• 부캐를 통한 셀프 생산성 높이기
• Scrintal : 카드기반 마인드맵 생각 정리 도구

부캐의 장점

• 명확한 캐릭터 설정을 통해 해당 캐릭터에 빠르게 전환하고 몰입할 수 있다.
• 역할 사이에 발생하는 상충하는 고민을 제거하고 선택한 캐릭터에 부합하는 목표에만 집중할 수 있다.

바쁜 리더에겐 언제나 비서가 있다

대통령이나 큰 회사의 대표에게는 늘 비서가 존재합니다. 그만큼 한 사람이 소화해야 하는 일정과 업무가 너무 많아 혼자서 감당하기 어렵기 때문이죠. 그래서 비서는 리더들이 자기 일에 더 몰입할 수 있도록 도와주는 역할을 합니다. 예를 들어 미팅 일정을 조율하거나 업무의 우선순위를 정하고, 또 주요 안건과 정보를 정리 및 요약해 둠으로써 리더가 나중에 손쉽게 활용할 수 있도록 준비해 둡니다. 물론 비서의 역할은 여기에서 그치지 않습니다. 가끔은 업무를 도와주는 것을 넘어 리더가 더 바른 방향으로 갈 수 있도록 충언도 아끼지 않죠. 그만큼 좋은 비서와 리더는 누구보다 가깝고 서로를 잘 이해하는 서로의 분신과도 같은 관계입니다.

사실 요즘엔 리더가 아니더라도 누구나 비서를 고용할 수 있습니다. 바로 당근 메일에서 자주 다루는 생산성 도구들이 그렇습니다. 그러나 생산성 도구들이 아직은 인간 비서만큼이나 일을 완벽하게 처리하지는 못합니다. 도구를 직접 사용하고 세팅하는 것은 결국 우리 자신의 몫이기 때문이니까요. 그러나 문득 이런 생각이 들었습니다. 나 스스로 나의 비서가 된다면 어떨까? 라고 말이죠. 단지 비서의 일을 하는 것을 넘어 ‘비서’라는 부캐를 만들어서 자기 자신을 모시는 조력자의 캐릭터로 행동하는 것입니다. 게다가 이 비서는 누구보다도 리더를 가장 잘 아는 비서이기도 하죠.

주인의 시간, 비서의 시간

평소대로 셀프 스케줄 관리를 하는 것과 스스로 자신의 ‘비서’라는 캐릭터가 되어 ‘리더의 시간’을 스케줄 하는 것은 조금은 다른 느낌을 줍니다. 자기 자신을 보다 객관화 해서 바라볼 수 있게 되기 때문입니다. 여러분이 이제부터 누군가의 비서가 된다고 생각해보세요. 그리고 그 사람은 바로 자기 자신 입니다. 그리고 그 비서는 리더가 더 건강하고 행복하게 살 수 있도록 하루하루를 설계하는 임무를 부여 받은 것입니다.

비서의 역할은 이렇게 리더의 목표에 맞게 스케줄 관리를 잘해야 합니다. 이를 위해 쌓인 수많은 업무 중 가장 중요한 업무들을 먼저 처리해야 합니다. 그리고 리더의 효율을 높이기 위한 다양한 방법들을 고민해야 합니다. 그렇다고 너무 몰아붙여서도 안 됩니다. 누구보다 리더의 행동과 습성을 알기 때문에 가장 지속 가능하게 성과를 만들어갈 수 있도록 가장 현명한 플랜을 세워야 합니다. 이렇게 스스로 자신의 비서가 되었다고 생각하면 마음가짐이 달라져 전보다 더 괜찮은 계획이 만들어지게 됩니다. 또한 누구보다 자기 자신을 잘 알기 때문에 언제 의지력이 떨어지는지 또 언제 업무를 잘 할 수 있는지 파악하여 무리한 계획이 아닌 현실성 높은 계획 수립이 가능해지는 것이죠. 저는 이를 “자기 자신에게 훈수 두기” 라고 표현하곤 합니다.

리더의 시간은 집중의 시간

이렇게 비서를 통해 리더의 스케줄이 정리되었습니다. 리더는 고민할 필요 없이 비서가 짜준 스케줄 대로 행동하기만 하면 됩니다. 그렇기 때문에 그때그때 고민하거나 선택할 필요 없이 순간순간에 더욱 집중할 수 있습니다. 이미 캘린더에 언제 어디서 무엇을 해야 할지 잘 세팅되어 있기 때문에 지금 무슨 일을 먼저 해야 할지 망설이지 않아도 됩니다. 그냥 계획된 순서대로 집중하여 처리하는 것에만 몰두할 수 있습니다. 이렇게 비서의 시간과 리더의 시간이 구분되면 리더의 시간 동안 머릿속 잡생각이 사라집니다. 외부로부터 들어오는 추가 업무들은 나만의 Inbox에 저장해두고 비서의 시간에 모두 처리해버리면 되기 때문입니다. 자이가르닉 효과가 사라져 온전히 지금 해야 하는 일에 더 집중할 수 있게 됩니다.

그러나 가끔은 비서가 스케줄 관리를 잘못하는 경우도 발생하게 됩니다. 자신을 아직 잘 이해하지 못해서인 경우도 있고 혹은 전혀 예상치 못하는 일이 벌어졌기 때문일 수도 있습니다. 중요한 것은 이런 일이 발생했을 때를 잘 기록해 두어야 한다는 것입니다. 이런 기록들은 비서에게 전달되어 스케줄을 더 잘할 수 있도록 큰 참고가 되어 줍니다.

