안녕 로딩팁 친구들! 오늘은 오랜만에 회사 생활 생존기로 돌아왔어! 18호에서 소개했던 메일 작성법이 도움이 되었다는 친구들이 많아서 이번에는 익숙하지만 막상 하려면 뚝딱거리게 되는 '메신저 사용법'에 대해서 이야기해 볼게. 

학생 때는 딱히 많이 사용할 일이 없는 메일에 비해 메신저는 이미 우리 일상에 녹아있다 보니 심적으로 편한 의사소통 수단이야. 그래서 오히려 실수가 많이 발생하는 영역이기도 해. 그러면 회사 생활에서의 메신저, 어떻게 사용해야할까?

1. 인사와 함께 용건 밝히기

무작정 인사만 던져놓으면 메신저를 받은 상대방은 인사를 해주고 본론이 나올 때까지 기다려야 해. 업무 중에 메신저 답장을 할 텐데 그렇게 되면 업무의 맥도 끊기도 무슨 일인지 본론에 대한 이야기가 나올 때까지 답답한 상태로 있어야 하지. 그래서 메신저로 인사를 하면서 간단히 어떤 건에 대해서 말을 걸었는지 밝혀주는 것이 좋아. 

사람에 따라서는 본론을 바로 말해주었으면 하는 경우도 있고, 반대로 본론을 바로 말하면 불쾌하게 생각하는 경우도 있어. 그러니 예시처럼 메시지 발송 목적을 인사말과 함께 간단히 언급해 주면 모든 케이스에 적당하게 대응할 수 있지. 이후에 상대가 어떤 타입인지 같이 일하며 파악하고, 상대방의 성향에 맞춰서 메신저를 하면 더욱 바람직하겠지?

인사만 남기지 말라고 하는 데에는 돌발 상황에 대한 대응도 있어. 회사에서 은근히 자주 일어나는 일 중에 하나가 인사만 남겨두고 함흥차사가 되는 거야. 갑자기 사수가 부르거나 이슈가 터지는 등 피치 못할 사정으로 이후의 답장이 어려울 수 있는 경우가 생기는데, 그 때를 대비해서라도 어떤 건에 대한 것인지 밝혀두면 적어도 상대방이 덜 궁금한 상태에서 기다릴 수 있을 거야. 

본론을 말하게 될 경우 메시지 내용은 최대한 간단 명료하게 가자.

특히 이미 정해진 사안에 대해 정리하여 보내준다거나 하는 경우처럼 대화가 필요한 경우가 아닐 때는 메신저는 가능한 간결하게 보내주는 것이 좋아. 특히 내용이 길어질수록 '스압'이 생길 여지가 많으니 메일로 우선 발송한 후, 수신인 또는 참조자에게 메일 제목과 함께 어떤 건에 대하여 메일 송부하였으니 확인 부탁드린다는 식으로 메신저를 사용하면 좋겠지?

💬TIP

메신저를 하기 전에 본론을 메모장에 정리해서 적어두자. 그러면 상대방을 덜 기다리게 할 수도 있고, 내 생각도 같이 정리돼서 훨씬 정확하고 효율적으로 소통할 수 있어.

2. 마무리는 메일로! 업무 요청도 메일로!

업무를 하면서 소홀히 하기 쉬운데 가장 중요한 것이 하나 있어. 바로 히스토리를 남기는 일이야. 일을 하다 보면 처음부터 결정된 사항이 끝까지 유지되는 경우가 생각만큼 많지 않거든. 특히 시간이 오래되면 담당자가 바뀌기도 하고 정책이나 시스템이 변경되기도 해. 이때 작업자는 작업 내용이 어떤 역사를 가지고 진행되었는지 확인이 필요하지.

