몇 년 전부터 오피스 레이아웃을 이야기할 때 빠지지 않고 등장한 키워드가 있습니다. 바로 자율 좌석제(Hot Desking)입니다. 출근한 순서대로 원하는 자리에 앉거나, 호텔처럼 미리 자리를 예약해서 쓰는 호텔링(Hoteling) 방식의 사무실 레이아웃도 같은 흐름에서 나온 것입니다.

이렇게 자율 좌석제가 확산된 데에는 몇 가지 배경이 있습니다. 노트북 보급률이 높아지면서 굳이 고정된 책상에 앉아 일할 필요가 줄었고, 코로나 팬데믹을 거치며 재택근무와 분산 근무가 일상이 되었기 때문입니다.

여기에 공유 오피스의 공간 활용 방식이 더해지면서, 사무실 공간을 더 효율적으로 써야 한다는 분위기가 자리 잡은 것도 이런 유형의 사무실이 늘어나는 데 영향을 주었습니다. 실제로 사무실 이전을 검토하는 기업들과 이야기를 나누다 보면, 한때는 자율 좌석제를 도입해 임차 면적을 줄이는 방안이 빈번한 주제였습니다.

하지만 실제로 사무공간을 운영해 보면서 여러 가지 문제점도 나타나기 시작했습니다. 이번 글에서는 자율 좌석제의 한계를 짚어보고, AI 시대에 오피스 공간이 어떤 방향으로 가야 회사의 경쟁력이 될 수 있을지 이야기해 보려 합니다.

1. 자율 좌석제를 운영하며 나타난 4가지 문제

소속감의 약화:

매일 다른 자리에 앉다 보면 팀원이 어디에 있는지 찾기 어렵고, 같은 팀이라는 감각도 조금씩 옅어집니다. 특히 신입 직원이나 경력 입사자는 옆자리 동료에게 자연스럽게 묻고 배우는 기회가 줄어들어 조직에 적응하는 데 시간이 더 걸리기도 합니다. 소속감이 약화되는 것은 눈에 잘 보이지 않고 평가하기도 어렵지만, 결국에는 잦은 이직 등으로 이어져 회사의 인적 경쟁력을 약화시킬 수 있습니다.

개인 업무 환경을 맞추기 어려운 점:

사람마다 일이 잘되는 환경은 각기 다릅니다. 실내 온도, 주변 소음, 조명 밝기, 다른 사람의 시선이 닿는 방향 등에 따라 집중도와 생산성이 달라집니다. 그런데 고정석이라면 자신에게 맞게 자리를 꾸밀 수 있지만, 자율 좌석제에서는 매일 주어진 환경에 자신을 맞춰야 합니다. 사소해 보이지만 개인의 업무 효율에는 꽤 중요한 부분입니다. 개인의 업무 생산성은 곧바로 회사의 실적으로 이어지기 때문입니다.

자리를 찾고 정리하는 데 드는 시간:

출근할 때마다 빈자리를 찾고, 퇴근할 때는 짐을 정리해 사물함에 넣어야 합니다. 하루에 몇 분 정도라도 전 직원이 매일 반복한다고 생각하면 적지 않은 시간입니다. 물론 사무 환경이 깨끗하고 정돈된다는 점에서는 보기에 좋겠지만, 회사 전체적으로 낭비되는 시간을 생각하면 오히려 비용의 낭비로 이어질 수 있다는 단점도 있습니다.

협업과 소통의 어려움:

갑자기 논의할 일이 생겨도 함께 일하는 사람이 어디에 앉아 있는지 모르면 대화를 시작하기 어렵습니다. 결국 메신저로 소통하게 되고, 얼굴을 맞대고 짧게 끝낼 수 있었던 이야기가 길어지기도 합니다. 또 조직 내에서 생기는 일들에 대한 관심이 떨어지고, 때로는 잠시 불편하거나 어색한 관계가 생긴 동료나 상사와 일부러 떨어진 자리에 앉기도 해서 대화가 더 단절되는 악순환이 발생하기도 합니다.