추가 팁

주인의 시간과 비서의 시간을 구글 캘린더에서 색깔로 나누어 놓으면 더 좋습니다. 캘린더의 색깔을 보면서 내가 지금 어떤 캐릭터에 집중해야 하는지 알 수 있기 때문입니다. 또한, 비서의 시간에는 스케줄 링을 위한 자기만의 프로세스를 만들면 보다 빠르게 일 처리가 가능합니다. 그중에서 반복적으로 발생하는 일의 경우 Zapier와 같은 자동화 도구를 이용하면 더욱 효율적으로 처리할 수 있습니다.

리더의 시간과 비서의 시간 모두가 중요하지만, 저의 경우 가능하면 에너지가 높은 오전 시간에는 리더의 시간을 충분히 할애 합니다. 점심 식사 후 퇴근 직전 혹은 잠들기 직전과 같이 에너지가 많이 떨어지는 시간에는 비서 모드로 전환하여 마치 누군가를 위해 일하는 사람인 양 일을 처리합니다. 즉, 자기가 자신을 모신다는 생각을 가지니 다소 피곤한 에너지 상황에서도 스케줄을 정리하는 데 나름 효과적이었습니다.

이 글을 읽고 계시는 지금은 바로 이메일을 읽는 ‘비서의 시간’입니다. 비서의 시간은 필요하다고 생각되는 점을 리더가 나중에도 잘 사용할 수 있도록 정리해 둠으로써 빠르게 성과로 이어지도록 돕는 역할을 합니다. 이처럼 저는 ‘놀면 뭐 하니?’ 에서 얻은 영감을 통해 비서라는 캐릭터를 따로 만들어 두었는데요. 캐릭터를 통한 마인드 체인지만으로도 역할에 충실할 수 있어 큰 도움이 되었습니다. 집중해서 성과를 낼 필요가 없는 나머지 시간엔 언제나 리더의 성과를 만들기 위한 비서 모드가 대기상태가 됩니다.

이런 작은 아이디어가 여러분들에게도 공감되시나요? 실제 생산성 향상에도 도움이 되셨으면 하는 마음입니다. 여러분들 만의 더 좋은 아이디어가 있으시다면 당근 메일에도 공유해주세요!

• Whiteboard 추가 기능 미지원
• Card들은 Whiteboard 내에 손쉽게 추가가 가능하나, Whiteboard 링크 자체는 추가가 되지 않습니다. 빠른 화이트보드 보기를 위해 이 기능의 추가가 필요하네요.
• 홈화면(Home Whiteboard) 메뉴
• Scrintal을 사용하면서 가장 난감한 상황이 Home 화면의 부재였습니다. 작성한 Whiteboard들은 검색 창에서만 찾을 수 있는데요. 로그인 후, desk 화면에서 보이는 whiteboard를 사용자가 빠르게 구성하고 dashboard처럼 사용할 수 있도록 Whiteboard 추가 아이콘이나 메뉴가 지원되면 좋을 것 같습니다.
• 마우스를 사용한 카드간의 연결
• 카드 내에서 새로운 카드 노트 생성을 통한 카드간 연결만 지원됩니다. 이미 생성된 카드들을 연결선(link)을 통해 편리하게 연결(마인드맵에서 마우스로 노드 간 연결하는 방식)하는 것이 불가하여 화이트보드에 카드 추가 후에 연결된 카드로 들어가서 플러스(+) 명령어로 카드를 하나씩 추가해야 하는 번거로움이 있습니다. 이 부분도 카드 간 연결선 생성 기능이 지원되기를 기대해 봅니다.
• 텍스트 컬러 하이라이트
• 텍스트에 부분 강조 기능이 없습니다. 한 가지 색상이라도 지원되면 좋을 것 같습니다.
• 카드수 증가에 따른 속도
• 아직은 생성한 카드수가 많지 않아서 쾌적하게 사용하고 있는데요. 카드수가 늘어남에 따라 서비스 속도가 어떻게 될지 궁금하네요.
• 카드 내 드로잉 기능
• 현재는 텍스트와 링크, 임베드, 파일 업로드 등이 가능한데요. 간단한 그림 그리기 기능 등이 지원되면 좋을 것 같습니다. 많은 노트 서비스에서 사용되는 excalidraw 이 지원되면 좋겠네요.
• 테이블 내 Horizontal 방향 칼럼 생성 제약
• 테이블 내 칼럼이 수평방향만 지원됩니다. 수직 방향 혹은 행과 열 방향의 자유 추가 및 배치가 지원되면 좋을 것 같은데요. 앞으로의 업그레이드를 기대해 봅니다.
• 카드 정렬
• 카드의 수평,수직 혹은 왼쪽, 오른쪽, 중앙등의 정렬을 위한 기능이 미지원됩니다. 카드를 하나씩 이동시켜야하는 번거로움이 있네요.
• 할 일 완료를 위한 체크박스
• 체크박스 기능이 미 지원되어할 일 완수를 tag를 사용해서 표시해야 하는데, 이 기능은 빨리 지원되면 좋겠네요.
• 캘린더 
• 일자별로 작성한 카드나 화이트 보드들을 모와서 볼 수 있는 기능의 지원되지 않아서 일자별 정보 찾기에 어려움이 있습니다. 이 부분도 개선이 되면 좋겠네요.