[엔슬리뉴스] 채용 오류를 줄이는 방법

N.thly News 2023-09월호

📬 채용특집
- 7회차 : 채용 오류를 줄이는 방법 -

(상상) 구직자 ! 너 내 동료가 되어라 ! 😉
(현실) 구직자 ! 너 내 도도독 😨

💡 멋지게 채용하려다 실수하지 않는 법

💡 채용 과정상 오류는 기업의 이미지에 큰 타격을 줍니다

💡 채용 과정의 공정화와 직무능력 중심의 채용은 여전히 유지되고 있습니다

Keyword I 채용 과정 상 오류

하반기 채용 시즌이 시작되었습니다. 지원자들의 입사 경쟁은 물론, 올바르고 공정한 테두리 안에 우리 기업과 가장 적합한 인재를 찾기 위한 채용담당자들의 경쟁도 치열해지는 시기입니다.

기업의 인재상과 더욱 부합하는 인재를 찾는 것만큼 조심해야 하는 부분이 바로 채용 과정상 일어나는 오류입니다. 채용 오류는 당장 올바른 인재를 못 알아보는 것은 물론, 기업의 신뢰성이 추락하고 이후 채용에서도 끊임없이 회자되어 부합하는 인재의 지원을 막는, 그 기회비용이 매우 큰 사고입니다.

그만큼 채용에 오류가 없어야 한다는 건 모두가 아는 사실인데, 과연 어떻게 채용 과정을 진행해야 오류를 방지할 수 있을까요? 단계별로 하나씩 짚어보겠습니다.

📌 1. 홍보 및 마케팅

홍보 과정에서 오는 오류 대부분은 예약과 소통에서 발생합니다. 다수의 홍보 채널이 광고할 수 있는 구좌가 한정되어 있으니 접수 일정이 확정된다면 바로 원하는 채널을 예약하는 것이 좋습니다. 또한 대부분의 홍보와 마케팅은 대행사와 업무를 하는 경우가 많은데, 대행사의 특성상 한 사람이 여러 기업의 유사 업무를 지원하는 경우가 많습니다. 이에 유선으로만 이야기하지 말고 반드시 메일과 문자 메시지를 사용하여 기록을 남기고 계속해서 재확인해야 대행사의 실수로 일정이 잘못 기재되거나, 누락되는 실수를 방지할 수 있습니다.

📌 채용기획 및 공고

필요 인원에 따라 채용을 기획하는 단계 전, 필히 전형에 대한 사전검토가 필요합니다. 원하는 인재상을 확인하고, 이를 카테고리화하여 어떤 단계에서 해당 인재상을 확인할 것인지 기획하고, 이에 맞게 채용 과정을 미리 수정하여야 적합한 인재를 채용 단계에서 검증해 낼 수 있습니다. 해당 과정이 어렵다면 채용 컨설팅이 가능한 대행사에 의뢰 또는 자문하여 컨설팅받는다면 분야별 필요한 전형 단계와 구체적인 평가 방법에 대한 방향을 제시받을 수 있습니다.
채용공고는 구체적이고 명확할수록 지원자들의 공감과 호응을 이끌어낼 수 있습니다. 직무능력 중심의 채용 기조와 개인별 요구가 명확한 구직자의 니즈에 모두 부합하도록 채용 부서별 담당업무는 물론, 개인이 입사 후 진행할 업무와 장단점에 대해 기재하면 허수 지원을 막

고, 퇴사율을 낮추며, 기업의 이미지 향상에도 도움이 될 것입니다.

