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오늘 다룰 주제들 입니다
여유있는 한주를 만드는 방법
#생산성 딥다이브 진대연 우리의 주된 스트레스는 어디에서 올까요? 퇴근 직전 부장님께서 추가 업무 지시를 하거나, 갑작스러운 업무 펑크로 인해 비상이 걸렸거나, 정체로 꽉 막힌 도로 위에서 약속 시각을 못 지킬 것 같거나, 아이들이 집을 엉망으로 만들어 생각지도 못한 과중한 청소를 해야 할 때 등 사전에 예상하지 못한 일들이 바로 우리의 스트레스의 주범입니다. 물론 스트레스가 꼭 나쁜 것은 아닙니다. 스트레스 순간에 발생하는 코르티솔과 아드레날린은 우리가 이 스트레스를 잘 극복할 수 있는 에너지를 순식간에 끌어올려 주니까요. 물론 너무 자주 끓어오른다는 게 문제긴 하지만 말이죠. 그래서 우리는 우리 뇌가 좋아하는 예측 가능한 삶을 살 때 가장 평온한 행복을 느낍니다. 물론 명상은 우리의 스트레스를 줄여줄 수 있습니다. 그러나 저는 기존에 잠들기 전 내일을 미리 상상하는 연습을 통한 스트레스 요소 제거하기를 제안했습니다. 이를 통해 내일 일어날 일들을 예측하고 상상함으로써 보다 여유 있게 하루를 만들어 갈 수 있기 때문이죠. 그러나 이보다 더 강력한 방법이 있는데요. 바로 하루가 아닌 일주일을 예측하고 설계하는 것입니다. 스탠포드 대학생들은 다 알고 있다
이곳에서는 일주일 캘린더 템플릿도 제공하여, 한 주를 미리 설계할 수 있도록 안내하고 있는데요. 이미 스탠퍼드 학생들은 일주일을 미리 설계함으로써 삶을 더욱 여유롭게 살 수 있는 지혜를 배우고 있는 것이죠. 우리도 이를 위한 멋진 도구를 이미 사용하고 있습니다. 바로 구글 캘린더 혹은 아웃룩 캘린더가 그것입니다.
TickTick 의 Summary 기능을 이용하면 지난 한 주 업무들을 한눈에 살펴볼 수 있다
위의 템플릿을 이용하여 한주를 회고해 보세요 지난주에 마무리하지 못한 업무를 포함하여 이번 주 안에 반드시 끝내야 하는 중요한 일들을 리스트로 적습니다. 이때 반드시 업무에 우선순위를 정해야 합니다. 특히나 최우선순위를 업무를 최대 5가지 정도 적어둡니다. 저는 이 업무들을 개구리라고 명칭 하여 관리하고 있습니다. 저는 TickTick 이라는 할 일 관리 앱을 이용하여 각각의 할 일들을 관리합니다. 정말로 중요한 업무들은 개구리 목록에 저장하고, 그 밖의 업무들은 용도에 맞게 리스트를 분리하여 저장합니다. 평소에는 이렇게 생각나는 업무들을 저장해두고 잔업들은 매일 고정된 시간에 처리하도록 루틴을 만들어 관리하고 있습니다. 내가 확보 가능한 시간을 미리 파악하기 일반적인 화이트칼라 직장인이라면 9시 출근 6시 퇴근이 일반적입니다. 이를 기준으로 하면 오전에는 4시간 점심 후 오후에는 5시간의 여유가 생깁니다. 중요한 업무의 경우 최소 2시간의 집중할 시간이 필요한데 오전 또는 오후에 2시간을 완전히 확보하는 것이 생각만큼 쉽지는 않다는 걸 알게 됩니다. 캘린더에는 이미 설정된 미팅 스케줄들이 가득 차 있습니다. 이제 남은 시간을 어떻게 활용할 것인가를 설계하면 됩니다. 일전에도 말씀드린 것처럼 하기 싫지만 중요한 개구리를 처리하기 가장 좋은 시간은 바로 오전 시간입니다. 오전에 미팅이 없는 경우라면 비어있는 오전 시간에 개구리 목록에 있는 할 일들을 꼭꼭 채워 넣습니다.
