당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일

더 나은 당근메일이 될 수 있도록, 메일 하단의 설문조사 꼭 참여해주실꺼죠?
-
10월 25일, 예순여덟 번째 당근메일:
생산성 뉴스레터

오늘 다룰 주제들 입니다
  • [북리뷰] 단순하게 일하기
  • 노션 템플릿으로 프로젝트 관리하기
[북리뷰] 단순하게 일하기

#생산성 딥다이브
최환진
일들을 하다 보면 어떤 일들은 쉽게 할 수 있고 잘 해내지만, 또 다른 일들은 처음부터 어떻게 시작해야 하는지 감조차 오지 않아서 애를 많이 먹는 경우도 많습니다. 열심히 준비한 일이 반응이 좋지 않아서 실망한 경우도 종종 있습니다. 일에 대한 자신의 생각과 의지가 실제 좋은 결과로 이어지는 경우도 많지만, 그렇지 않은 경우도 많다는 점을 생각해볼 때 일에 대한 접근 방식을 조금은 바꿔볼 필요가 있지 않을까 생각되는데요. 이런 생각을 하고 있던 차에 사이토 다카시 교수가 출간한 "단순하게 일하기"라는 책을 읽게 되었습니다. 찬찬히 책을 읽어보면서 좀 더 현실적으로 일에 대한 생각과 방식을 다시 한번 생각하게 되었네요. 책에서 이야기하는 핵심은 "일의 본질" 파악을 통해 "힘을 좀 빼고 일하기"입니다.

일에 반드시 포함되거나 꼭 필요한 일들 이외에 하지 않아도 되는 일들 - 예를 들어, "발표 슬라이드에 멋진 표지와 스타일이 필요해", "인쇄물도 출력해서 가져가야지", "이 내용을 넣으면 회의 참석자들에게 도움될 거야 "등 - 을 스스로 중요하고 필요하다는 생각에 추가적으로 하는 경우가 많습니다. 자신의 소중한 시간과 에너지를 추가로 쏟은 일들이 좋은 반응을 얻으면 좋은데, 생각만큼 긍정적이지 못해 아쉬웠던 적이 여러 번 있었는데요. 돌이켜 생각해보면, 당시에 일에 대한 충분한 이해가 부족했고, 일의 지향점과 결과물에 좀 더 집중하고 완성도를 높이기 보다 부수적인 일들도 중요하다는 생각에 그 일들에 더 많은 시간을 쓴 것이 아닌가라는 생각이 듭니다. 책을 읽으면서 이러한 생각이 맞았다는 것을 확인할 수 있었는데요. "단순하게 일하기"의 핵심이 "에너지 집중"에 있다는 점을 생각해보면, 당시에 집중할 에너지의 방향이 다소 어긋나 있었고, 그 강도도 일의 본질에 집중되지 못하고 분산되었다는 것을 알 수 있었습니다. 좀 더 일의 본질적 방향에 초점을 맞추었다면, 해야 할 일의 범위와 분량도 감소하고, 그로 인해 일에 대한 스트레스와 부담도 덜 느꼈을 것 같습니다.

"단순하게 일하기"의 2번째 핵심은 "스트레스 감소"입니다. 불필요한 일들에 에너지와 시간을 쓰다 보면, 지치고 힘들어지게 되는데요. 계속해서 하는 일에 대한 보람도 없고 주변의 긍정적인 인정도 없다면,  자신의 "수고"와 투자한 "시간"이 낭비되었다는 생각에 스스로 무기력감과 허탈감을 갖게 됩니다. 이러한 상황이 반복되면 일에 대한 동기부여도 약화되고 자존감도 낮아져 지속적으로 일에 집중하지 못하는 상태가 될 수 있는데요. 책에서는 이러한 상태와 상황이 반복되지 않도록 일의 핵심에 집중하고 불필요한 일들의 발생과 수행을 줄여나가는 것이 일에서 오는 “스트레스”를 줄이고 “활력”을 불어넣는데 도움이 된다고 합니다.

