당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일
2022년 9월 19일, 111번째 당근메일:
생산성 뉴스레터
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  • [북리뷰] 액티브 리딩
  • 생산성 대가 Tiago Forte의 7가지 생산성 도구들과 원칙들
'당'신의 생산성 '근'육을 키워주는 '당근메일'
[북리뷰] 액티브 리딩
#생산성 북리뷰
 최환진
평소 독서법에 관심이 많아서 신간들이 출간되면 구입해서 읽어봅니다. 저자 고유의 독서 방식이나 독서의 효율을 높이는 방법들을 많이 소개하고 있는데요. 이번에 읽은 쓰카모토 료가 저술한  "액티브 리딩"은 독서활동을 통해 얻은 생각의 변화나 실행의 동기를 바로 행동으로 옮길 수 있도록 촉진하는 방법들을 제시하고 있어서 매우 도움이 되었네요. 
[출처] 교보문고, https://bit.ly/3zkxpw3
평소 책을 처음부터 끝까지 모두 읽고, 읽는 동안 인상적인 구절이나 내용들을 '형광펜'으로 표시해두고 책을 모두 읽고 나면 하이라이트 부분들을 다시 읽어보면서 글로 정리 정리해두거나 강의나 교육 등에 활용을 위해 따로 기록해 두곤 하는데요. 이러한 방식들을 이제 바뀌어야 하겠다는 생각이 책을 읽는 동안 내내  많이 들었네요. 책에서 저자는 "책을 끝까지 읽지 말자"라고 강조합니다. 책을 읽는 목적을 분명하고, 그 목적에 집중하여 책을 읽는 것만으로도 전체 내용을 읽지 않더라도 충분하다고 합니다. 저자가 책에서는 소개한 “행동을 부르는” 책 읽기의 과정을 도식화하면 아래와 같습니다. 
다만, 독서의 목적을 '읽은 내용의 실천과 실행'에 두고 있다면 저자의 관점에 수긍이 가지만, 필요에 따라 처음부터 끝까지 읽어야 하는 정독이 필요한 경우도 있다는 점에서 균형이 필요한 것 같습니다. 책을 읽으면서 도움이 되었던 몇 가지 부분들을 정리하면 다음과 같습니다.

[1] 독서 중 가치관의 변화나 실행의 동기가 생기면 읽기를 멈춰라


책을 통해 독자 입장에서 되고 싶거나 하고 싶은 일에 대해 이미 그 일을 해보왔거나 경험한 사람들의 이야기와 사고방식을 알 수 있으며, 특히 진행 과정에서 부딪힐 수 있는 장애물이나 어려움들의 극복을 위한 해법이나 행동에 대한 지침 등을 배울 수  있는데요. 이를 통해 독자 스스로 갖고 있던 생각의 편견을 깰 수 있으며, 하고 있는 일이나 업무의 진행과 과정에 대해 되돌아보는 시간도 가져보는데요. 이런 독서의 장점들을 책을 읽는 동안에만 갖는 것에서 벗어나 삶과 일에 직접 활용하기 위해서는 책이 주는 순간순간의 임팩트(가치관의 변화나 흥미, 감정적 공감, 동기 유발)를 마주하는 순간, 지체 없이 책 읽기를 멈추고 무엇이 자신의 생각과 마음을 움직였는지(무엇인가 행동하도록 촉진했는지) 기록하거나 정리하는 시간이 필요하다고 저자는 책에서 강조합니다. 개인적으로 책을 읽는 동안, 간단한 메모나 기록은 하지만, 책 읽기를 멈추고 생각을 정리하는 경우는 없었는데요. 생각해보면, 마음을 움직이거나 동기가 유발된 글귀나 내용에 그간의 경험이나 생각들을 정리할 부분들이 분명 있었을 텐데 책 읽기에만 너무 몰입하지 않았나 생각이 들었습니다. 앞으로 독서할 때 저자의 이야기를 참고하여 메모와 노트의 습관을 함께 병행해야겠네요. 책을 통해 저자의 이야기에 공감하고, 저의 경험과 이야기를 덧붙일 수 있다면 글쓰기나 기록에 많은 도움이 될 것 같습니다.


