다음으로 비동기 커뮤니케이션 도구들이 등장하면서, 우리는 같은 시간대에 서로 만나지 않아도 정보를 주고받을 수 있게 되었어요. 특히나 코로나를 통해 확산된 재택근무나 유연근무 시대에는 정말 없어서는 안 될 도구가 되었죠.

이는 단순한 정보 공유를 넘어서, 미리 충분한 정보가 공유된 상태에서 더 의미 있는 대화를 나누고, 서로의 아이디어를 발전시키는 데 큰 역할을 했죠. 슬랙이나 노션, 그리고 다양한 협업 도구들을 통해 굳이 같은 공간이나 같은 시간에 머무를 필요 없이, 각자의 페이스에 맞춰 일을 진행할 수 있게 해주었고, 이를 통해 생산성은 물론이고 협업의 질도 한층 높아졌어요.

실시간 미팅도 중요하지만 비동기 커뮤니케이션은 서로가 자신이 집중할 수 있는 시간에 맞춰 정보를 소화할 수 있게 되었어요. 그 덕분에 진짜 실시간으로 미팅하는 동안에는 가장 중요한 내용으로 바로 소통이 가능해진것이죠. 디지털 도구들은 온라인 보드 역할을 통해 장소의 제약없이 정보를 서로 동기화 할 수 있게 도와주었답니다.

3. 자동화: 반복 업무의 손쉬운 처리

그 다음 단계는 자동화였어요. 게임 체인저의 시작였죠! 반복적이고 시간 잡아먹는 업무들을 자동화함으로써 우리는 훨씬 더 중요한 일에 집중할 수 있게 되었거든요.

Zapier나 Make.com 같은 도구들이 처음 나왔을 때를 생각해보면, 정말 마법 같았어요. 이메일이 오면 자동으로 할 일 목록에 추가되고, 특정 키워드가 포함된 메시지는 자동으로 분류되고... 루틴한 작업들을 자동으로 처리해주는 이런 도구들은 우리의 시간을 절약해주고, 업무 흐름을 더 매끄럽게 만들어줬기 때문이죠. 사실 이런 일들은 우리가 일을 많이 한 것처럼 보여줄지는 몰라도, 우리의 가치를 올려주는 일들은 아니니까요. 그런 반복적이고 귀찮은 업무 사슬을 디커플링하여 자동화함으로써, 우리는 진짜 중요한 일들에 더 집중할 수 있게 되었습니다.

하지만 이 자동화는 어디까지나 우리가 미리 설정해둔 규칙에 따라 작동하는 방식이었죠. 그래서 필요에 따라 그 설정을 매번 바꿔주어야 해요. 그리고 가끔은 실수가 발생하는데요. 이러한 한계를 극복해낸것이 바로 AI의 시대였습니다.

4. AI 에이전트: 선제적으로 도와주는 개인 비서의 시대

본격적인 AI 시대가 도래하면서, 생산성 도구들은 단순한 자동화를 넘어 다양한 방식의 AI 에이전트들을 도입하기 시작했어요. 텍스트를 요약 정리해주는 것은 기본이고, 기존의 노트들에서 질문을 통해 RAG 방식으로 답변해주는 챗봇. 혹은 현재 진행할 업무들의 서브 태스크를 만들어 주는 등의 다양한 방식으로 진화해 가고 있죠. 하지만 진짜 AI가 유용하게 느껴지는 부분은 따로 있었습니다.

이미 우리는 AI없이 일을 하기 어려울 지경이 되었죠. 기본적인 글쓰기나 내용 정리 그리고 회의 요약 등에는 AI가 기본으로 사용되고 있습니다. 하지만 이것 만으로는 AI가 진짜 편리해졌다고 말하기에는 뭔가 아쉬운 부분이 있었는데요. 최근의 몇 가지 서비스들은 진짜 우리가 필요한 AI 에이전트가 무엇인지 보여주고 있어요.