📌 서류접수

서류접수는 개인정보가 다루어지는 만큼 신중히 처리해야 합니다. 개인정보를 수집·이용할 때는 그 목적과 범위를 올바르게 밝히고, 제공(위탁)할 때 역시 범위와 그 목적에 대해 명확하게 알려야 합니다. 지원자들에게 해당 내용에 대한 안내와 함께 동의서 역시 징구하여야 하며, 관련 내용은 한국인터넷진흥원(KISA)에서 상세히 안내하고 있으니 꼼꼼한 확인이 필요하고 어려울 경우 ATS(Applicant Tracking System, 지원자관리시스템) 전문업체 또는 채용대행사의 도움을 받는 것이 좋습니다.
입사지원서 항목은 직무 또는 채용 과정상 필요한 정보가 아니라면 받지 않는 것이 좋습니다. 채용 과정의 공정화와 직무능력 중심의 채용을 위함이 우선이고, 이러한 이유로 불필요한 항목을 받는 것이 지원자의 반감을 사기 쉬워졌기 때문이기도 합니다. 반대로 서류전형을 실시한다면 서류전형에서 필요한 항목을 올바르게 받고 있는지에 대한 확인도 필요합니다. 가점 부여 항목에 대하여 체크하는 곳이 있는지, 평가상 필요한 구분 값이 잘 녹아있는지 등을 꼼꼼하게 체크하여야 합니다.

📌 서류전형

서류전형 단계에서의 자격요건 확인과 올바른 평점, 가점 반영은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 자격요건 및 평가 항목의 확인에서 ATS를 최대한 이용하는 것은 이를 쉽고 정확하게 하기에 큰 도움이 됩니다. 특히 이메일 접수는 지원자가 필요한 정보를 기재하지 않을 수도, 불필요한 정보를 제공할 수도 있기에 어느 정도 입력이 통제되는 ATS를 활용하면 평가의 오류와 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
가점의 경우 취업지원대상자에 대한 내용이 많은 오류가 빈번하여 작년 한 해 큰 이슈였습니다. 국가유공자법 제31조 및 같은 법 시행령 제48조에 따라 취업지원 실시기관일 경우 채용 시 취업지원대상자의 점수에 가점하게 되어있습니다. 이때 전형 방법 및 인원수에 따라 적용되는 방식이 조금씩 다르다 보니 국가보훈처에서 배포한 가이드라인을 꼭 숙지하여 오류를 원천 차단해야 합니다.

📌 필기시험

자주 경험하지 않다 보니 다양한 형태로 오류가 일어나기 쉬운 전형입니다.
인적성검사를 활용하는 경우 어떠한 인적성검사가 기업에 가장 적합한지 비교하는 과정이 필요합니다. 다양한 인적성검사가 시장에 많이 나와 있으며 각각의 검사가 도출하는 결과의 형태가 다르므로, 결과지 샘플을 확인하여 기업의 인재상을 파악할 수 있는 검사인지의 확인이 꼭 필요합니다.
전공 또는 NCS 문제의 경우 출제 기간을 생각해야 합니다. 과목과 유형, 난이도에 따라 많이 차이 나지만, 통상 한 달 정도의 출제 기간이 필요함을 미리 인지하고, 채용이 확정되는 시점에 출제의뢰가 들어가야 할 것입니다. 출제 시에는 명확한 전공과목 또는 유사한 자격시험을 미리 파악하는 것이 좋으며, 필히 실무담당자의 의견을 듣고 필요한 세부 내용을 결정해야 합니다. 전공과목은 명확하지 않으면 발주자와 출제자의 의견차이가 생길 수 있으므로 글자 하나하나를 두번 세번 확인하고 정확하게 결정해주어야 합니다. (행정법과 행정학은 글자 하나 차이로 전혀 다른 문제가 출제됩니다.)

필기시험의 운영은 타 전형에 비해 유달리 공정성이 큰 이슈가 되는 전형입니다. 면접처럼 지원자들의 실력차를 응시자가 직접 판단할수 없고, 정성적인 방법보다 정량적인 방법을 위주로 평가가 진행되는 전형이라는 점이 그런 차이를 만듭니다. 이에 응시자들은 본인에게 오는 아주 작은 불이익, 특히 불공정함을 느끼게 된다면 사안보다 크게 반응할 수 있으니 주의해야 합니다.

