#업무관리 #시간관리 #위임레벨 💬 오늘의 고민 신청자: 이것은 눈물일까 땀일까 님 |
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- 직무: 경영기획
- 포지션: 2년 차 사원
- 근무환경: 중소기업 3인팀
- 고민 1줄: 업무 분담이 명확하지 않아서 이 일 저 일 다 거쳐요. 🤯
여러분, 출근해서 제일 먼저 무엇을 하시나요? 퍼플이라면 오늘 해야 할 일부터 살펴볼 것 같은데요. 업무 시작 전 계획을 세워 일에 뛰어들지만, 일하는 중간중간 상사가 시킨 일, 누군가가 물어본 일, 너무 바빠서 깜빡 잊어버린 일들이 또다시 쌓이는 것을 발견하죠. 산더미처럼 불어난 일을 보며 이러다가는 업무를 주도하기는커녕 끌려다니게 될 것 같은 기분이 들 때가 있어요. 오늘은 일에 치이는 스타터, 그로우어를 위한 업무관리 치트키와 팀원의 효율적인 업무관리를 리드하는 임팩터를 위한 치트키로 준비했어요. 지금부터 시작합니다. 🎮 |
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오늘 해야 할 일이 모두 급한 일로 느껴지나요?
4단계 업무 처방전 내려드립니다 🙌
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1️⃣ [상황]
- 일이 자꾸만 밀려서 무엇부터 처리해야 할지, 어떻게 시작해야 할지 막막하다.
- 하루는 짧고, 내 에너지는 한정적이다.
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2️⃣ [치트키] 일이 밀린 주니어에게 내려주는 4단계 업무 처방전
① 1단계: 지금 상황에 대한 관점 전환하기(예시)
💬 기존의 관점: 아무래도 난 '일머리'가 없나 봐. 다른 사람들은 다들 척척해내는 것 같은데.
💡 관점 반문하기: 다른 사람도 꾸역꾸역 '그냥 할 뿐'이야. 일머리라는 특별한 재능보다 중요한 건 바로 그거야.
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② 2단계: 기준에 따라 '진짜' 중요한 일 구별하기(중요도 순)
- 팀장님이 시킨 일(🌟미뤄야 한다면 사전에 논의하기) 👉제1사분면 ‘1순위’
- 나의 성과를 빛나게 해줄 일(🌟루틴하게, 나를 위해 꼭 챙기기) 👉제4사분면 ‘2순위’
- 어려워 보이고 걱정되는 일(🌟미루지 말기, 해결했을 땐 성취감 UP!)
- 다른 사람의 협조가 필요한 일(🌟미리 협조 요청하기)
- 타인에게 처리해 주기로 약속한 일(🌟데드라인 지키기)
- 시간이 오래 걸리는 일(🌟미리, 조금씩 처리하기)
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③ 3단계와 4단계(액션 플랜과 시간대별 업무 배치)는 본문에서 5분 만에 확인하기😉 |
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3️⃣ [이렇게 하면?]
- 골치 아픈 과제들의 가닥이 잡혀가면서 여러분의 페이스를 서서히 회복할 거예요!
- 그 자신감이 에너지가 되어 다음 과제들에 도전하게 만드는 선순환으로 이어져요.
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분명 꼼꼼하게 했는데 놓치는 것이 자꾸 생긴다면
‘이것’부터 점검해 보자 🔎 |
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1️⃣ [상황]
- 여러 가지 일을 동시에 처리해야 해서 놓치는 것들이 생긴다.
- 일과 시간에 끌려다니다보니 방향성 없이 일하는 느낌이다.
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2️⃣ [치트키] 업무 효율과 디테일 두 마리 토끼 잡는 법
① 일 방향성을 갖기 위한 단기·중기·장기 목표 설정하기
- 장기목표: 회사의 핵심 가치나 비전을 바탕으로 내가 어떤 부분을 잘 해내고 싶은지
- 중기목표: 프로젝트 및 프로덕트의 성과에 맞춰 월 단위로 세우기
- 단기목표: 개인의 성장이나 환경 개선에 맞춰 주별로 세우기
👉 중기 목표를 체크하면서 달성 정도를 측정하고 월별로 회고하기 |
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② 내가 하는 일을 시각화하기(feat. 칸반, 타임라인)
- 캘린더로 전체 할 일 정리: 업무 속성과 세부 일정, 중요도와 긴급도 설정
- 칸반 사용해 전체 업무 진행 상황 한눈에 체크
- 타임라인 기능으로 병목 발생하는 구간 잡아내기(🌟실제 소요된 시간 파악도 가능)
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③ 쳬계적으로 백로그 정리하는 법은 본문에서 5분 만에 확인하기😉 |
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3️⃣ [이렇게 하면?]
- 내가 어떤 방향으로 일해야 하고, 무슨 일부터 해야 할지를 명확하게 알 수 있어요.
- 거대한 목표도 최대한 잘게 쪼개 각각의 달성 정도가 눈에 보이게끔 정리해 두며 하나씩 성취해 가는 뿌듯함을 느낄 수 있어요!
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“왜 제가 한 걸 마음대로 고쳐서 보내요?”
라고 팀원이 묻는다 🤦 |
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1️⃣ [상황]
- 회의를 통해 팀원에게 업무를 나눠줬는데, 여러 차례 리뷰를 줬음에도 개선이 안 된다.
- 시간은 없고, 결국 팀장이 나서서 팀원의 보고서를 직접 고친다.
- 팀원이 팀장에게 묻는다. “왜 제가 한 걸 마음대로 고쳐서 보내요?”
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2️⃣ [치트키] 마이크로 매니저로서의 리더십 스킬, 이렇게 확장하자
① 팀원의 업무 성숙도(역량)에 맞춘 위임 레벨 설정하기
- 업무 성숙도가 낮으면: 더 구체적이고 직접적인 지시를 하고 👉낮은 레벨 위임
- 업무 성숙도가 높으면: 목표와 비전을 제시 👉높은 레벨 위임
📌 마이크로한 지도를 팀원이 수용할 수 있도록 충분한 관계 구축을 통해 신뢰감 다지기
📌 팀원이 거부할 경우, 팀원의 다른 업무 중 업무 성숙도가 높은 것이 있는지 파악해 재배치하기
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② 구체적인 위임 레벨 1~3단계 내용과 적용 방법은 본문에서 5분 만에 확인하기😉 |
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3️⃣ [이렇게 하면?]
- 업무와 팀원의 조합을 관찰하고, 적절한 레벨의 위임을 함으로써 조직의 성과를 최대화하며 모든 팀원을 다르게 대함으로써 모든 팀원을 공평하게 대할 수 있다.
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회원 님, 지금 가장 답답한 업무·커리어 고민이 무엇인가요?
다음 레터에서 퍼플의 고민을 해결해 줄 치트키를 직접 찾아드릴게요. 💜 |
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퍼플의 치트키, 오늘도 장착 완료! 🎮
이제 실전에 적용해 볼 차례입니다. 시행착오는 줄이고, 목표까지 더 빠르게 레벨 업 하세요!
그럼 다음 주에 다시 유익한 뉴스레터로 만나요! 👋
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