2. AI 시대, 업무의 성격이 바뀌고 있습니다

자율 좌석제의 출발점은 결국 '비용 절감'이었습니다. 사람 수보다 적은 좌석을 두고 공간을 빈틈없이 쓰면 임차 면적과 임대료를 줄일 수 있습니다. 하지만 이런 관점에서 사무실을 공장처럼, 사람을 생산 라인처럼 바라보는 것은 과거 시대의 효율 개념에 가깝습니다.

AI가 빠르게 확산되면서 업무의 성격도 달라지고 있습니다. 자료 정리, 보고서 초안 작성, 단순 반복 업무처럼 그동안 많은 시간을 들이던 일들은 AI가 상당 부분 처리할 수 있게 되었습니다. 그러면 이제 사람에게 남는 일은 무엇일지 생각해 봐야 합니다. 문제를 새롭게 정의하고, 아이디어를 내고, 다른 사람과 의견을 나누며 더 나은 답을 찾는 일입니다. 즉, 창의성과 몰입, 그리고 협업이 사람의 핵심 역할이 된다고 생각합니다.

우리나라는 새로운 기술을 빠르게 받아들이는 나라입니다. 단기적으로 AI의 확산은 단순 업무 인력의 감소로 이어질 수 있습니다. 하지만 중장기적으로는 사람의 업무가 더 고도화되고 창의적인 영역으로 옮겨갈 것이고, 결국 혁신적인 아이디어를 얼마나 잘 만들어내느냐가 기업의 경쟁력을 좌우하게 될 것입니다.

3. 효율의 공간에서 몰입과 협업의 공간으로

이런 변화를 생각하면 오피스 공간을 바라보는 기준과 관점도 달라져야 합니다. 좌석 하나당 몇 평을 쓰는지보다, 그 공간에서 직원들이 얼마나 집중하고 서로 활발하게 소통하는지를 더 중요하게 봐야 할 것입니다.

예를 들어 혼자 깊이 집중해야 할 때 쓸 수 있는 포커스룸이나 폰부스, 팀원들이 편하게 모여 토론할 수 있는 프로젝트룸과 라운지, 잠시 쉬면서 재충전할 수 있는 캔틴이나 휴게 공간 같은 요소들에 대해 더 깊이 고민해 봐야 합니다.

업무의 성격에 따라 공간을 골라 쓰는 액티비티 기반 업무 환경(ABW, Activity Based Working)도 같은 맥락입니다. 다만 이런 유형의 공간은 단순히 좌석 수를 줄이는 자율 좌석제와는 출발점이 다릅니다. 인테리어나 운영 비용을 줄이기 위한 공간이 아니라, 업무의 질을 높이기 위한 공간이라는 점에서 차이가 있습니다.

그렇다고 꼭 자율 좌석제를 없애야 한다는 의미는 아닙니다. 외근이 잦은 영업 조직이나 출근 비율이 낮은 부서에는 여전히 합리적인 방식일 수 있습니다. 다만 중요한 것은 조직의 업무 방식과 회사의 상황에 맞게 고정석과 자율석, 협업 공간과 집중 공간의 비율을 설계하는 것입니다.

마무리하며

앞의 내용을 정리해 보면, 자율 좌석제는 공간 비용을 줄이는 데는 효과적이었지만 소속감, 개인 업무 환경, 협업 측면에서는 한계를 보였습니다. 그리고 AI가 단순 업무를 대신하는 시대에는 사람이 창의성과 몰입을 발휘할 수 있는 환경이 더 중요해지고 있습니다.

좋은 인재일수록 연봉뿐 아니라 어떤 환경에서 일할 수 있는지를 함께 살펴봅니다. 결국 사무실은 비용을 줄이는 대상이 아니라 인재를 끌어오고 회사의 경쟁력을 키우는 투자로 바라볼 필요가 있습니다. 오늘 글이 사무실 이전이나 공간 재구성을 고민하시는 분들께 작은 실마리가 되기를 바랍니다.