[2] 아웃풋의 열쇠는 움직이기, 공유하기 그리고 모으기


책 읽기의 효과를 높이려면 읽는 것에만 머물지 않고, 무엇인가 실행해야 합니다. 책에서는 3가지 행동 - 움직이기, 공유하기, 모으기 - 을 강조하고 있는데요. '움직이기'는 책에서 도움이 되었다고 생각된 내용을 가볍게 일상에서 실행해보는 것이지요. 예를 들어, 다음날 할 일 정리는 전날 저녁 잠자기 전에 목록으로 만들기, 아침 글쓰기, 매일 30분씩 책 읽기 등이 이에 해당됩니다. ‘공유하기’는 SNS나 블로그 등을 통해 읽은 책의 내용이나 자신의 생각들을 정리하여 알리는 일입니다. 이런 일들이 처음에는 쉽지 않지만 공유를 통해 자신의 생각을 알리고 공유하는 일에 점차 자신감이 붙게 됩니다. 공유받은 사람들의 의견과 반응은 더 많은 공유를 촉진하게 됩니다. 마지막으로, 앞의 2가지가 현재에 초점을 맞추고 있다면, '모으기'는 현재와 미래를 위한 행동입니다. 책에서 도움 되는 문구나 인용, 사례들을 별도의 노트에 정리해두고 수집해두는 것이지요. 글이나 강의, 스피치 등 미래의 업무나 일에 활용이 될 수 있다는 점에서 매우 유용한 작업이라고 생각됩니다. 책의 저자는 모으기를 위해 별도의 gmail계정을 만들고, 수시로 읽은 책이나 글에서 모을 내용이 있다면 텍스트나 음성 녹음 등으로 만들어서 수집용 이메일에 저장한다고 하네요. 이 방법이 별도의 자료수집을 위한 애플리케이션을 사용하는 것보다 편리하고 유용할 것 같습니다.


[3] 목표 달성과 성찰 과정에 PDCA 활용하기


PDCA는 미국의 통계학자 에드워드 데밍이 체계화한 업무 수행에 있어 목표를 수립하고 관리하기 위해서 만든 프레임워크로, Plan(계획 수립) - Do(실행) - Check(확인/점검) - Action(반성)의 4단계로 이루어져 있습니다. 계획(Plan) 단계부터 시작한다면 PDCA의 순서가 맞지만, 실행에 대한 결과와 내용에 대해 회고(성찰)가 필요한 경우라면 다른 순서의 사이클이 필요합니다. 저자는 책에서 DCAP를 제시하고 있는데요. 매우 좋은 성찰 프레임워크라는 생각입니다. D(실행) - C(체크/점검) - A(반성) - P(다음 수행 계획)로 진행되며, 실행에 따른 향후 수정/보완 사안들을 반영한 계획 재 수립단계(P)는 다음의 목표 달성 사이클인 PDCA의 P에 바로 연결된다는 점에서 P(DCAP)(DCAP) … 의 반복 수행이 자연스럽게 이루질 수 있을 것 같네요. 계획과 성찰과정에 동일한 사고 프레임워크를 반복 적용함으로써 높은 성과를 내는 목표 달성이 가능할 것으로 기대되네요.

책을 읽는 동안 가장 인상에 남는 글은 “책 읽기가 실행으로 이어지기 위해 ‘나를 움직이는 시스템’을 만들자”였습니다. 이 글을 접하고 나니, 책에서 이야기하는 모든 내용이 독서 후 실행을 고려한 다양한 방법들과 마인드셋에 초점을 맞추고 있다는 생각이 들었네요. 앞서 정리한 내용들 이외에도 실천해볼 다양한 내용들이 책에 많이 소개되어 있어서 목적 중심의 독서와 실행 중심의 독서를 고려하신다면 소개 드린 책의 내용이 많은 도움이 되실 것 같네요.

🥕 당근메일, 꼭 봤으면 하는 친구나 동료에게


생산성 대가 Tiago Forte의 7가지 생산성 도구들과 원칙들
#생산성 협업툴
진대연
Tiago Forte 는 제2의 뇌를 만들어라! (Build a Second Brain) 라는 책과 강의로 유명한 생산성 업계의 가장 잘 알려진 인플루언서 중 한 명입니다. 얼마 전 생산성 유튜브 채널을 운영 중인 Francesco의 Keep Productive 채널과의 인터뷰를 진행했는데요. 평소 생산성 대가들은 어떤 도구들을 사용하는지 궁금했던 차라 흥미롭게 시청하였습니다. 그래서 오늘은 Tiago가 사용하는 7가지 생산성 앱들은 무엇이고 그 이유가 무엇인지 간단히 제 생각과 함께 요약해드리고자 합니다.


