직장인이라면 놀라운 경험을 한 번쯤 하셨을 건데요. 수신함에 있는 이메일을 꼼꼼히 읽고 빠르게 회신하면, 더 많은 이메일을 받는 '매직 경험!' 열심히 그리고 친절하게 답장하면 할수록 더 많은 이메일이 쌓여가는 신기한 경험! 성실하게 모든 메일에 답장 하다보면, 더 많은 사람과 커뮤니케이션을 하면서 정작 중요한 일에 써야할 시간이 사라집니다.

골대는 늘 움직입니다

심리학에서는 이를 효율성의 함정 (efficiency trap)이라고 합니다. 또 골대 이동 효과 (goalpost-shift effect)라도 합니다. 골대 이동 효과는 2009년 덴마크의 한 골키퍼가 상대방 보다 유리하고자, 골대를 남몰래 이동시킨 것에 유래한 단어인데요. 목표가 끝없이 변경되면, 열심히 뛰는 사람들이 오히려 불공평해지는 현상을 가리킵니다.

우리네 부모님은 늘 이렇게 가르쳐주셨습니다. “성실한 사람이 돼라” 심지어 학교 급훈에도 ‘성실’이 포함된 곳이 많습니다. 어쩌면 우리는 ‘성실’이라는 단어의 멘탈 노예인지 모르겠습니다. (그렇다고 해서 나태해지라는 뜻은 결코 아닙니다!)

하루를 먼저 관찰해 보세요

돌이켜 보세요. 우리는 우리 스스로를 잘 모릅니다. 따져 보세요. 우리가 일하는 9시간42분 (직장인 평균 근무시간) 중 과연 몇 프로나 생산적인 일을 했는지 말입니다.

곰곰이 관찰해 보면 사실 하루에 몰입하는 시간은 많지 않습니다. 예를 들어, 집중해 보고서를 쓰거나, 회의에 참석해 발표를 하거나, 아니면 상사로부터 직접 피드백을 받거나, 진짜 고객과 이메일을 주고받는 업무 같은 것은 말이죠. 또 몰입이 필요 없는 시간도 있습니다. 이런 생각을 한 것은 저 뿐만 아닙니다.

파레토가 발견한 사실

19세기 이탈리아 경제학자인 빌프레도 파레토는 정원에서 무럭무럭 자라는 콩을 보고 있었습니다. 그리고 콩깍지를 까보니 놀라운 사실을 발견! “잘 여문 콩깍지에 있는 콩은 튼실하고, 그렇지 않은 콩깍지는 부실하네!” 당연한 발견이지만, 파레토는 이를 통계적으로 분석했습니다.

그리고 잘 여문 콩깍지에 있는 콩이, 콩 산출량의 절대 다수를 차지한다는 사실을 간파합니다. 곧 이 법칙이 경제에서도 작동하는지 살핍니다. 그 결과 이탈리아 인구 20%가 땅의 80%를 소유하고 있다는 사실을 찾아냅니다.

네 맞습니다. 그 유명한, 세상은 8대2 원리가 지배한다는, 파레토의 법칙(Pareto Principle)입니다. 이 원리는 미국 품질 혁명의 창시자인 조셉 주란이 채용하면서 널리 널리 전파됩니다. 다른 말로 하면, 파레토 분포를 따른다, 원인 20%가 결과 80%를 만든다. 20:80의 법칙, 2대 8의 법칙, 8대 2의 법칙이라고도 합니다.

