한 번 상상해보자. 당신은 조용하고 어두운 골목길을 걷고 있다. 고요한 정적 속에 오직 당신의 발소리만이 울린다. 그런데 갑자기 골목 어귀에서 무시무시한 호랑이 한 마리가 튀어나온다. 당신은 어떤 기분일까? 호랑이는 당장이라도 당신을 덮칠 듯 날카로운 눈빛으로 쳐다보고 있다. 온몸의 털이 곤두서고 심장박동은 급격히 빨라진다. 혈압은 오르고 근육은 팽팽하게 긴장된다. 소화 기관의 활동은 멈추고 온몸이 전투 태세에 들어간다. 싸우거나 도망치거나, 무엇이든 즉각적으로 행동할 준비가 된 것이다.

이 상황이 바로 우리가 흔히 말하는 '스트레스'의 상황이다. 스트레스는 몸이 위기에 즉각적으로 대응할 수 있도록 준비하는 생리적 반응이다. 다시 말해, 지금 처한 상황이 우리에게 위험하다는 신호를 보내는 것이다. 그런데 현대인들이 겪는 스트레스는 실제 호랑이가 아니라 좀 더 복잡하고 모호한 문제들에서 발생한다. 우리 앞에는 더 이상 진짜 호랑이가 아니라, 산더미처럼 쌓인 업무, 직장 내 갈등, 경쟁과 같은 끝없는 스트레스 요인이 존재한다. 이러한 문제들은 당장 우리의 목숨을 위협하지는 않지만, 제대로 해결하지 못하면 실질적으로 생존과 연결되는 위험을 초래한다. 회사에서 해고되거나 승진 경쟁에서 밀려나는 일, 사업의 실패 등은 모두 현대인에게 진짜 호랑이와 같은 존재다.

스트레스의 핵심은 예측 불가능성이다. 갑작스레 나타난 호랑이가 무서운 이유는 바로 그 예측하지 못한 상황 때문이다. 미리 호랑이를 만날 것을 예상하고 충분히 대비할 수 있었다면 어땠을까? 당신이 총이나 방패와 같은 호랑이를 물리칠 도구를 가지고 있고, 호랑이를 만났을 때 대처할 방법을 미리 익혀두었다면, 갑자기 나타난 호랑이 앞에서도 당황하지 않고 비교적 의연하게 대응할 수 있을 것이다. 반복적으로 이런 경험을 겪는다면, 언젠가는 호랑이의 출현조차 웃으며 맞이할 수 있을 정도로 익숙해질 수도 있다.

우리의 업무 역시 마찬가지다. 다행히 업무는 실제 호랑이만큼 긴급하지는 않지만, 마감이라는 압박이 항상 존재한다. 업무는 대부분 예측 가능하지만 제대로 된 대비책이나 업무 매뉴얼이 부족한 경우가 많다. GTD(Getting Things Done)의 창시자인 데이비드 앨런(David Allen)은 이러한 업무를 체계적으로 관리할 수 있는 프로세스를 제안했다. 이를 호랑이와의 대치 상황으로 비유하면 다음과 같다.

1. 새로운 호랑이(일)가 나타나면 즉시 안전한 우리(Inbox)에 넣어둔다. → 수집
2. 그 호랑이가 정말로 위험한지, 종이로 만든 무해한 호랑이인지, 아니면 쉽게 처리할 수 있는 작은 호랑이인지 파악한다. → 가공
3. 위험한 큰 호랑이들은 어떻게 대처할지 차근차근 계획을 세우고 우선순위를 매긴다. → 조직화
4. 호랑이를 처리하면서 매뉴얼을 더 구체적이고 실용적으로 발전시킨다. → 검토
5. 이 과정을 계속 반복하며 당장 처리해야 할 다음 호랑이와 그 행동에만 집중한다. → 행동

하지만 실제로는 어떠한가? 많은 사람들은 쏟아지는 일들의 압박감 속에서 어떻게 해야 할지 몰라 굳어버리고 만다. 마치 호랑이를 마주한 사람이 두려움에 몸이 굳어 아무런 대응도 하지 못하는 것처럼 말이다. 눈만 가리면 호랑이가 없어질 거라 착각하는 어린아이처럼 우리는 일을 외면하고 회피한다. 그러나 현실의 문제는 결코 사라지지 않고 더욱 커져 돌아와 우리를 괴롭히게 된다. 스트레스만 커진다는 뜻이다.

일 처리의 핵심은 문제를 잘게 쪼개어 구체적으로 다음 행동(Next Action)을 설정하는 데 있다. 아무리 큰 프로젝트라도 작은 단위로 나누면 더 이상 무섭지 않다.

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