Evernote 는 Sago 가 벌써 10년 넘게 사용하고 있는 유일무이한 노트 앱이라고 합니다. 2012년에 처음 제품을 사용하기 시작했다고 하는데요. 그 이후로 모든 지식을 캡처하고 정리하는 메인 장소라고 합니다. (여담이지만 저의 에버노트 가입일은 2010년 1월 11일 이네요. Tiago보다 2년 빨랐군요. ^^) 이렇게 하나의 메인 장소를 통해 다른 곳으로 이동하지 않고도 한곳에서 모든 정보를 수집, 분류할 수 있어 편리하다고 말했습니다. 영상에는 그가 자주 소개하는 PARA 분류법이 얼핏 보였는데요. PARA는 Project / Area / Reference / Archive로 분류하는 정리법으로 너무 많은 정보를 큰 카테고리 범주를 통해 접근하는 잘 효율적일 분류 방법의 하나입니다. Tiago의 Evernote는 어떻게 생겼는지도 함께 볼 수 있어서 흥미로웠습니다.

Tiago 역시 Evernote와 Notion을 함께 사용하고 있었는데요. 그의 말에 따르면 Notion은 Evernote에 비해 조금 신경 쓸 것들이 많다고 이야기합니다. 페이지, 블록, 섹션, 데이터베이스 등 어디에 어떤 정보를 어떻게 담아야 할지 마치 디자이너가 된 것처럼 잘 설계해야 하기 때문이죠. 그래서 먼저 모든 정보를 Evernote에 캡처하고 먼저 분류한 뒤에 각 정보의 특정한 목적과 개념에 맞게 Notion에 정리한다고 합니다.

그래서 관련한 Tiago의 추가 영상을 찾아보았는데요. Tiago의 Notion은 결국 협업을 잘하기 위한 도구로 사용되는 것을 확인할 수 있었습니다. 예를 들어 반복적으로 진행되어야 하는 업무의 표준운영절차(SOPs,Standard Operating Procedures)를 만들어 팀 누구든 운영 절차를 통해 회사 내의 반복 업무를 수행할 수 있도록 가이드하거나 회사 내의 다양한 유지보수, 프로세스가 필요한 팀 업무 등 협업이 필요할 때 Notion을 사용하는 것을 알 수 있었습니다. 즉, 먼저 모든 정보는 Evernote를 통해 개인적으로 수집하고 이 중 팀이 함께 보거나 진행해야 하는 것들은 Notion으로 옮기는 것이죠.
특히나 그중에서도 SOPs 는 매우 인상적이었는데요. 저 역시 당근 메일을 준비하는 과정과 같이 반복적으로 처리해야 하는 업무들이 있는데 그런 매뉴얼들은 각각의 장소마다 여기저기 흩어져 있는 경우가 많습니다. 그러나 SOPs 리스트를 만들어 관리하면 Notion 데이터베이스를 통해 관리할 수 있고 필요에 따라 원하는 사람들과 공유할 수도 있어 편리할 것 같았습니다. (오늘 당장 만들어봐야겠습니다.)



Tiago Forte의 할 일 관리 도구는 Things입니다. Things를 사용하는 가장 큰 이유는 퍼포먼스 때문이라고 말합니다. 할 일 관리 도구는 가볍고 빠르게 동작해야 하는 데 조금이라도 로딩이 걸리면 업무를 빠르게 처리해가는 데 어려움이 있기 때문이죠. 사실 Tiago는 Things뿐만 아니라 대부분의 매일 사용하는 생산성 도구를 고를 때 보수적이라고 이야기합니다. 왜냐하면 새로운 도구들을 사용하려고 시도하다 보면 계속 기능이 변하거나 느려지거나 혹은 제품 자체가 없어져서 고생했던 경험이 많았기 때문이죠. 그래서 그는 가장 가볍고 오랫동안 사랑받은 제품을 몸에 익혀서 빠르게 업무를 처리하는 스타일이라는 것을 알 수 있습니다.
특히나 Things의 가장 큰 장점 중 하나는 바로 글로벌 단축키 사용이었는데요. 예를 들어 특정 웹페이지를 읽다가 Option + Space 키를 누르면 해당 웹페이지의 제목과 링크가 자동으로 Things의 새로운 Task 생성으로 표시되는 것이죠. 이러한 방식으로 정보와 할 일을 빠르고 손쉽게 연결하는 것이 Tiago가 Things를 사용하게 되는 이유가 아닌가 싶었습니다.


Tiago가 사용하는 캘린더는 BusyCal입니다.. BusyCal은 최근에 출시된 다양한 캘린더에 비해 조금은 오래된 캘린더 도구인데요. 그럼에도 불구하고 Tiago가 이 제품을 사용하는 이유는 가장 안정적이기 때문이라고 합니다. 예를 들어 Fantastical에 비해 자연어를 이용한 스케줄 등록이 오류 없이 잘 동작하고 Woven이라는 새로운 캘린더를 사용하려고 했지만, Slack에 인수되어 사라지면서 결국 다시 BusyCal로 돌아왔다고 합니다.
ClickUp은 그 어떤 협업툴보다도 다양한 View를 지원한다.
역시나 화려한 기능보다는 안정적이고 빠른 퍼포먼스로 자신의 생산성을 유지해주는 애플리케이션을 사용하는 것에 더욱 집중하는 그만의 스타일을 보여줍니다.


