💬 행사 기획자의 TALK #13 : 노쇼없이 행사하는 법이 궁금하다면?

안녕하세요, $%name%$ 님!

이벤터스 조이입니다. 😊

명절 동안 잘 쉬셨나요? 설까지 지내고 나니 이제 정말 2022년을 맞이했다는 게 실감이 나네요. $%name%$ 님은 올해 어떤 행사를 기획하고 계신가요? 혹은 2022년에 꼭 이루고 싶은 소원이 있나요? 저는 작년 행사를 회고하며 올해에는 노쇼 없는 행사를 기획하고 싶다! 는 소원을 빌었답니다.

2022년, 흑호의 해에는 우리 모두 노쇼 없는 알찬 행사를 진행했으면 좋겠어요. 그런 바람을 담아 오늘은 노쇼 없이 행사할 수 있는 꿀팁을 전해 드릴게요. 오늘도 알차게 봐주세요! 🍯

🚫 노쇼가 고민이라면? 노쇼 없는 행사 만드는 법을 알려드릴게요!
📰 행사 기획자를 위한 이 달의 아티클

🚫 노쇼 없는 행사 만들기

행사 업계에서 “노쇼(no-show)”라는 용어는 등록했지만, 행사 당일 방문하지 않은 참가자를 뜻합니다. 행사에 노쇼가 발생할 경우, 행사 참여하고 싶었던 다른 사람들의 기회를 뺏을 수 있고, 때로는 금전적인 손해가 발생할 수도 있습니다.

노쇼는 행사 성과 측정 시에도 문제가 되는데요. 행사에서 노쇼가 많았다면, 데이터가 만족스럽지 않고, 행사의 실질적인 성과를 정확히 알아보기도 어렵습니다. 아마 많은 행사 기획자분들이 노쇼 때문에 고민이 많으셨을 텐데요. 이를 막는 방법에는 무엇이 있을까요? 노쇼를 막을 수 있는 5가지 방법을 소개해 드릴게요!

1️⃣ 일찍, 그리고 명확하게 의사소통해주세요.

이메일은 생각보다 효과적인 의사소통 수단이라는 점, 알고 계신가요? 행사를 시작하기 전에 행사 신청자에게 리마인드 메일을 보내보세요. 행사 7일 전/3일 전/1일 전/2시간 전/행사 시작 10분 후 등 최소 5번의 리마인드 메일을 보내는 것이 좋습니다.

문자를 활용하는 것도 좋은 방법인데요. 실제로 이벤터스 웨비나 라이브를 진행할 때, 행사 시작 10분 뒤에 문자를 보내자 참가자 수의 8%가 증가하는 것을 확인했답니다.

2️⃣ 행사 신청 시점부터 행사 날까지 참가자의 관심을 유지해보세요.

마케팅은 모객에도 중요하지만, 실제 행사 참여까지 이끄는 데에도 중요한 수단이라는 거, 잊지 마세요! 행사에 대한 광고가 많을수록, 행사 신청자는 행사에 참여하고자 하는 마음이 커지는데요. 그렇기 때문에 행사 신청자를 대상으로 마케팅 활동을 진행하는 것도 중요합니다. 행사의 내용을 담은 메일 발송, 이벤트, 행사 미리 보기 등 다양한 캠페인을 통해 행사에 대한 기대감을 높이면서 신청자의 관심을 유지해보세요.

3️⃣ 참가자에게 추가적인 혜택을 제공해보아요.

행사에 참여한 사람들만 얻을 수 있는 특별한 혜택을 제공해보세요. 이벤터스에서는 '경품추첨' 기능을 통해 선물을 주면서, 행사 신청자를 행사 참가자로 만들기 위해 노력하고 있습니다.

혜택은 꼭 금전적인 혜택이 아니어도 돼요. 참가자들끼리 혹은 연사와 네트워킹하는 시간을 제공하는 것도 아주 좋은 혜택이 될 수 있어요. 행사에서만 받을 수 있는 혜택과 기회를 통해 신청자의 행사 참여율을 높여보세요.

4️⃣ 참가 신청 단계에서 약간의 허들을 만들어요.

참가 신청 단계가 어려워지면, 오히려 행사 참여율이 높아진다는 것, 알고 계시나요? 참가 신청 단계의 허들은 여러 방법으로 만들 수 있어요. 먼저, 참가비나 예치금을 받는 거예요. 소정의 참가비나 예약금을 받으면 행사 신청 단계에서 하나의 허들이 생기기 때문에, 참가자는 더욱 고심해서 행사 신청을 하게 되고, 행사 참여율도 높아진답니다.

사전 설문을 진행하는 것도 한 방법인데요. 사전 설문에서 행사 참여를 통해 얻고자 하는 것, 행사에 기대하는 바 혹은 연사에게 물어보고 싶은 질문이나 고민을 물어보세요. 질문에 대한 답을 얻기 위해 행사에 참여하게 된답니다.

5️⃣ 참가자가 쉽게 취소할 수 있도록 세팅해보세요.