몰입시간은 20%에 불과하다

⭐별표 치면서 말씀드리면, 세상 사는데 있어서 20% 원인이 80% 결과를 가져온다!입니다. 예를 들어볼게요. (물론 반대 현상도 있습니다. 롱테일 법칙)

• 전체 고객 중 20%가 매출 80%를 만든다
• 불만 품은 고객 20%가 험담 80%를 만든다
• 우수한 직원 20%가 성과 80%를 만든다
• 내가 한 일 20%가, 성과에서 80%를 차지한다

이 법칙은 우리 언어 생활에서도 나타납니다. 언어학자 조지 킹슬리 지프는 미국인들이 가장 많이 쓰는 단어를 골라냈습니다. 그리고 발견한 것이 1위가 the, 2위가 of, 3위가 and, 4위가 to! 즉 우리가 쓰는 수많은 단어 중에서 자주 쓰는 단어는 매우 제한돼 있다는 이론입니다. 일명 지프의 법칙(Zipf's law)

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컨설턴트인 리처드 코치는 저서 80/20 법칙(링크)을 통해 이렇게 강조합니다. "근무 시간 중 20%를 어떻게 활용하느냐에 따라 성과 80%가 좌우된다!" 하루 전체를 100%로 전력투구하기보다, 여러분이 찾아낸 몰입하는 시간 딱 20%를 효과적으로 쓴다면 어떨까요. 20% 시간을 정말 알뜰하고 살뜰하게 쓴다면 효율은 배가 될 것이라 확신합니다.

가장 먼저 해야 할 일은 언제 집중하는지 시간표를 알아내는 것입니다. 나는 언제 가장 몰입을 잘 할 수 있는지 (아침형 인간, 올빼미형 인간), 언제 가장 몰입이 안 되는지, 언제 잠이 오는지, 스스로에 대한 관찰일기를 적어 봅니다.

롭 무어는 레버리지(링크)라는 책을 통해 이 관찰 일기를 ‘생산성 일기’라고 설명합니다. 예를 들어 가장 생산적인 시간이 오전 10시부터 11시30분이라고 한다면, 이 시간에는 절대 방해를 받지 않고 몰입하고자 해야합니다. 무어는 세 가지 방법을 제시합니다. 차단, 집중, 네타임!

차단

이 시간에는 방해도 없어야 합니다. 주변 소음이 있으면 이어폰을 끼고(개인적으로는 동료가 말하는 것은 들을 수 있는 클립형 이어폰을 씁니다.) 전화 알림도 무음으로 해 두고, 동료에 대한 피드백도 줄이고, 불필요한 토론도 하지 않는 것이 차단의 힘입니다. 저 역시 이때 연락을 주시면, 답하지 않고, “나중에 전화를 드리겠다”는 메시지를 보냅니다. 무어는 이렇게 말합니다. “하루가 당신을 지배하지 않게 하라, 당신이 하루를 지배하라”

포커스

FOCUS는 Follow One Course Until Successful의 약자입니다. 성공할 때까지 한 가지에 집중하라! 최소 30~90분은 한 가지에만 집중해야합니다. 머리가 어지럽더라도 다른 업무로 넘어가지 않습니다. 여러 일을 하면 “아 난 다할 수 있어!”라는는 생각이 들지만, 착각입니다. 묶을 수 있는 업무는 묶어보세요. 전화하다 이메일 보내고 다시 회의하고 보고서 쓰고 하다보면 진도가 안나갑니다. 그리고 이런 생각을 합니다. "아... 내가 뭐하고 있었더라..."

NeTime

NeTime은 No Extra Time의 약자입니다. 즉 추가 시간 없음이라는 뜻인데요. (잘 안 되는 부분입니다.) 모든 업무는 가급적 몰입하는 시간에 끝을 냅니다. 집중이 안 된다고 해서 야근을 하기 보다는 몰입하는 시간을 확보하고, 동일한 시간 내에 성과를 내는 것을 권장합니다.

자투리 시간 활용

출퇴근 시간을 적극 활용하면, 자기개발 시간 상당 부분을 확보할 수 있습니다. 특히 오디오북이나, 온라인 강의 등은 매우 훌륭한 교사입니다. (개인적으로는 밀리의 서재, 윌라, 구글 팟캐스트를 애용합니다)

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핵심은 가장 생산성이 오르는 시간에 방해를 받지 않고, 몰입할 수 있도록 스스로 환경을 정돈하는데 있습니다.

