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오늘 다룰 주제들 입니다
거절에는 준비가 필요하다
#생산성 딥다이브 최환진 요즘 하고 있는 일들의 분야가 넓어지다 보니, 이전과는 달리 다양한 분야의 분들을 만나뵙고 함께 일을 하고 있습니다. 일을 준비하고 계획할 때와는 달리, 일이 실행되면서 여러가지 작은 의견 충돌도 있고, 일의 수행 영역들의 협의가 명확하지 못해 일을 요청받거나 요청드리는 부분들에 여러가지 어려움들이 있곤 합니다. 처음 일을 시작할 때를 돌이켜보면, 나이나 업무경험에서 여러가지 부족하다보니 일을 제대로 해내기도 벅차다보니 일단 주어진 일에 집중해서 완수하는데 목표를 두고 있었지 그 일을 내가 수행해야하는 정확한 이유에 대한 생각은 크지 않았던 것 같습니다. 차츰 일에 적응이 되고, 일의 목적과 일의 수행과정에 대해서 나름의 원칙들이 생겨내면서 주어진 일, 혹은 외부에 위탁하거나 위임하는 일에 대해 좀더 명확한 기준이 생기기 시작했습니다. 기준을 정하니, 일의 수행도, 일에 함께 참여하거나 협업하는 사람들과의 관계도 좀더 편해지고 일의 성과도 오르는 것을 체감하게 되었습니다. 그 기준이 바로 “거절”에 관한 부분이었습니다.
어떨 때 거절을 할지, 수용을 할지, 아니면 협상이나 타협을 할지 여러번의 시행착오를 겪으면서 저만의 몇가지 원칙들이 생겨났고 실제 그 원칙들을 시도해보고 적용해보면서 효과가 있었던 몇가지 방법들을 소개하면 다음과 같습니다. 1. 일단 들어본다. 그리고 질문한다 상대방이 내에게 의견을 묻거나 부탁을 하거나 요청을 한다면, 그만한 사정과 이유가 분명이 있을 것입니다. 그러한 부분들을 나름 미리 추정하고 넘겨 짚어서 처음부터 거절의 자세를 갖추기 보다 일단 들어보는 편이 좋습니다. 잠깐 시간을 내어 이야기를 들어주는 일은 그리 어려운 일이 아니기 때문입니다. 말하는 쪽은 여러가지 급하다모니, 나의 생각과 의견보다 자신의 입장과 일에 대한 설명이 더 많을 수 밖에 없습니다. 듣는 입자에서는 힘들지만, 상대방의 이야기를 다 들어보고 판단해도 늦지 않습니다(물론, 상대방의 이야기 중에 결정이 나올 수도 있습니다). 상대방의 이야기 중에 질문을 자주하면, 상대방은 그 일에 관심이 있다고 생각할수도 있고 자신의 이야기에 귀기울려준다고 생각할 수 있어서 중간에 질문은 하지 않도록 합니다. 모든 이야기가 끝나면, 그 때부터 궁금한 점들에 대해 질문을 시작합니다. 왜 나에게 부탁하는지, 왜 내가 해야하는지, 왜 내가 할 수 있다고 생각하는지등등 질문하면서 현재 자신의 입장을 상대방에게 설명하는 시간을 갖습니다(이제부터는 나의 시간이다). 어렵다는 나의 입장을 충분히 이야기했음에도 상대방이 계속 부탁한다면, 확실히 어렵다고 거절해야 합니다. 거절의 순간은 정말 머쓱하고 힘들지만, 승락으로 인해 많은 부담을 혼자 견뎌야한다면 좋은 결정은 아니기 때문입니다. 2. 모르거나 할 수 없다면, 거절한다 일을 위임받거나 부탁을 받을 때 반드시 체크할 가장 중요한 사항은 "그 일을 내가 할 수 있을까?"라는 자신을 향한 내면의 질문입니다. 