알아서 초안을 작성해주는 AI 이메일 비서, Jace

먼저 가장 인상깊었던 AI 서비스 중 하나는 Jace 입니다. (비슷한 서비스로는 Fyxer AI 도 있죠.) 이 서비스는 저의 Gmail 또는 Outlook 이메일을 연결해두면 자동으로 해당 이메일을 답변이 필요한 이메일인지 혹은 단순 정보성 이메일인지 혹은 광고 인지 등으로 분류해준다는 점입니다. 사실 이메일의 경우 발신자와 상관없이 내용에 따라 분류가 달라지게 되는데요. AI는 실제 본문의 내용을 읽고 이를 판단할 수 있게 되는 것이죠.

하지만 Jace의 기능은 분류에서끝나지 않습니다. 답변이 필요한 이메일의 경우 미리 초안을 만들어 둔다는것이 핵심입니다. 초안 내용의 일부만 수정하면 바로 메일을 회신할 수 있죠. 덕분에 이메일을 처리하는 시간이 1/10 로 줄어들게 되었습니다.

이처럼 AI가 단순히 제가 요청한 업무를 수행하는 것을 너머 처음부터 끝까지 자동으로 알잘딱깔센으로 Ready 상태로 만들어준다는것은 엄청난 혁신이죠.

우리회사의 진짜 비서 Asana, AI Teammate

최근 Asana 는 AI Teammate 라는 기능을 출시했습니다. 생성된 Task 를 실제 팀원이 아닌 AI Teammate에게 할당하는 기능입니다. 이렇게 업무가 할당되면 AI Teammmate는 주어진 업무에 대한 서브태스크를 스스로 설정하고 필요한 리서치 및 작업들을 실행 한 뒤 최종적인 보고서 문서를 생성해줍니다. (진짜 끝내주지 않나요!)

업무에 필요한 기본적인 리서치 내용들은 이제 Asana 안에서 즉각적으로 업무를 AI에게 지시하고 그 흐름이 끊기지 않게 프로젝트 내에서 관리할 수 있는 것이죠.

혼자서 일하는 AI 비서, HubSpot

HubSpot 역시 INBOUND 2025 발표를 통해 가장 AI로 앞서나가는 CRM 툴이 되었습니다. 예를들어 새롭게 들어온 고객 정보를 바탕으로 그 회사 정보와 최신 뉴스 등 세일즈에 필요한 내용들을 미리 준비해서 고객정보를 보다 상세하게 볼 수 있도록 '미리' 준비해 둡니다.

또한, 잘못되거나 중복된 연락처. 중복된 이슈 등의 데이터 처리도 Data Hub의 AI가 알아서 정리를 해주죠. 이제 수많은 고객정보를 정리하는데 드는 수많은 시간이 Zero 로 수렴되고 있는 것이죠.

이처럼 앞으로의 AI 에이전트의 방향은 단순히 현재 진행하는 업무를 도와주는 것을 너머 보다 선제적으로 업무를 할당받고 미리 준비하는 방식으로 진화되고 있음을 알 수 있습니다. 최근 ChatGPT 역시 Pulse 라는 개인화된 AI 서비스를 통해 보다 적극적인(Proactive) AI 비서로서의 역할 수행을 제시하고 있죠. (아직까지는 Pro 유저만 사용할 수 있다는 단점이 있지만 말입니다.)

생산성 도구의 미래를 향해

결국 이런 흐름을 통해 우리는 생산성 도구들을 단순한 도구가 아니라, 정말 나를 잘 이해하고 미리미리 도와주는 든든한 파트너로 활용할 수 있게 되었답니다.

불과 10년 전만 해도 디지털 공간에 '할 일을 적어두는 것'만으로도 충분히 생산적이라고 생각했는데, 이제는 AI가 제 업무 패턴을 분석해서 미리 업무를 준비하고 도와주는시대가 되었으니까요. 또한 이제는 그 결과물에서의 퀄리티가 얼마나 쓸만한가 아닌가가 승부처가 되지 않을까 싶습니다.

여러분의 AI도 여러분의 생산성을 높이는데 잘 활용되고 있으신가요? 그럼 이번 한 주도 생산적이고 행복한 시간 보내시길 바라며, 다음 당근메일에서 또 만나요! 🥕