결국 생산성 향상은 한정된 시간에 업무 효율을 극대화하는 것입니다. 두 가지 방법을 추천 드립니다. 빠르게 읽는 속독, 그리고 읽은 것을 정리하는데 필요한 도구입니다. 

읽는 것에도 방법이 있다.

읽는 데는 크게 세 가지 방법이 있습니다. 소리 내어 읽기, 마음속으로 소리내어 읽기, 눈으로 읽기. 영단어 기준으로 소리 내어 읽으면 분당 약 250단어, 마음속으로 소리 내어 읽으면 분당 약 450단어, 눈으로만 읽으면 분당 약 700단어를 읽을 수 있다고 해요. 기네스북 기록은 분당 약 2만5000단어입니다. (하워드 스테판 버그 달성) 이는 소설책을 시간당 16~17권을 읽는 속도입니다.

물론 논쟁은 있습니다. 얼마나 정확히 암기하며 읽었느냐 이해는 제대로 했냐 등등. 하지만 우리가 기네스북에 도전할 것은 아니니, 가장 빠른 방법인 눈으로 자료를 정확히 파악하는 방법만 살펴보겠습니다.

스키밍 스캐닝으로 훑어라

• 스키밍(Skimming): 모든 내용을 자세히 읽지 않고, 대략적인 내용을 파악하는 방법입니다. 핵심은 글 주요 부분만 빠르게 읽는 것인데요. 예를 들어 제목, 소제목, 첫문장, 마지막 문장 등을 중점적으로 읽는 윤곽잡기 기술입니다.
• 스캐닝(Scanning): 특정 정보나 키워드를 찾기 위해 글을 빠르게 훑어보는 기술입니다. 예를 들어 전화번호, 특정 단어, 날짜, 통계 숫자를 찾을 때 요긴합니다. 쓱 쓱 보면서 원하는 단어를 찾습니다.

메타가이드로 속도를 내라

메타가이드(Meta Guide)는 시각적 안내를 통해 읽기 속도를 높이는 방법인데요. 눈을 움직이는 속도와 도구를 활용하는 것입니다. 

• 1단계: 손가락, 펜, 포인터 등을 활용해 글자를 따라가며 시선을 옮깁니다.
• 2단계: 단어를 쫒지 않습니다. 한 구절 한 구절로 시선을 옮깁니다.
• 3단계: 지그재그로 읽습니다. 왼쪽에서 오른쪽으로, 다시 한 줄 아래 왼쪽에서 오른쪽으로 읽지 않고, 왼쪽에서 오른쪽으로 읽은 다음 다시 한 줄 아래로 넘어와 오른쪽에서 왼쪽으로 읽습니다. (연습이 필요합니다.)

업무를 단축해 줄 PC 도구

읽은 정보는 결국 옮겨 적거나 메모해야 합니다. 오늘날에는 업무에서 필기도구를 잘 쓰지 않으니, 그 방법이 마우스와 키보드인데요. 개인적으로는 매크로 마우스를 사용하고 있습니다. 일반적인 마우스는 버튼이 세로 휠, 왼쪽 클릭, 오른쪽 클릭 세 개인데요. 매크로 마우스는 가로 휠(틸팅 기능)과 함께 엄지손가락이 마우스에 닿는 부분에 버튼이 세 개 더 있습니다.

가로 휠은 정말 편리합니다. 보통 엑셀을 왼쪽에서 오른쪽으로 넘겨서 보려면, 커서 부분을 왼쪽 버튼을 눌러 클릭해 잡은 다음 드래그를 해야 하는데요. 가로 휠은 검지로 누르고 있기만 하면 됩니다.

또 엄지손가락 부위에 달린 버튼은 필요에 따라 지정해 사용할 수 있습니다. 개인적으로 이를 (1) 컨트롤+C (2) 컨트롤+V, (3)그리고 스크린 캡처로 지정해 사용합니다. 가장 많이 쓰는 키보드 조합을, 마우스 버튼으로 바꾼 것이죠. 고급용인 MX MASTER 3S도 있고, 보다 저렴한 입문용 M720도 있습니다.