“

입실완료시간을 10시 정각으로 공지 받았는데, 10시 1분에 입실하는 지원자를 보거나
10시 40분 정각에 방송이 나올때 문제지를 받았는데,
시험이 끝나고 후기를 보니 옆 교실은 10시 30분부터 문제지를 나누어줘 미리 볼수 있었다거나
시험 도중 화장실을 못 가서 너무 힘들었는데,
알고 보니 다른 교실은 인솔자 동행 하에 화장실을 다녀왔다거나
휴대전화 쓰지않을 예정이라서 무음으로 해두고 안가져왔다고 했는데
재난문자 때문에 알림이 울려서 부정행위 처리될 상황에 놓였다거나
(놀랍게도 감독관이 사전에 고지를 안 한 탓으로 돌리는 지원자가 있습니다.)
이어플러그가 없으면 문제를 잘 못 푸는데,
시험 전에 고지하지 않고 이제 문제를 풀려고 하니 감독관이 갑자기 저지를 했다거나

”

이렇게 디테일이 부족해서 생기는 불공정함 또는 악성 지원자에게 불공정함으로 몰아갈 수 있는 구실을 명확하지 않은 고지로 제공하는 경우 등이 생길 수 있으므로 ①필기시험의 모든 계획은 초단위로 모든 단계를 미리 구상하고, ②발생할 수 있는 모든 상황은 미리 예측하여 메뉴얼을 만들어 두어야 합니다.

이와 같이 필기시험의 경우 사소한 이유로 발생하는 오류의 종류와 다양성이 워낙 많아 쉽게 대비하기가 어렵습니다. 문제의 출제에 대한 이슈, 준비사항의 디테일에 대한 이슈가 있기에 다른 어떤 전형보다 전문성이 강조되는 전형이기에, 가급적 전문업체에게 대행 혹은 자문을 맡기고, 추가적인 디테일에 대하여 준비를 하는 것이 더욱 바람직할 수 있습니다.

📌 면접전형

면접은 지원자와 보다 밀접하게 만나는 자리로, 면접장의 분위기가 기업의 이미지가 되는 경우가 많습니다. 각종 후기들도 많이 공유되며 지원자가 기업을 평가하는 장이 되기도 합니다.
면접은 실제로 지원자를 만나 대화를 할 수 있는 전형이기에 그 어떤 평가전형보다 구체화할 수 있고, 시간을 많이 들일수록 자세히 알 수 있는 전형임은 분명합니다. 다만 시간과 비용의 제약으로 어떠한 면접기법을 이용하여 지원자를 평가할 것인지를 잘 계획해야 합니다.
과제개발이 필요한 경우 앞선 필기시험과 마찬가지로 개발에 대한 일정이 필요합니다. 과제개발을 하는 경우 전문성을 보는 경우가 많기에 실무담당자의 조언을 구하여 어떤 주제를 물을지를 미리 파악하는 것이 좋습니다.
면접관은 사전에 필히 교육하여, 면접기법에 대한 안내와 면접 시 해서는 안 되는 행동을 주의시켜야 합니다. 면접관의 불필요한 행동 또는 언급으로 이슈가 되는 경우가 생기기에 가급적 전문교육위원을 통한 사전 집체교육을 실시하거나, 불가능할 경우 면접 전 간단한 주의 요령을 안내하는 것이 좋습니다. 공채의 경우 전문면접위원을 섭외하여 면접장 내에서 면접이 매끄럽게 흘러가도록 운영의 도움을 받는 것도 하나의 방법입니다.
면접 시 받는 각종 증빙서류는 채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조에 따라 기한 내 반환하여야 합니다. 이때 이메일이나 ATS를 통해 받은 전자문서들은 포함되지 않으나, 이 역시 개인정보 보호법에 따라 일정 기간 보존 후 파기하여야 합니다.

이상으로 전형별 주의하여야 할 항목들에 대하여 알아보았습니다. 채용의 과정은 기업별 직무별로 상이한 부분이 많기에 위 설명된 항목들로는 모든 것을 다루기 힘들 것입니다. 세세하게 확인하고 지원자들의 마음을 움직여 가장 기업과 부합하는 인재를 만나기 위한 끊임없는 노력이 필요합니다.