직장인이라면 보고는 조직의 가장 일반적인 소통방법입니다. 보고를 잘하지 못하면 매사가 힘들어집니다. 어떻게 하고 있습니까? 결론부터 말씀드리면 이것 역시 짧을수록 좋습니다.

다음의 세 가지를 기억해두세요.

 

 

“이렇게 하셔야 합니다”라는 말은 일방적입니다. 적절한 선택권을 보고 받는 사람에게 제공해야 합니다.

“A와 B가 효율적인 것으로 분석되었습니다. 선택해주시면 좋겠습니다.”

 

양자택일도 강요하는 느낌이 있으니 선택지를 좀 더 늘리는 것도 괜찮습니다.

“A, B, C 등의 대안이 있습니다. 조언 부탁드립니다.”

 

 

“이렇게 하면 안 됩니다.”

그리고 보고 끝? 이렇게 해선 안 됩니다.

보고의 목적은 문제에 대한 해결책을 찾기 위함이니까요.

보고자가 먼저 ‘불가능’을 선언하면 곤란합니다. 아무리 현황, 사실 위주의 보고가 중요하더라도 자신의 의지와 의견이 전혀 들어가지 않은 보고는 보고답지 못합니다.

“이렇게 하면 가능합니다”라는

긍정적 멘트를 보고에 담으십시오.

 

 

보고의 과정에서 항상 찬성만 할 수는 없겠지요. 상대의 말에 반대 의견을 제시할 순간이 온다면 어떻게 당신의 의견을 표현하겠습니까?

“그게 아니고요”, “잘못 생각한 것 같은데……” 등은 피하세요.

부정적 느낌으로 상대방에게 말을 전달하는 순간 상대방은 방어 자세를 취할 수밖에 없습니다.설령 상대에게 잘못을 지적받는 경우라도 일단 ‘그렇군요!’로 말을 시작하세요.

그리고 이렇게 덧붙이세요. 

“그 말씀을 들으니 좋은 생각이 떠올랐습니다.”

“조직 관점에서 봐야 하는데 미처 생각하지 못했습니다.”

 

이렇게 하면 찡그려진 상대방의 눈매가 부드러워질 것입니다. 어쩌면 미안한 마음에 입가에 미소를 머금을지도 모릅니다. 이제 비로소 하고 싶은 말을 하시면 됩니다.

 

자신의 말을 줄이되 상대방의 입장에서 보고를 할 줄 아는 사람이 보다 건설적으로 직장생활을 해낼 수 있는 훌륭한 보고자입니다.

 

보고 자리에서 말이 길어지는 자신을 발견했다면 ‘혹시 뭔가 잘못 되어가는 것은 아닐까?’라고 의심하면서 즉시 말을 멈추고 상대의 말에 귀를 기울이세요.