일에 있어 "중용(과하거나 부족하지 않고 조화를 이룬 상태)"을 찾는 일이 쉽지 않지만, "딱 알맞음"을 일에서 찾고 발견한다면 일의 핵심과 본질에 집중할 수 있고, 이를 통해 일의 성과와 품질을 높이는 것은 물론이고 일로 인한 스트레스도 줄일 수 있다는 점에서 앞으로 일하는 자세와 마음가짐의 변화가 필요하다는 생각을 다시금 하게 되었네요. 앞서 소개한 2가지 내용들 이외에 책을 읽으면서 도움이 되었던 몇 가지 내용들을 정리하면 아래와 같습니다.

  • 고민의 범위를 명확하게 정의하라 - 업무에는 내가 관여하여 바꿀 수 있는 일과 그렇지 못하는 일들이 있습니다. 나에게 주도권이 없다면, 업무 상대방의 이야기와 생각을 듣고 상황에 맞추어가는 요령이 필요합니다. 처음부터 명확히 일의 범위가 정해지면 좋지만, 내가 정할 수 없다면 최소한의 범위만을 우선 정하고, 일하면서 범위를 구체화한다면 하지 않아도 되는 일들을 고민하느라 낭비되는 시간을 처음부터 줄일 수 있습니다.
  • 물어보거나 질문하면 스트레스가 없다 - 너무나 당연하지만, 잘 실행하지 못하는 일이기도 합니다. 일이 주어지거나 부탁을 받으면, 일의 위임자나 부탁한 분의 입장과 생각을 추측하고 일처리를 시작하곤 합니다. 추측이 맞았다면 부탁하거나 위임한 분이 일의 결과물에 만족하겠지만, 반대의 경우라면 일을 받아서 하지 않는 것보다 못한 결과가 초래될 수 있습니다. 이런 상황을 방지하기 위해 처음부터 궁금하거나 기대사항들에 대해 "묻거나 질문"하는 것이 중요합니다.
  • 한다고 했다면, 그저 할 뿐 - 저의 일하는 방식과 너무 같아서 깜놀!!입니다. 일의 진행여부를 결정하기가 어렵지, 일단 일의 방향과 산출물이 정해지면 일이 완료될 때까지 몰두하여 고고싱입니다. 책에서는 일을 하기로 했다면, "기계처럼" 철저하게 머릿속 생각을 없애고 감정과 사고를 단절하고 일에 몰두해야 한다고 설명하고 있는데요. 글의 요지는 주어진 시간 동안 해야 할 일에 집중해서 철저히 그 일을 완수하라는 의미로 볼 수 있을 것 같습니다.

모든 사람들이 자신의 일이나 업무에 있어 "단순하게 일하기"를 실천하고 싶지만 쉽지 않은 이유는 아마도 일과 일처리에 관한 개인이 가진 관성이 아닐까 생각됩니다. 일이라면 "당연히 이렇게 해야지"라는 기존의 일처리 방식과 생각으로 인해 더 쉽고 빠르고 간단하게 할 수 있는 일들을 조금은 어렵고 힘들게 하고 있지는 않을까라고 생각되네요.  일의 방식을 한 번에 바뀌기는 어렵지만,  앞서 설명한 “힘 빼고 일의 핵심에 집중”을 조금씩 일상과 업무에 적용하다 보면 덜 스트레스받고 해야 할 일을 하면서 의미 있는 성과도 만드는 자신만의 방식을 완성할 수 있을 것으로 생각되네요. 오늘부터 “힘 빼고 일하기”를 조금씩 실천해 보세요.
생산성 꿀팁 당근메일 혼자 보지 마세요~ 🙅🏻‍♀️
 같이보세요~ 아셨죠? 😊👍🏻
노션 템플릿으로 프로젝트 관리하기

#생산성 도구
진대연
    동시다발적으로 일어나는 다양한 업무와 프로젝트들을 어떻게 효율적으로 관리할 수 있을까에 대한 고민을 오래전부터 해왔습니다. 그리고 그에 대한 몇 가지 생각들을 당근 메일을 통해 몇 차례 공유해 드렸습니다.
     