Tiago는 팀의 업무 관리를 위해 ClickUp을 사용하고 있다고 했습니다. 함께 일하는 팀이 생기자 모두에게 하나의 도구만 사용하라고 강요할 수 없다는 것을 깨달았고 결국 팀으로서 회사의 대표로서 전체의 생산성을 위한 도구를 선택해야 했다고 하네요. ClickUp에 대한 보다 자세한 소개는 지난 글을 통해서 확인해보실 수 있습니다.



개인적으로 가장 궁금했던 Tiago의 앱중 하나는 바로 이메일 클라이언트였습니다. Tiago는 어떤 이메일 툴을 쓰고 왜 사용하고 있는지가 궁금했는데요. 그 툴은 바로 Superhuman이었습니다. Tiago는 앞에서 말한 것처럼 새로운 도구를 사용하는데 다소 보수적인 편임에도 불구하고 Superhuman을 매우 초기 출시일부터 사용하고 있었습니다. 그 이유는 바로 그가 생각하는 Superhuman의 대표가 그에게 직접 연락해 그의 철학에 딱 맞는 제품을 소개했기 때문입니다. (역시 인플루언서의 삶은 다르군요)자신이 늘 강조하는 생산성 철학 특히 Inbox Zero에 대한 내용을 담고 있는 이메일 클라이언트를 제안받았을 때 차마 거절할 수 없었다고 하네요. 저 역시 초기 Superhuman이 출시되었을 때 오랜 온보딩 세션을 거치며 사용했었는데요. 아웃룩을 사용해야 하는 업무환경으로 전환되면서 잠시 Polymail로 옮겼었습니다. (현재는 Superhuman이 아웃룩도 지원합니다) 저 역시 최근 다시 Polymail에서 Superhuman으로 메일 클라이언트를 옮겼는데요. 사용 경험을 바탕으로 당근 메일을 통해 소개해 드리고자 합니다.



다양한 콘텐츠 관리를 위해서 그는 Appertain 를 사용하고 있었습니다. 물론 Evernote 노트 앱에 저장해서 레퍼런스로 보관하거나 Things와 같은 할 일 관리 앱에 넣어 나중에 꼭 읽어야 하는 콘텐츠로 지정해둘 수도 있지만 매번 저장할 때마다 그것을 생각하는 것은 머리 아픈 일이라 일단 콘텐츠는 Instapaper에 넣도록 프로세스를 설계했다고 말합니다. 이후에 해당 글을 읽고 추가적인 장소에 다시 옮겨 넣을 수 있기 때문이죠.

사실 우리는 꼭 저장하지 않아도 되는 너무 많은 콘텐츠를 중요한 장소에 먼저 저장해두는 경향이 있는데요. Tiago처럼 콘텐츠를 위한 Inbox 공간을 추가로 하나 더 만들어 두면 너무 많은 정보로 인해 꼭 필요한 정보를 찾지 못하는 일을 줄일 수 있습니다. 그리고 진짜 중요하고 가치 있는 콘텐츠, 재활용할 수 있는 콘텐츠들만 나의 레퍼런스로 저장할 수 있죠. 물론 Pocket, Raindrop, Liner와 같은 도구와 같이 콘텐츠 수집을 위한 도구 선택의 폭도 넓어져 자신에게 맞는 제품을 선택하면 됩니다.

도구를 너머

사실 본 동영상은 짧지만, 생산성 대가의 업무 관리 방법과 철학을 엿볼 수 있는 영상이였습니다 특히 중간중간 앱을 사용하는 이유에 대한 답변과 자신만의 업무 관리 방법에 이야기들도 꽤 인상적이였습니다 특히나 일주일단위로 업무를 관리한다는 Tiago의 말 역시 당근 메일 글을 통해 자주 강조하던 부분이라 꽤 신기하기도 했습니다. Tiago를 직접 인터뷰한 것은 아니지만 마치 그런 듯한 느낌이기도 했죠. 당근 메일 역시 앞으로 진짜 실무자들의 생산성 도구 이야기를 이어가려고 합니다. 여러분이 궁금한 생산성 도구와 사람이 있다면 언제든 편하게 당근 메일 피드백 설문을 통해 알려주시기 바랍니다.
  
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