. 결국 원하는 페이지를 방문하기 위해 이리저리 해매게 됩니다.
내 브라우저에 이미 저장된 북마크도 썩 만족스럽지 않습니다. 다시 읽어보기 위해 저장해 둔 기사는 어떤 폴더에 저장해두었는지, 어떤 이름으로 저장해 두었는지 잘 기억이 나지 않습니다. 자주 사용하는 몇 개의 링크를 제외하고는 기존의 북마크들은 전혀 좀 처럼 재사용되지 않습니다. Instapaper, Pocket, Liner 와 같은 서비스를 사용하면서 다시 읽어볼 기사들을 잘 정리해보려고 했지만, 막상 사용하려고 하면 해당 서비스들이 생각이 나지 않습니다. 또한, 저장된 웹페이지들을 용도에 맞게 잘 정리하고 싶은데, 이것도 좀처럼 쉬운일이 아닙니다. 우선, 북마크에는 제목 외에 다른 정보를 남기기 어렵습니다. 물론 제목을 길게 쓰면 되겠지만, 카테고리 별로 구분하거나 메모를 남기기엔 불편하기만 합니다. 혹시 여러분도 저와 같은 불편함을 경험하셨나요? 그렇다면 오늘 제가 제안드리는 팁이 조금이나마 도움될것입니다.
노션을 활용해서 북마크 관리를 한다면?
노션과 노션 웹클리퍼를 이용하면 위의 문제를 간단히 해결할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
북마크를 생성하는 방법은 간단합니다. 노션 웹클리퍼를 크롬 브라우저에 추가 설치하시면 현재 보고 있는 사이트를 손쉽게 나만의 북마크 페이지에 저장하고 관리할 수 있습니다. 또한, 노션을 이용하면 클리핑 된 내용을 단순히 URL 뿐만 아니라, 다양한 속성을 추가할 수 있어 한눈에 URL 정보를 확인할 수 있습니다. 특히 저는 체크박스 속성을 추가하여 나중에 읽어 볼 컨텐츠 들을 한눈에 보기 좋게 관리하고 있습니다. 노션을 사용하여, 똑똑한 나만의 북마크 관리를 시작하세요. 이제 저장해 둔 정보들을 카테고리별로 분류하고, 언제든 다시 찾아볼 수 있습니다.
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