    그리고 오늘은 드디어 이 고민들이 정리된 저만의 노션 템플릿 하나를 공유드리려고 합니다.

    노션 템플릿부터

    백문이 불여일견이니, 일단 해당 템플릿을 바로 공유해 드립니다. 


    본 템플릿은 노션 프로그램을 사용하신 분들을 위한 템플릿입니다. 따라서 사용 전 이미 노션 계정이 있으시거나 만드셔야 합니다. 템플릿 복사 방법은 좌측의 화면처럼 템플릿 링크 오른쪽 위의 [복제] 버튼을 클릭하신 뒤 본인의 노션계정으로 로그인하시면 본인의 계정으로 손쉽게 복사됩니다.
    시작 화면

    우선, 템플릿 첫 시작 화면은 다음과 같습니다.

    시작 화면은 대표적으로 4가지 섹션으로 나누어 집니다.

    1. 프로젝트 계획하기
    2. 회고하기
    3. 이주의 프로젝트
    4. 일정 기록하기

    이제 섹션별로 사용 방법에 대해 알아봅시다.

    프로젝트 계획하기

    먼저 [프로젝트 계획하기]부터 알아보겠습니다. 프로젝트 계획하기 섹션 하단에는 [프로젝트] 페이지 바로가기가 있습니다. 해당 페이지를 클릭하여 이동하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.

    본 템플릿은 본인이 실행해야 하는 프로젝트들을 일 년 총 52주 안에 적절히 배치하는 방식으로 만들어졌습니다. 이를 통해 그저 리스트로 적혀 있어 시작도 안 하고 있는 프로젝트나 언제 해야 할지 막연한 프로젝트 또는 아직 진행하지 않아도 되는 미래의 프로젝트 등으로 인해 신경 쓰이는 문제를 말끔히 해결할 수 있습니다. 

    예를 들어 다이어트를 하고 싶다. OOO 책을 읽고 싶다. 여행을 가고 싶다. 라는 생각이 들었을 때, 우리는 이를 막연히 할 일 리스트에만 담아둡니다. 그러다 보니 해당 프로젝트를 신경을 쓰는 것도 아니고 안 쓰는 것도 아닌 불편한 마음만 남게 되죠. 사실 이런 기분은 기존에 소개해 드린 자이가르닉 효과 때문이기도 합니다. 

    본 템플릿을 활용하면 그때그때 생각나는 일들을 프로젝트로 만들어 본인이 실제로 실행하고 싶은 주 번호에 배치하기만 하면 됩니다. 만약, 아직 일정을 정하지 못했다면 [주 번호 없음] 항목에 임시로 배치해 놓을 수 있습니다. (그러나 너무 많은 항목이 [주 번호 없음]에 방치되는 것을 권장하지 않습니다. 우선순위가 낮은 프로젝트들은 적절히 하지 않기로 하는 것도 매우 중요합니다) 그리고 사실 이 방법은 스프린트를 활용한 애자일 방법론과 매우 유사합니다. 

    위의 이미지와 같이 템플릿 안에 예시를 담아두었기에 직접 프로젝트들을 이동하며 프로젝트 배치에 대한 이해를 도울 수 있습니다. 현재 해당 템플릿에는 2021년 43주 차까지만 항목에 포함되어 있습니다. 만약, 주 번호를 추가하고 싶으시다면 시작 메뉴의 2번째 섹션으로 이동해야 합니다. 