신청 취소와 환불의 단계를 간소화해, 행사 참가가 어려워진 신청자가 스스로 참가 신청을 취소할 수 있게 해주세요. 행사 신청 단계를 간소화하면 여러 장점이 있어요. 먼저, 행사 기획자에게 오는 취소 문의가 줄어듭니다. 그리고 참가자 수를 정확히 파악할 수 있어 케이터링이나 네트워킹에서 발생할 수 있는 금전적인 손해와 혼란을 막을 수 있어요.

신청 취소 단계를 간소화했을 때에는 대기자 접수를 받는 것이 좋은데요. 대기자 명단을 받으면 행사 취소자가 발생해도 바로 다른 참가자에게 행사에 참여할 기회를 줄 수 있답니다.

이런 노력에도 노쇼는 발생하기 마련인데요. 그렇다면 앞으로는 이렇게 대응해보는 건 어떨까요?

🍯 노쇼 참가자에게 먼저 연락해보세요.

노쇼 참가자에게 메일을 보내보세요. ‘등록해주셔서 감사합니다.’ 혹은 ‘기다리고 있었습니다.’고 말하는 거예요. 누구든 어쩔 수 없이 행사에 참여하지 못하는 상황도 있기 마련인데요. 이런 연락을 받는다면, 다음 행사에는 꼭 참여해야겠다고 생각할 거예요.

🍯 행사 보고서와 요약집을 제공해보세요.

행사 보고서나 행사 요약집을 보내보는 건 어떨까요? 행사 보고서나 요약집을 받아보면, 행사에서 어떤 이야기들이 오갔는지 대략적으로 알 수 있어요. 행사에 참여하지 않았더라도 행사와의 연결점이 계속해서 이어지는 거죠. 또한, 요약집이 흥미로웠다면 다음 행사에는 꼭 참여해야겠다고 동기부여를 시킬 수 있답니다.

🍯 또 다른 약속을 잡아보세요.

만약 어쩔 수 없는 상황으로 행사에 참여하지 못했다면, 참가자는 $%name%$ 님이 보내는 연락이 굉장히 반가울 거예요. 웨비나, 온라인 미팅, 1:1 미팅 등 또 다른 약속을 잡으면서 우리와 다시 한 번 관계 맺을 수 있도록 다음 액션을 제시해보세요.

📰 행사 기획자를 위한 이 달의 아티클

🔎 ESG 시대, 지속가능한 MICE

많은 전문가는 ‘기후변화’가 전 세계를 공포에 빠뜨릴 위기라고 예언하고 있습니다. ESG 시대, 지속가능한 MICE를 위한 전문가들의 조언을 담은 아티클입니다. 글로벌 기준에 부합하는 한국형 지속 가능 MICE 지표 개발의 필요성에 관해 이야기 합니다.

🔎 완화된 국제회의 기준 적용기간 연장

코로나 19 장기화로 MICE 업계의 어려움이 지속하고 있는 만큼, 업계·학계와 계속 소통해 산업 경쟁력을 강화할 수 있는 정책을 발굴하고 MICE 업계가 재도약할 수 있도록 지원을 아끼지 않겠다고 발표했습니다. 또한 완화된 국제회의 인정 기준 적용 기간을 오는 6월30일까지 연장하겠다고 하였습니다. 이러한 조치가 MICE 산업에 어떤 영향을 줄까요? 그 자세한 내용을 알아보세요.

🔎 MICE 산업에 AI가 기여할 수밖에 없는 이유는?

AI를 활용한 빅데이터 처리 기술은 그간 불특정 다수를 대상으로 마케팅해야 했던 MICE 주최자와 참가자 모두에게 완전히 새로운 비즈니스를 만들어 줄 수 있다고 소개합니다. AI는 MICE 산업, 특히 한국의 MICE 참여자에게 어떠한 미래를 보여줄지 살펴보세요.

🔎 2022년 최고의 이벤트 마케팅 전략 10가지

마케터의 31%가 이벤트 마케팅은 가장 효율적인 마케팅 기법이라 응답했다고 합니다. 이벤트 참석자의 84%는 이벤트 후 프로모션된 브랜드, 회사, 제품 또는 서비스에 대해 브랜드 친화도가 높다고 응답한 바 있는데요, 이 아티클에서는 최고의 이벤트 마케팅을 만드는 전략을 소개합니다.

🔎 하이브리드 MICE 일문일답

코로나 19 이후 MICE 산업은 큰 변화를 맞이하고 있습니다. 이 아티클에서는 현재 팬데믹 문제를 타파하기 위한 전략과 하이브리드 MICE 산업의 변화 양상 등을 학술점 관점에서 이야기합니다. 동덕여대 글로벌 MICE 전공 윤영혜 교수의 하이브리드 MICE 일문일답을 만나보세요.

조이가 전하는 이번 레터, 어떠셨나요?

$%name%$ 님의 의견을 조이에게 들려 주세요.

💌 조이에게 답장하기

레터를 함께 읽고 싶은 분이 떠오른다면?
아래 버튼을 클릭해 구독 링크를 공유해 주세요!

뉴스레터 구독하기

다양한 행사 팁을 더 만나고 싶다면?

아래 버튼을 클릭해 더 많은 팁을 만나 보세요.

더 많은 행사 팁 보러가기

주식회사 이벤터스
서울시 영등포구 당산로41길 11
당산SKV1센터, W1511호 ~ 1512호
수신거부 Unsubscribe