메신저는 휘발성이 있고, 폐쇄된 대화 공간이라는 점에서 히스토리를 남기기에 매우 불리해. 모든 팀원들이 있는 단톡방이 아니라면 메신저는 업무의 보조 수단이라고 생각하는 것이 좋아. 메일로 오가기에는 너무 자잘한 이야기들이나 메일로 요청하기 전에 사전 확인이 필요할 경우 주로 이용하는 편이지. 그래서 메신저로 논의된 내용은 히스토리를 남기기 위해 메일로 공유해 줘야 해. 그래야 다른 유관 인원들도 인지가 가능하고, 비교적 시간이 흐른 후에도 쉽게 확인할 수 있어. 특히 첨부 파일이 포함되어 있는 경우 유효 기간 만료 지옥에 빠질 수 있으니 조심.

💬소곤소곤...

업무 요청은 메일로 해야 한다는 것은 반대로 상대가 메신저로 은근 슬쩍 요청하는 업무들을 메일로 요청해달라고 말해야 한다는 뜻이기도 해. 데이터 하나 추가, 간단한 이미지 추가, 번역 한 줄 등 사소하거나 간단한 업무는 메신저로 요청하는 경우가 있는데, 그런 것들이 쌓이다 보면 히스토리 관리 어려움은 물론이고 업무량 파악이 안될 수도 있어.

그리고 만약 그런 식으로 개인 메시지로 요청한 일에서 뭔가 버그가 생겼다거나 하는 일이 생기면 어떻게 될까? 회사에서 범인 찾기가 시작되는 경우가 종종 있거든🤔 "이거 누가 이렇게 한거야!" 같은 것 말이야. 기억으로 분명 '저 사람'의 요청으로 진행되었던 일인데... 아 내가 그 작업을 하긴 했는데... 근데 이걸 나한테 개인 메신저로 은밀하게 요청한 거라 아무도 모르는 것 같고... 그래... 내가 했네... 같은 전개를 겪지 않고 싶다면 이 일은 너와 나, 그리고 유관 부서 모두가 알고 있다! 모두가 동의했다! 를 공표하기 위한 용도로라도 메일로 도장 쾅! 찍어두자고.

2. 메신저여도 예의는 차릴 것

아무래도 일상생활에서 메신저는 가볍고 격식 없는 대화에 주로 사용되다 보니 가장 많이 하는 실수가 회사 메신저에서 비즈니스 매너가 사르르 녹아 사라지는 거야🥴 

팀 분위기에 따라 좀 더 가벼운 분위기로 메신저를 사용할 수도 있어. 그런 팀이라면 격식을 좀 덜 차리고 이모티콘도 많이 사용해도 괜찮겠지. 그래도! 그럼에도! 메신저가 아무리 보조 수단이라 할지라도! 엄연한 업무툴이라는 것 잊지 말고 줄임말, 축약어, 이모티콘 사용은 최소한으로!

또 기본적으로 내가 싫은 것은 상대방도 싫을 거란 생각을 하자. 업무 시간 외에는 꼭 필요한 건이 아니라면 메신저 사용은 지양하는 것이 좋아. 특히 게임을 라이브 서비스 중인 경우 언제 어떻게 이슈가 터질지 몰라서 항상 메신저 알람을 켜두는 경우가 많거든. 그런데 급하거나, 중요하지 않은 '잡담'을 업무 톡으로 하게 되면 의도치 않게 민폐가 될 수도 있어. 

마지막으로 단톡방에 올라오는 공지성 메시지에는 답변을 해주자. 해당 사항이 없다고 해서 답변을 하지 않으면 발신자 입장에서는 이 사람이 메시지를 아직 확인하지 않은 건지, 바쁜 건지, 해당이 없다는 건지 잘 구분이 안되거든. 무엇이든지 빠르고 효율적인 업무의 핵심은 명확하게 알려주는거야. 꼭 나를 타겟으로 한 메시지가 아니더라도 해당 사항이 없으면 해당 사항이 없다고 답장하거나, 메시지를 읽고 인지하였다는 것을 알 수 있도록 표시해주는 게 좋아. 특히 최근에는 라인, 카카오톡 등 꼭 답장을 하지 않더라도 간단한 감정 표현을 할 수 있는 기능이 업데이트되는 경우도 있으니 적극적으로 활용해 보자구. 

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