     회고하기 

     2번째 섹션인 회고하기 하단에는 [주 번호] 페이지 바로 가기가 있습니다. 해당 페이지로 이동하면 아래와 같은 표가 나타납니다. 미래의 주 번호를 추가하고 싶다면 [새로 만들기] 버튼을 통해 새 데이터베이스를 만들고 [2021 W45]와 같은 형식의 주 번호 타이틀과 주번 호의 기간 속성도 직접 입력해주셔야 합니다. 다소 번거로운 작업일 수 있지만 일주일에 한 번 회고 작업을 진행할 때 수행해주시면 좋습니다. 이번 주의 주 번호를 확인하고 싶으시다면 이곳 링크에서 빠르게 확인하실 수 있습니다.
    매주 회고를 통해 한주의 프로젝트들이 잘 진행되었는지 점검할 수 있습니다. 또한, 이번 주에 마무리되지 못한 프로젝트들을 [프로젝트 계획하기] 페이지로 돌아가 진행하고 싶은 주 번호로 재배치 하시면 됩니다.

    이 주의 프로젝트

    이주의 프로젝트 섹션에는 이번 주에 진행하기로 한 프로젝트들이 개인, 가족, 회사, 사이드잡, 커뮤니티 항목으로 구분되어 자동으로 표시됩니다. 해당 카테고리가 본인에게 맞지 않는다면 본인에게 맞는 카테고리로 변경해서 사용하시면 됩니다. 각각의 프로젝트 데이터베이스 본문에는 프로젝트와 관련한 다양한 정보들을 담을 수 있으며, 추가로 [목표], [관계], [일정], [레퍼런스] 및 [추가 프로젝트] 속성에서 관련 데이터베이스로 연결할 수 있습니다.

    예를 들어 [회사 프로젝트 C]라는 프로젝트가 있다면, [관계] 항목에 해당 프로젝트 담당자, 관련 회사 등을 추가할 수 있으며, 미팅 일정이나 관련된 레퍼런스 정보 그리고 사전에 진행한 다른 프로젝트들도 해당 속성을 통해 연결하거나 새로 생성 할 수 있습니다. 이렇게 프로젝트와 기존의 다른 데이터베이스 정보들을 연결하면 보다 확장된 형태의 정보 기록이 가능해집니다. 이는 흔히 제텔카스텐이라고 불리는 연결형 지식 생산 방법이기도 합니다.

    일정 기록하기

    마지막으로 [일정 기록하기] 섹션을 알아보도록 하겠습니다. 일정 기록하기 섹션은 기록하고 싶은 주요 일정들을 캘린더 위에서 바로 기록하실 수 있습니다. 일반적으로 미팅회의록 등에 활용할 수 있습니다. 역시 각각의 일정과 관련된 [프로젝트]와 [관계] 속성 내에 관련 데이터베이스를 추가하여 사람/회사 또는 관련 프로젝트 데이터베이스를 손쉽게 연결 할 수 있습니다.

    모든 데이터베이스는 최하단의 전체 데이터베이스 항목에서 확인할 수 있습니다. 각각의 페이지에서 원하는 데이터베이스를 검색하거나 관리할 수 있습니다. 

    나름 오랜 고민 끝에 만들어진 템플릿이나 (사실 공유용 템플릿을 다시 만들면서 실제 사용하는 것보다 많은 부분을 축소하였습니다) 제 개인의 특성에 최적화되어 있다 보니 어렵다고 느껴지시거나 불필요하다고 느껴지는 부분이 있을 것이라 생각됩니다. 해당 템플릿을 사용하시면서 궁금하신 점 혹은 개선하고 싶으신 점이 있으시거나 여러분만의 새로운 노션 템플릿과 아이디어가 있으시다면 언제든지 편하게 당근 메일 오픈채팅방에 공유해주시기 바랍니다. 이를 통해 앞으로도 더 개선된 템플릿과 아이디어들을 소개해 드리겠습니다. 

    생산성 법칙, 생산성 도구 사용 등 다양한 생산성 관련 질문이 있으신가요?
    [당근메일 생산성 질문방] 에서 무엇이든 물어보세요! (비번: eatfrogs) 

    당근메일 구독자 분들과의 커뮤니티, 네트워크 단톡방이 새로 생성되었습니다. 
    [당근메일 커뮤니티]에서 생산성을 넘어선 다양한 정보를 함께 나눠요!
    1분 만에 더 나은 당근메일을 만드는 피드백 설문조사