TickTick 의 Arrange Task 를 이용하면 할일을 Drag & Drop 으로 캘린더에 손쉽게 셋팅할 수 있습니다 너무 빡빡하지 않게 계획하기 언제 어떤 일들이 일어날지 우리는 알 수 없습니다. 생각보다 계획대로 되지 않는 경우가 많기 때문에 빡빡하게 일정을 세우면 도미노처럼 일과가 무너질 수도 있습니다. 따라서 각 업무의 앞뒤로 적당한 여유를 확보하고, 이동 시간 등도 여유 있게 확보하는 것이 좋습니다. 또한, 20% 이상 중간중간 아무것도 하지 않는 여유 공간을 만들어주어야 합니다. 그래야 예상치 못한 추가 업무들을 처리할 수 있기 때문입니다. 만약, 회사 특성상 예상치 못 하는 일들이 종종 발생한다면 이 시간 범위를 더 확보하는 것도 좋은 방법입니다. 때론, 중간중간 발생되는 여유 시간의 사색은 새로운 발견하는 소중한 시간이 되기도 합니다. 보상하기 계획을 세우고 계획대로 잘 마쳤다면 반드시 자신에게 보상이 제공되어야 합니다. 무엇보다 최고의 보상은 오늘은 더는 일을 하지 않아도 된다는 진짜 여유를 만끽할 수 있다는 것입니다. 왠지 모를 빼먹은 일이 있을 것 같은 불안감을 줄일 수 있기 때문에 쉬는 시간을 진짜 쉬는 시간으로 만들 수 있습니다. 이렇게 확보된 진짜 여유 있는 시간에 내가 정말 좋아하는 영화를 보거나, 맛집을 가거나, 게임을 하거나, 커뮤니티 활동 또는 가족 호캉스를 즐기면서 최고의 여유를 만끽 할 수 있습니다. "일을 다 마치고 난 뒤에 보는 유튜브는 일하기 전에 보는 유튜브보다 더 재밌다." 매주 일요일 1시간이 여유 있는 한 주를 만듭니다 일요일 노곤한 오후 시간에 컴퓨터 앞에 앉아 일주일을 계획하는 것은 정말 귀찮은 일입니다. 그러나 일주일을 미리 계획하면, 정말 여유로운 다음 일주일을 만들 수 있습니다. 한 번이라도 경험한 사람이라면 못 참을 여유로운 행복감입니다. 매주 일요일 정해진 시간 한 주를 계획하는 루틴을 만드는 것부터 시작해보세요. 좋은 출발이 되어줄 것입니다.
TimeTimer : 시각적으로 시간 관리하기
#생산성 도구 최환진
국내외적으로 Time Timer가 많은 기업이나 외부 교육과 워크샵등에서 본격적으로 활용이 되기 시작한데에는 Jake Knapp의 “Design Sprint”(국내에서는 “스프린트”로 번역되어 소개)가 큰 역할을 하지 않았을까 생각되네요. 5일동안 빠르게 아이디어의 해결안을 도출하고, 검증하는 프레임워크인 “Design Sprint”에서 단계별 시간관리를 위해 Time Timer의 사용이 소개되었고, 해당 활용 방식을 많은 교육 프로그램에서 적용하다보니 Time Timer의 인기도 더욱 더 높아진 것 같습니다(Time Timer 사이트에서도 탁상용 제품인 MOD와 함께 Sprint책을 소개하고 있는 페이지도 개설되어 있는데요). Time Timer는 탁상용 이외에 다양한 크기의 물리적 제품들이 있으며, PC나 모바일용 소프트웨어나 어플리케이션 제품들도 개발되어 선보이고 있는데요. 이번 글에서는 제가 온라인 교육등에서 많이 사용하고 있는 Time Timer 모바일앱을 소개하고자 합니다. 모바일 어플리케이션인 Time Timer는 iOS와 Android에서 모두 사용 가능합니다. 저는 Android폰을 사용하고 있어서 Google App Store에서 다운로드 받아 사용하고 있습니다(유료). 기능은 물리적 Timer와 동일한 방식으로 동작하는데요.   타이머의 시간을 맞추고, 시작하면 설정한 시간의 영역들이 조금씩 줄어드는 것을 확인할 수 있습니다. 가장 큰 장점은 시각적으로 얼마의 시간이 남아있는지를 바로 파악할 수 있다는 점이 매우 유용합니다. 교육이나 워크샵을 진행하다보면, 남은 시간을 확인하기 쉽지 않은데요. 직관적으로 파악할 수 있어서 편리합니다. 사용한 타이머는 재 사용을 위해서 이름을 정해서 저장 가능하며, 등록된 타이머는 언제든지 사용 가능합니다. 정해진 시간이 완료되면, 소리와 진동으로 알림을 제공하고 있어서 시간 완료를 바로 확인할 수 있습니다.
실습이나 활동시간에 팀별로 퍼실리테이션을 진행하는동안 시간이 종료됨을 알 수 있고, 필요한 경우 타이머를 재설정해서 추가활동도 빠르게 진행할 수 있다는 점에서 사용의 용이성이 뛰어납니다. 이러한 기능들 이외에 유용한 기능이 반복(repeat)기능입니다. 포모도로 처럼 일정시간 주기(예를들어, 25분을 1포모도로 주기)를 설정하고 반복횟수를 통해 여러번 같은 타이머를 사용할 수 있어서 업무관리나 수행활동에 유용하게 활용할 수 있습니다.
Timer가 동작하는 동안, 화면이나 모바일폰이 꺼지면 어떻게 될까요 ? 다행히 Timer에서는 “Awake Mode” 설정이 지원되어 Timer가 동작하는 동안 모바일폰이 잠자기 기능이 동작하지 않도록 설정이 가능합니다. 이 기능이 있어서 전체화면으로 표시하고 시간경과를 계속해서 빠르게 확인할 수 있어서 매우 유용하더군요.
마지막으로, Time Timer 에서는 60분내의 타이머 설정이외에 99시간까지의 아주 긴 시간의 타이머 설정도 가능합니다. 위의 그럼에서 알 수 있듯이, Time Scale 항목에서 Custom을 선택하고, 시간을 설정하면 긴 시간의 타이머도 시각적으로 확인이 가능합니다. 유료 서비스 어플리케이션이지만, 일과 업무, 일상에서 타이머 활용이 많으신 분들이라면, 시간관리와 운영측면에서 많은 도움이 되실 것 같네요.
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