회사업무나 프로젝트등을 수행하다보면, 다양한 일을 요청받거나 위임하기도 하는데, 협업을 하는 누군가로부터 자신의 일을 맡거나 일부 도와서 수행해달라는 요청을 받게 되면, 먼저 앞의 질문을 해봅니다. 이러한 질문의 효과는 크게 2가지 입니다. 먼저, 여러 사람들이 참여해서 함께 성과를 내는 일이라면, 자신이 맡은 일이 성과를 내지 못하거나 성과를 내는데 시간 지연이 크게 발생되면 전체의 성과에 큰 문제를 발생시킬 수 있어서 맡지 않는 것이 바람직합니다. 두번째는 스스로의 역량에 대한 과신의 덫을 피할 수 있습니다. 도전하는 것과 도전을 성공으로 이끄는 것에는 서로 다른 역량이 필요합니다. 역량에 관한 혼동을 질문을 통해 미리 체크해보면, 스스로 할 수 있는 일과 잘 할 수 있는 일의 기준을 세우는데에도 도움이 됩니다. 정리하면, 스스로 감당가능하고, 자신의 현재 업무량에 추가되더라도 처리할 수 있다면 일을 맡고, 그렇지 않다면 매몰차더라도 거절하는 것이 좋습니다. 3. 거절에도 시간차가 필요하다 거절을 잘하지 못하는 사람들이 주변에 있다면, 한번 잘 살펴보세요. 대부분은 부탁이 이루어지는 순간, 얼마의 시간이 되지 않아서 승락을 하는 경향이 큽니다. 물론, 일이 돌아가는 상황 논리로 인해, 어쩔 수 없이 빨리 답을 해주어야하는 경우도 있지만, 어차피 해야할 것같아 빨리 답하는 경우도 많습니다. 진짜 문제는 “답”을 바로 하면, 상황을 되돌리기 어렵습니다. 하겠다고 하고 않할 수도 없고, 않하겠다고 했다가 하기도 머쓱합니다. 이런 상황은 “답”을 하기 전에 조금은 일에 대해서 생각해보고 수용의 가부를 결정할 최소한의 시간을 고려하지 않았기 때문이지요. 일이나 업무등의 요청을 받았다면, 최소 1시간정도 사안에 대해 자신만의 시간을 갖고 생각을 정한 후 답을 전달하는 것이 좋습니다. “승락”이든 “거절”이든 답을 전달할 때 요청과 회신에 시간차를 두는 것도 좋습니다. 저의 경우, 출근과 동시에 전날 도착한 요청건에 대해서는 당일 오전에 회신을, 당일 오전의 요청은 퇴근 전(오후 5시전후) 회신의 가이드라인을 갖고 최대 1일을 넘기지 않도록 합니다. 이런 시간차 회신은 상대방에게 일을 요청받은 사람의 입장에서 일에 대한 생각과 수행 의사를 전달할 때 어느정도 완충작용을 해준다는 점에서 많은 도움이 됩니다. 사회적으로 거절을 하거나 받는 일에 익숙하지 않다보니 여전히 일을 하면서 어려움들이 있지만, 이제 “거절”에 대해 미안하거나 머쓱하다는 생각은 크게 갖지 않습니다. “거절하기”와 “거절받기”에 적응이 되면, “거절”이 서로에게 win-win하는 하나의 방법임을 알게 깨닫게 되기 때문이지요. 어렵지만, “거절"에 대한 꾸준한 연습을 통해 스스로 “거절”이 편해질 때 일에 대한 선택과 집중도 높아짐을 체감하실 수 있을 것 같네요. 같이보세요~ 아셨죠? 😊👍🏻    심플하지만 큰그림을 보여주는 할일관리앱 Timestripe
