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2022년 10월 24일, 114번째 당근메일:

생산성 뉴스레터

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Will/Skill 매트릭스 : 어떻게 팀원을 성장시킬까?
미팅이 너무 많아 일할 시간이 없나요? Clockwise

'당'신의 생산성 '근'육을 키워주는 '당근메일'

Will/Skill 매트릭스 : 어떻게 팀원을 성장시킬까?

#생산성 딥다이브

최환진

회사에서 현업 업무의 이력이 쌓이면서 어느덧 관리나 리더로서의 업무를 맡게 되면 함께 일하는 직원이나 팀원들의 역량이나 일의 경험치를 높여주는 나름의 방법들을 고민하고 실행해보게 되는데요. 처음 이러한 일들을 맡았거나 기존의 방식과 다른 접근법을 생각하는 분들에게 도움이 될만한 사고 프레임워크인 “Will/Skill 매트릭스”를 소개합니다. 1970년대 Paul Hersey과 Ken Blanchard가 만든 상황적 리더십 모델(Situational Leadership Model)을 파생된 것으로 직원들의 관리와 성장을 위한 도구로 활용됩니다. 이름에서 알 수 있듯이, 의지와 스킬에 대한 2x2 매트릭스를 사용해서 레벨업이 필요한 인력들의 현재 수준을 파악해보고, 각자의 현재 상황에 알맞게 지식 습득, 역량 강화 및 훈련 등의 방법들을 고려해볼 수 있다는 점에서 매우 유용할 것으로 생각되네요.

“Will/Skill 매트릭스”는 2개의 축으로 구성되어 있습니다. 한 축이 “Will”로 성장시킬 직원이 가진 의지의 강/약을 나타내며, 다른 한 축인 “Skill”은 보유하고 있는 기술이나 역량의 수준으로 높고 낮음으로 표시할 수 있습니다.

각 축의 의미에 대해 좀 더 살펴보겠습니다. 의지가 높거나 낮다는 것을 일에 대한 태도나 자세 등을 통해 일반적으로 감지할 수 있기는 하지만, 표면적으로 내보이는 모습 이면에 대해 생각해볼 필요가 있습니다. 실제 의지가 새로운 일이나 기대로 인해 일시적으로 높은지, 지속되는지 대해 좀 더 알아보는 것이 좋습니다. 여기에 추가해서 의지 수준이 생각보다 낮다면 그 원인들을 알아볼 필요가 있습니다. 면담이나 상담을 통해 대상 팀원이 맡은 일이나 업무에 대한 막연한 두려움으로 관심은 있지만 일의 수행에 의지를 보이지 못하는 것인지, 아니면 일이 어렵고 힘들어서 진짜 의지가 없는지 구분이 필요합니다. 대상자의 의지(will)가 실제로 “Will/Skill 매트릭스”내 4분면의 선택에 매우 중요하다는 점에서 면밀한 파악이 이루어지면 좋을 것 같네요. 또 다른 축인 “기술/역량”은 대상 직원이나 팀원이 보유하고 있는 지식, 경험, 학습 수준, 보유/적용 가능한 기술들, 문제 해결 역량 등으로 업무나 일에서 상사나 관리자라면 그리 어렵지 않게 파악이 가능할 것으로 생각됩니다. 2x2 매트릭스를 구성하는 각각의 영역들의 내용과 특징들을 살펴보면 다음과 같습니다. 대상 직원과 팀원이 처한 상황에 다르다는 점에서 상황에 알맞은 성장 방안을 찾고 모색한 후 적용하는 것이 바람직합니다.

예전에 회사 근무하던 시절이 떠오르네요. 돌이켜 생각해보면, 회사나 직장 내에서 개인 스스로 성장하기란 쉽지 않습니다. 성장의 목표를 정하기도 어렵고, 어떻게 로드맵을 그리거나 만들어가야 할지도 막막하죠. 이런 점에서 사수나 리더로서 직원이나 팀원들의 고민을 이해하고 앞서 소개한 “Will/Skill 매트릭스”를 통해 그들의 성장 길라잡이로서 멋진 역할을 담당해주시면 좋을 것 같네요. 앞서 소개한 도구가 함께 일하는 직원이나 팀원들의 성장에 큰 도움이 되기를 기대해봅니다.

