자율좌석제는 사무실에 '내 자리'를 고정하지 않고 날마다 자유롭게 앉고 싶은 좌석을 선택해 앉을 수 있게 하는 제도입니다. 하지만 사무실로 출근해 내가 어느 자리에서 일할 지 모른다는 불확실성, 자리를 쟁탈하기 위해 2시간 일찍 출근해야 한다는 피로감(링크) 등은 자율좌석제 정착의 큰 걸림돌로 작용하곤 합니다.
이러한 문제를 해소할 수 있는 보완책이 바로 호텔식 근무(hoteling) 방식(사무실에 나오기 전 자리를 예약하는 방법)입니다. 일단 출근 전에 좌석을 정함으로써 불필요한 혼란을 줄일 수 있고, 더 나아가 다른 구성원과 긴밀한 협업이 필요한 날엔 서로 가까운 좌석이나 미팅 룸을 미리 예약해 사용하는 등 공간을 더 효율적으로 활용할 수 있는 방안까지 마련할 수 있습니다.
📆 재택근무일은 조직의 상황(FLOCS)에 따라 정한다
재택근무일은 다음 5가지 조직 상황(FLOCS*)을 고려하여 정하는 것이 좋다고 NYT는 추천합니다. 한국에서도 회사 별로 재택근무 일수를 정하거나 팀별로 협업을 강화하기 위해 사무실로 출근하는 요일을 정하는 등의 규칙을 세우는 기업들이 늘어나면서 재택근무가 제도화되고 있습니다.
*Function(구성원의 업무 기능), Location(위치), Organization(조직의 구조), Culture(조직 문화), Schedule(업무 일정)
아래의 경우, 원격 및 재택 근무의 비중을 늘릴 수 있습니다.
(1) 조용한 공간에서 개인의 집중을 요하는 업무가 많다.
(2) 구성원의 거주지 간 물리적 거리가 멀다.
(3) 수평적인 조직 구조에서 개인의 자율성이 보장되어 있다.
(4) '우리'보다 '나'를 강조하는 문화를 가지고 있다.
(5) 구성원 간 업무 일정이 서로 다르다.
🖥 홈오피스를 지원하기 위한 예산을 마련한다
하이브리드 근무에서 발생할 수 있는 마찰을 줄이고 생산성을 높이기 위해 적절한 툴과 자원을 지원하는 것이 중요합니다.(링크) 재택 근무가 제도적으로 정착되면서 홈오피스에 대한 지원도 늘고 있지요. 이에 따라 기업 입장에선 '관련 예산을 어떻게 확보할 것인가'의 고민 역시 깊어지고 있습니다. 예를 들어, 구글은 물가가 상대적으로 싼 지역에서 재택근무를 하며 절약할 수 있는 비용을 근거로 기본급은 삭감하되, 홈오피스 구축을 지원하는 수당을 제공하는 방식의 급여 지역화(pay localization) 제도를 채택하고 있습니다. 페이스북, 트위터 등도 비슷한 제도를 운영하고 있지요.
예산 마련 뿐 아니라, 예산 집행에 있어서도 운영의 묘를 발휘할 수 있습니다. 한국의 한 중소기업은 홈오피스 인프라 지원을 위해 2년에 걸쳐 순차적으로 모든 구성원에게 노트북을 지급하여 예산 상의 한계를 극복하기도 했습니다.
🔕 일과 삶의 경계를 보장한다
원격 근무가 도입된 뒤 명확히 구분되지 않는 일과 삶의 장소 때문에 오히려 삶의 질이 저하된다고 느끼는 구성원들이 생기고 있습니다. 이런 문제를 해결하려면 개인은 업무 사이사이에 계획적으로 쉬는 시간을 두어 생산성을 높이면서도 번아웃을 방지하려고 노력해야 합니다.(링크)
또한 '항상 일할 준비가 되어있어야 한다'는 압박은 원격 및 하이브리드 근무가 구성원들에게 피로감을 주게 되는 주된 원인 중 하나로 작용합니다. 이를 해결하기 위해 리더들은 구성원들이 일과 삶 사이의 경계를 지킬 수 있도록 업무 연락 시간에 대한 규정을 분명하게 하고, 주기적인 '체크인'을 통해 구성원의 정신건강 상태를 살피는 등의 노력을 기울일 필요가 있다고 전문가들은 말합니다.(링크)
회사 차원의 제도적 노력도 필요합니다. 예컨대 네이버는 법정 근로시간을 지키기 위한 조치로 사옥 출입을 제한하는 '게이트오프' 시행을 검토하다가, 하이브리드 근무 체제를 감안하여 회사 시스템 접속을 차단하는 '셧다운' 제도를 도입하기로 했습니다.
🤝 구성원들끼리 친밀감을 유지하면서 소통할 수 있도록 지원한다
사무실로 출근하지 않으면 구성원끼리 친밀함을 느끼기 어렵고, 소속감도 떨어질 수 있다는 우려도 많습니다. '눈에서 멀어지면 마음에서도 멀어진다'는 말처럼 사람과 사람 사이의 관계를 유지하기 위해선 '물리적 근접성'이 꼭 필요한 것일까요? 적절한 제도와 툴이 제공되면, 온라인에서도 충분히 상호 간의 신뢰를 구축할 수 있다는 반론이 힘을 얻고 있습니다.
물론 사무실 안에서 우연히 만나 대화하거나, 비공식적인 대화를 잠깐 나눌 수 있는 기회가 저절로 주어지진 않습니다. 그렇기 때문에 온라인에서도 업무에서 벗어나 취미 등을 얘기하는 잡담 시간을 의도적으로 만들어야 합니다. 5~30분 정도 어젠다 없이 1:1로 대화하는 '회의가 아닌 만남'의 시간을 마련하는 것도 친밀감을 쌓는 데 도움이 됩니다.(링크) |