안녕하세요. 작은마케팅클리닉 운영하는 이상훈입니다.
136회째 작마클 레터입니다.
요즘 시스템이란 개념이 일반화 되면서,
기존 사업자들의 주요 관심사 중 하나는 시스템 구축입니다.
그동안 창업자의 시스템 구축 방법은 자주 말씀드렸습니다.
설계 > 시운전 > 완성 > 운영 > 확산
이 5단계 로드맵이죠.
좀 더 상위 레벨에서 보면
생산, 고객, 수익 3가지 시스템 중에서
고객 시스템을 중심으로 위의 5단계를 진행해가면서
완성 단계 후에 생산 시스템 구축으로 들어가는 방식이었습니다.
(물론 생산시스템을 먼저 구축하고 시작하시는 분들이 더 많지요)
하지만, 기존 사업자의 경우는
이 5단계를 그대로 따라가기 보다
필요없는 것은 건너뛰기도 하고, 로드맵에 없는 것을 해야하는 경우도 생깁니다.
기존 사업자가 시스템 구축을 원하는 이유는
1) 안정적인 사업 운영
2) 오너의 시간 빼내기
이 두가지가 주요 목적이더군요.
그래서 이번에는
기존 사업자의 시스템 만들기 순서를 한번 정리해 보았습니다.
1) 시스템 구조 파악
2) 모니터링 체계 구축
3) 업무 프로세스 정리
4) 사람에게 업무 위임 : 조직 구성
5) 기계에게 업무 위임 : 자동화
각 단계별로 세부적인 사항은 아래와 같습니다.
1) 시스템 구조 파악은
먼저 고객 시스템의 설계도를 그리고,
설계도에 따라 현재 상황을 매칭시켜서 정리합니다.
(마케팅 캔버스 활용)
2) 우선 고객 유입 채널을 모니터링할 수 있는 각 채널별 지표관리 체계를 구축하고,
고객 전환 및 활성화 상태를 모니터링할 수 있는 CRM을 세팅합니다.
(클론CRM의 지표장부와 거래장부 활용)
3) 고객 시스템의 각 단계별 고객 경험시나리오를 먼저 정리하고,
각 시나리오가 실행될 수 있도록 지원하는 직원들의 업무 프로세스를 정리합니다.
(SPA 템플릿 활용)
4) 설계도에 따라 각 단계별로 업무를 배분합니다.
업무를 위임할 때 위의 1~3단계가 세팅되어 있지 않으면
알아서 잘 할 수 있는 직원이 들어오기만 기다리게 됩니다.
내가 직원에게 맡겨야할 일이 어떤 것인지를 명확하게 알고,
그게 어떤 구조에서 해야하는 일인지 맥락이 정리되어야
직원들도 제대로 일을 할 수 있게 됩니다.
또한 직원의 업무 수행결과가
시스템 운영의 결과로 모니터링되어야
성과 관리도 제대로 할 수 있습니다.
추가로 직원 채용을 위한 직원 팬덤 시스템을 설계하고 운영합니다.
또, 직원들이 업무를 하면서 프로세스를 개선할 수 있는 디지로그 방식을 정착시킵니다.
디지로그 업무 방식이란,
업무 기록 > 실행 > 기록수정 > 실행 > 기록수정 의 사이클을
무한반복하면서 프로세스를 계속 정리하고 개선해나가는 방식입니다.
5) 위의 4단계가 정리된 다음에야 자동화가 가능합니다.
보통은 바로 자동화를 추진하려고 하는 경우가 많은데,
대부분 실패합니다.
자동화, 업무 전산화란
프로세스를 컴퓨터라는 기계에게 맡기는 일인데,
뭘 어떻게 맡겨야 할 지 모르는 상황에서
자동화 시스템 구축에 들어가면
시간과 비용만 낭비하게 됩니다.
자동화의 순서도,
1~4단계에 따라 프로세스가 정리된 후,
바로 자체시스템 구축으로 들어가기 보다는
SaaS 등의 기존 웹 서비스 여러개를 활용하여
부분 자동화를 진행한 후, 필요하다고 판단될 때
자체 시스템을 구축하는게 효율적입니다.
지금 작은회사들이 고민하고 있는 시스템 구축이
우리나라에서 일반화된 것은 90년대 쯤으로 기억합니다.
컴퓨터가 도입 되면서 대기업들의 전산화 열풍이 불었고,
그 당시 전산 시스템 구축 업무는
이 시스템 구축 5가지 단계의 흐름과 비슷한 방식으로 진행되었습니다.
전체 과정의 대부분은 컨설팅 업체에서 진행했고,
마지막 5단계에 해당하는 부분만
개발회사에서 맡아서 진행하는 경우가 대부분이었습니다.
실제 전체 프로젝트에서
개발작업의 비중도 아마 약 1/5정도 밖에 되지 않았을 겁니다.
비즈니스 시스템 구축이
단순히 업무 위임을 하고, 자동화를 하는 것이 아니라,
구조부터 정리하고 하나하나 밟아가야 한다는 것을
알면, 그리 어려운 문제는 아닙니다.
작은회사는 규모도 작고 사업도 단순하기 때문에
전체 과정만 알면
그리 어렵지 않게 구축할 수 있습니다.
각자의 상황에 따라
어느 정도까지 진행할 것인지만 결정하면 되며,
무조건 끝까지 할 필요도 없고,
한 번에 되는 일도 아닙니다.
전체적인 흐름을 만들어 놓고
끊임없이 하나하나 만들어가는 과정이
곧 사업의 과정이기도 하니까요.