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미팅이 너무 많아 일할 시간이 없나요? Clockwise

#생산성 협업툴

진대연

팀의 생산성에 가장 많은 영향을 미치는 것 중 하나가 바로 미팅입니다. 미팅은 적을수록 좋다고는 하지만 그렇다고 완전히 없애는 것은 불가능합니다. 왜냐하면 미팅을 통해 정보가 팀 전체에 제대로 공유되고 있는지 확인하고 때로는 중요한 의사결정을 함께 할 수 있기 때문입니다. 그뿐만 아니라 정기적 미팅을 통해 팀에 목표를 상기시켜 적당한 긴장감을 느끼도록 도와주기도 합니다. 그래서 효율적인 미팅을 만들기 위한 [사전회의록]을 강조하기도 했습니다.

미팅 효율을 2배로 높히는 사전회의록

다양한 미팅 중에서도 가장 중요하다고 생각하는 미팅 중 하나는 팀장과 팀원의 1:1 미팅입니다. 모두가 함께하는 미팅과는 다르게 1:1 미팅은 누군가의 눈치를 보지 않아도 되기 때문에 더 솔직하고 더 맞춤형 커뮤니케이션이 가능해집니다. 그래서 목표를 달성하기 위한 명확한 장애물들을 확인하고 이를 해결해 갈 수 있습니다.

팀을 성장시키는 1:1 미팅

그러나 문제는 미팅들이 많아질수록 스케줄 잡기가 너무 어렵다는 것입니다. 특히나 자율출퇴근이나 리모트워크 등으로 인해 서로 간의 일정 조율이 더욱 어려워졌습니다. 그뿐만 아니라 중요한 고객사 미팅 등이 생기는 경우 미리 정해놓은 팀 미팅이 조정되어야 하죠. 그러나 그때마다 스케줄을 다시 잡는 게 또 좀처럼 쉽지 않습니다. 이 때문에 부득이 미팅이 취소되는 일도 있는데요. 이런 현상이 반복되면 팀의 사기에 영향을 주기도 합니다.

반대로 요즘은 구글 및 아웃룩 캘린더를 통해 나의 일정이 팀원들과 공유되기 때문에 비어있는 스케줄을 손쉽게 확인할 수 있습니다. 최근 많은 회사에서는 비어있는 시간을 다른 사람이 미팅 스케줄을 잡을 수 있는 여유 시간으로 가정하는데요. 그래서 이 여유 시간에 나도 모르게 너무 많은 미팅이 생성되는 곤란한 경우가 발생하곤 합니다. 자칫 잘못하다가는 내가 일할 시간을 모두 팀원과의 미팅 시간으로 뺐게 되는 것이죠.

정말 미팅은 해결하기 쉽지 않은 난제처럼 보입니다. 이런 미팅 비효율성의 문제를 해결할 훌륭한 조율자가 있다면 얼마나 좋을까요?

우리 회사의 타임 매니저, Clockwise

Clockwise는 이러한 고민을 해결하기 위해 생겨난 서비스이며 위에서 고민한 대표적인 팀 미팅 문제 3가지를 해결하고 있습니다. (현재 Clockwise는 Google Workspace를 지원하고 있으며 Microsoft 365는 아직 지원되고 있지 않습니다.)

1. Flexible Meetings

우선 첫 번째 기능은 Flexible Meetings입니다. 앞에서 설명해 드린 것처럼 정기적으로 발생하는 팀 미팅 또는 1:1 미팅은 그 나름대로 팀에게 정말 중요한 미팅이긴 하지만 외부 고객사 미팅 등이 있는 경우 우선순위에서 밀려나기에 십상입니다. 이 경우 팀원들과 다시 1:1 미팅 일정을 일일이 잡는 일이 여간 쉽지 않습니다. 그러나 Clockwise를 이용하면 이를 아주 간단히 해결할 수 있습니다.

Clockwise에서 꼭 정해진 시간에 진행하지 않아도 되는 내부 일정들을 Flexible Meeting으로 설정해둘 수 있습니다. 이때 상세 옵션을 설정하여 같은 날 비는 시간으로 이동할 것인지 혹은 원하는 날로 확장할 것인지 혹은 재조정이 가능한 시간을 미리 상세히 설정해 둘 수 있습니다. 그러면 Clockwise는 캘린더의 일정에 맞춰 미팅 참여자들이 가장 최적으로 활용할 수 있는 시간에 맞게 미팅 시간을 조정해 줍니다.

이렇게 조정된 시간은 중복되는 외부 일정을 피해주기도 하고 때로는 일정을 한쪽으로 최대한 몰아주어 미팅이 없는 여유 있는 시간을 만들어주기도 합니다. 심지어는 캘린더의 미팅 장소를 미리 확인하고 이동시간을 고려하여 자동으로 스케줄을 조정해 줍니다.