#생산성 도구 진대연 세상에는 정말 많은 할 일 관리 도구들이 있습니다. TickTick, Todoist 와 같이 다양한 기능을 가진 앱부터, 아이폰의 미리 알림, 안드로이드의 구글 태스크처럼 매우 간단한 기능만을 가진 앱까지 각자 자신만의 스타일에 맞는 도구를 찾아 사용하곤 합니다. 그런데 가끔은 이 두 가지 모두가 딱 맘에 들지 않을 때가 있습니다. 미리 알림이나 구글 태스크는 정말 단순한 리스트 기능을 갖추고 있습니다. 그래서 처음엔 어렵지 않게 시작할 수 있습니다. 조금씩 할 일들이 많아지면 필요에 따라 목록을 만들어 정리하면 됩니다. 그러나 점점 늘어나는 할 일들은 조금씩 관리가 어려워지기 시작합니다. 이렇게 불편함을 느낄 때쯤이면 뭔가 다른 할 일 관리 도구는 없을까 고민하게 됩니다. 그렇게 고민하다 보면 TickTick, Todoist 또는 Remember The Milk 와 같은 기능이 많은 할 일 관리 도구를 만나게 됩니다. GTD 시스템을 기반으로 한다는 이러한 도구들은 사용하기 전부터 조금 복잡한 기능들이 많습니다. 캘린더 기능, 뽀모도로 기능, 우선순위 기능, 서브 태스크 기능 등등 이외에도 기존의 미리 알림과 구글 태스크에는 없는 다양한 옵션들도 갖추고 있습니다. 그래서 이 툴을 잘만 다루면 내 업무도 착착 잘 진행될 것 같은 기분이 듭니다. 이렇게 새로운 툴을 사용한 지 어느덧 몇 개월이 지나갑니다. 처음에는 조금 어려웠지만 점차 툴에 익숙해지기 시작합니다. 그런데 익숙하게 사용하다 보니 기존 미리 알림과 구글 태스크를 사용할 때와 크게 다른 점은 잘 모르겠습니다. 왜냐하면 뭔가 대단하고 좋아 보이는 기능들은 생각처럼 잘 안 쓰게 되었기 때문입니다. 유료로 쓰고 있는데, 조금씩 그 돈이 아까워 집니다. 그냥 원래 쓰던 기본 앱으로도 충분하지 않을까 생각이 듭니다. 안 그래도 요즘 기본 할 일 관리 앱이 많이 업그레이드 되었다고 듣기도 했습니다. 그래서 이번엔 다시 원래의 무료 기본 미리 알림 또는 구글 태스크로 옮겨 가기로 결정합니다. 이렇게 다시 원래대로 옮긴 지 이틀이 지났습니다. 며칠 지나지 않아 사용성에 있어 벌써 불편한게 많습니다. 아직은 시기상조인 걸까요? 다시 돌아가야 하는 걸까요? 뭔가 딱 그 중간 정도의 앱은 없는 걸까요? 뭔가 심플하면서도 큰 그림도 보면서 나에게 꼭 필요한 기능만 있는 그런 거 말이죠. 서론이 길었습니다. 사실 저 역시 늘 격는 고민이였기에, 다소 길게 제 경험담을 글로 옮겼는데요. 오늘은 저와 같은 고민을 하고 있는 여러분들을 위한 단순하면서도 큰 그림을 그릴 수 있는 괜찮은 할 일 관리 도구 Timestripe를 소개해 드릴까 합니다.
Planner: 할일관리? 목표관리! Timestripe를 가입하면 Planner 화면이 나타납니다. 첫 번째 탭은 Horizons 입니다. 시작부터 매우 심플합니다. 하지만 매우 심오합니다. 일반적인 할 일 관리 앱처럼 리스트를 나열하는 형태가 아닌 오늘 날짜, Week, Month, Year 그리고 Life 가 한눈에 표시됩니다. 이를 통해 단순히 할 일들만 나열하는 식이 아니라 인생 목표 > 연 목표 > 월 목표 > 주간 목표 그리고 오늘의 할 일 순으로 큰 그림을 그려가며 지금 해야 할 업무들을 정리할 수 있습니다.
우리는 이미 알고 있는 것 처럼 오늘 할 일을 정했다고 일이 진행되는 것은 아닙니다. 그 일을 '언제' 할지를 정해야만 그 일을 현실적으로 진행되도록 돕습니다. 다행히도 Timestripe는 아래 화면과 같이 오늘의 할 일을 캘린더 형태로 특정 시간에 배치할 수 있습니다. 뿐만 아니라, Settings 의 Intergrations 메뉴에 위치한 캘린더 링크를 사용하시면 현재 사용하고 있는 Google Calendar 및 Apple Calendar에 Timestripte로 배치된 할 일 캘린더를 연동할 수 있습니다.
또한, Planner 메뉴는 Horizons 탭 외에도 Days, Weeks, Months, Years 탭이 따로 있어 일간, 주간, 월간, 연간별로 보기 모드를 변경하고 미래의 목표와 계획 세우기도 진행할 수 있습니다.
용도에 따라 사용하는 My Boards Planner 메뉴 하단에는 My Boards 메뉴가 있는데요. 이곳에는 앞선 목표와 할 일을 정하는 Planner 와는 다르게 나의 용도에 맞는 칸반 보드를 만들 수 있습니다. 방법은 새 보드를 클릭하면 빈 화면으로 시작하거나 제공되는 다양한 Template 을 클릭하여 손쉽게 보드를 생성하면 됩니다.
또한, Timestripe 에서는 할 일 안에 노트를 작성할 수 있습니다. 노트에는 단순히 텍스트 뿐만 아니라, 이미지, 파일 등을 자유롭게 첨부할 수 있어 해당 업무 관련 정보들을 충분히 넣어둘 수 있어 편리합니다.
저는 위의 이미지와 같이 Timestripe 를 이용하여 코시국으로 오랫동안 나가보지 못한 해외여행 계획을 임시로 세워보았는데요. 정보가 칸반 형태로 나열되고, 이미지 및 첨부파일 그리고 유튜브 영상링크도 추가할 수 있어 정리가 쉽고 보기에도 편리했습니다. 또한, 컴퓨터에서 정리한 정보는 자동으로 스마트폰과 동기화 되어 이동 중에도 확인이 가능합니다. (Timestripe 는 아이폰 앱을 지원하며 안드로이드에서는 모바일 브라우저를 통해 관련 정보를 확인하실 수 있습니다.)   물론 이 외에도 자잘한 업무 할 일 리스트, 버킷 리스트, 독서 리스트 등의 원하는 보드를 자유롭게 만들어 관리할 수 있습니다.
목표관리를 넘어 인생 관리로...
사실 Timestripe는 이외에도 다양한 기능을 가지고 있습니다. 그러나 넘치는 것은 모자람만 못하기에 설명드린 기능 외의 다른 기능들은 직접 사용해보시면서 발견하는 기쁨을 누려보시기 바랍니다. 그럼에도 마지막으로 꼭 소개드리고 싶은 기능이 있는데요. 바로 Overview 와 Clock 화면입니다.
Overview는 80세까지 나의 남은 인생을 점으로 표시해주는 화면을 제공합니다. 이미 사용한 날들은 회색 점으로 남은 날들은 검은 점으로 표시됩니다. 생각보다 점들이 많이 남지 않았다는 사실을 깨닫게 도와줍니다. 해당 점으로 마우스를 이동하면, 그 시점에 적절한 메시지도 표시해 주어 재미를 더합니다.
Clock은 말 그대로 시계 화면이 나타납니다. 단순히 시간만 표시되는 시계가 아닌 날짜, 년도 그리고 현재 나의 나이도 표시합니다. 가만히 보고 있는 것 만으로도 묘한 긴장감을 줍니다.
Timestripe는 참 심플하면서도 인생의 목표를 설계할 수 있는 꽤나 괜찮은 할 일 관리 도구 입니다. 이 플랫폼을 사용하면 왠지 쓸데없는 일들은 해서는 안될 것 같은 느낌을 줍니다. 그래서 진짜 중요한 할 일들만 적고 관리할 수 있도록 도와줍니다. 그동안의 할 일 관리 도구에 다소 지치셨다면, 어쩌면 새롭게 도전해볼 만한 괜찮은 도구가 아닐까 생각합니다.
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