2. Focus Time

우리가 1:1 미팅 또는 팀 미팅을 하는 이유는 바로 우리가 진짜 해야 하는 일에 대한 방향성을 정하는 것입니다. 그러나 미팅은 그 자체가 일이 아니기 때문에 진짜 우리가 일해야 하는 시간이 충분히 확보되어야 하죠. 그래서 우리는 미팅 시간 외에는 진짜 일에 집중해야 합니다.

그러나 미팅이 많은 경우 온전하게 집중할 수 있는 시간이 방해받게 됩니다. 특히나 Maker 들의 경우 최소 3시간 이상의 연속된 집중 시간이 필요한데요. 잦은 미팅이 많아지면 연속된 시간 중간중간을 쪼개어 충분한 집중 시간 확보가 어려워지게 됩니다. 결국 이는 피치 못할 야근으로 이어지게 되는 것이죠.

당신은 매니저 인가요? 메이커 인가요?

Clockwise의 Focus Time은 이러한 문제를 해결합니다. 1주일에 집중해야 하는 시간의 양을 미리 정해두면 Clockwise는 그때부터 Focus Time을 확보하기 위해 2가지 작업을 진행합니다. 하나는 기존의 Flexible Meeting 들을 확인하고 이를 한쪽으로 몰아줍니다. 이렇게 일정을 이동시켜 넉넉한 Focus Time을 확보하는 것입니다. 두 번째는 이렇게 넉넉히 확보된 시간에 Focus Time이라는 스케줄을 생성하여 해당 시간을 완전히 Block 합니다. 이를 Time Block이라고 하는데요. 이를 통해 다른 사람이 미리 확보한 집중의 시간에 미팅을 초대하지 못하도록 막는 것이죠.

자신의 역할에 따라 매일 또는 일주일 동안 필요한 Focus Time 시간이 있을 것입니다. (저는 일주일에 최소 15시간이 필요합니다) 한주에 필요한 Focus Time의 최대 시간을 정해두면 Clockwise는 한주가 시작되기 전 미리 팀원들의 스케줄을 확인하고 정리하여 회사 팀원 모두가 자신만의 집중된 시간을 갖도록 스마트하게 스케줄링해 줍니다.

3. Scheduling Link

팀원들끼리 정기적인 미팅 외에도 비정기적인 미팅이 필요할 때가 있습니다. 이 경우 매번 서로 가능한 시간을 주고받아 일정을 정해야 하는데 이 역시 귀찮고 힘든 일입니다. 그러나 Clockwise는 이미 나의 Focus Time과 Flexible Meeting처럼 우선순위에 따라 미리 설정된 시간을 알고 있는 똑똑한 비서입니다. 그래서 Clockwise는 팀원들 사이의 가장 미팅하기 좋은 시간을 찾아 미리 만들어 둔 링크를 통해 적절한 시간을 제안해 줍니다. 물론 ‘되는 시간’이나 ‘Calendly’와 같은 서비스 역시 내가 가능한 시간을 링크로 만들어 보여줍니다만, Clockwise는 팀원 모두의 시간을 알고 있기 때문에 서로가 가장 적절한 시간을 추천해 줄 수 있습니다. 더 스마트한 우리 회사 비서가 되는 것이죠.

이렇게 생성한 링크를 Slack 프로필 등에 적어두면 이를 통해 더욱 손쉽게 일정 요청을 할 수 있습니다. 이때 옵션을 통해 나의 집중 시간을 충분히 확보한 스케줄 링크를 만들 것인지, 혹은 미팅이 가능한 방향으로 스케줄 링크를 만들 것인지, 그 사이의 밸런스를 유지할 것인지도 디테일하게 설정할 수 있어 매우 편리합니다.

팀을 위한 스케쥴 비서, Clockwise

Clockwise 는 이렇게 말하고 있습니다.

| We think a lot about time.

그들은 시간의 효율적 사용이 팀에게 얼마나 큰 영향을 미치는지 이해하고 이를 위한 타임 매니저를 만들고 있습니다. 아직은 안타깝게도 Google Workspace만 지원되고 있지만 앞으로 Outlook도 지원하여 더 많은 팀이 효율적 시간 활용을 통한 팀의 집중력과 생산성이 높아지길 기대해 봅니다.

Clockwise 의 온보딩 화면