보고서의 컬러 톤은 문서의 전체 느낌을 좌우합니다. 필요 이상으로 컬러를 여러 개 사용하거나 원색(原色)을 많이 쓸수록 보고서가 촌스러워집니다. 저는 한 문서에는 최대 3개까지만 컬러를 써야 한다고 믿습니다. 2개만 쓰는 것이 좋지만, 가끔 강조해야 하는 경우가 있기 때문에 메인 컬러 2개에 강조색 하나를 더해서 3개가 적당합니다.

컬러를 선택할 때 원색보다는 미색(微色)을 쓰는 것이 좋습니다. 미색의 예는, 진회색, 담갈색, 군청색, 짙은 녹색 같은 것입니다. 만약 어떤 컬러를 써야 서로 잘 어울릴지 모르겠다면 이 웹사이트에 가보세요. 꽤 유명한 컬러 조합 사이트입니다. Two Color Combinations라는 곳인데, 주소는 https://2colors.colorion.co/입니다. 좀 더 본격적으로 컬러 조합을 해야 하는 분은 Adobe Color (https://color.adobe.com/)를 방문해 보십시오. 여기서는 5개의 컬러 조합을 보여주며, 이미지 파일(예: 회사 로고)을 올리면 그 이미지의 컬러를 추출함과 동시에 가장 잘 어울리는 후보색까지 추천해줍니다. RGB 코드도 알려줘서 PowerPoint에서 그대로 같은 느낌을 낼 수 있습니다.

컬러와 관련하여 사족 같은 마지막 팁은, 프레젠테이션 자료라면 모를까 보고서에서는 문서의 배경색을 꼭 흰색으로 설정하라는 것입니다. 프레젠테이션 자료에서는 배경을 검은색으로 하면 세련되어 보이겠지만, 출력해서 읽어야 하는 보고서에서 그렇게 하면 가독성이 심하게 떨어져서 거의 읽을 수 없는 지경이 됩니다. 게다가 실수로 프린트 버튼을 누르는 날에는 프린터 토너가 아작(?) 납니다.

컬러와 동일하게 어떤 폰트로 문서를 작성했는지에 따라 느낌이 완전히 달라집니다. 예를 들어, ‘바탕(명조)’을 메인 폰트로 사용하면 문서가 클래식해 보입니다. 다만, 바탕(명조)은 세로획의 굵기가 가늘기 때문에 모니터에서 볼 때는 가독성이 떨어지고 힘이 없어 보인다는 단점이 있습니다. 국문 기준 '바탕(명조)', 영문 폰트 기준 ‘Times New Roman’은 인쇄해서 읽을 때 적합한 폰트입니다. 그래서 논문에 많이 쓰이는 것입니다. 이런 폰트와 정반대로 모니터에서 볼 때 가독성이 높은 대표적인 폰트는 ‘맑은 고딕’입니다. 이 '맑은 고딕'은 자간(字間)이 넓습니다. 그래서 굵직하면서 시원시원한 느낌이 있습니다. 이런 이유로, 한정된 지면에 많은 내용을 담을 수 없다는 단점이 있습니다. 그래서 보고서보다는 프레젠테이션용 자료에 더 적합합니다.

이런 양극단의 특성을 가진 폰트가 아닌, 인쇄해서 보기도 좋고 모니터에서도 잘 보이는 무난한 폰트로는 ‘나눔고딕’, ‘나눔스퀘어’, ‘KoPub돋움체’, 'Noto Sans CJK KR'이 있습니다. 이것들은 모두 무료 폰트이니 다운로드해서 사용해보세요. 다만, 이렇게 다운로드하여 설치한 파일로 문서를 작성 후 타인에게 보낼 때는 저장 옵션에서 ‘파일의 글꼴 포함 저장’을 선택해야 합니다. 그래야 문서에 폰트가 함께 저장되어 발송됩니다. 그렇지 않으면 나는 최선을 다해 예쁘게 만들었는데, 받은 사람이 열었을 때 폰트가 다 깨져서 삐뚤빼뚤하게 보일 수 있습니다. (아니면, PDF 형식으로 저장해서 보내는 것이 제일 좋은 방법입니다. 다만, PDF는 공동작업을 할 수 없다는 단점이 있죠.)

이 뉴스레터를 보는 분 중에 이런 분은 없을 것이라 믿습니다. 아주 드물게 비즈니스 문서에 엽서체, 편지체, 목판체를 쓰는 사람이 있습니다. 심지어 하늘보리체 같은 것을 쓰는 분도 본 적이 있습니다. 비즈니스 문서에 쓰는 폰트는 보수적인 것 위주로 1~2개 정도 쓰는 것이 좋습니다. 내 눈에 예뻐 보인다고 상대방도 같은 생각을 하지 않을 수 있음을 알아야 합니다. 또 폰트를 3개 이상 사용하면 가독성이 확 떨어집니다.

폰트 크기도 잘 정해야 합니다. 이 역시 가독성이 기준입니다. 일반적으로 보고서의 경우 최소 12pt는 되어야 합니다. 주석처럼 작게 써야 하는 텍스트를 제외하고 메인에 해당하는 것은 12pt를 넘어야 출력해서 읽을 때 잘 읽힙니다. 제목이나 강조하고 싶은 부분은 14~16pt가 적당합니다. 프레젠테이션용 자료라면 이보다 글씨가 더 커야 하겠죠. 최소 16pt 이상, 평균적으로 22pt가 되어야 멀리서도 잘 보입니다. 여러분도 많이 경험했겠지만, 불을 끈 상태에서 빔프로젝터로 발표 자료를 스크린에 띄우면 생각보다 가독성이 많이 떨어집니다.

여기서 간단한 퀴즈를 하나 내겠습니다. ‘바탕과 바탕체’, ‘돋움과 돋움체’, ‘굴림과 굴림체’의 차이를 아시나요? 어떤 분들은 이 두 개의 차이가 없다고 생각하고 아무거나 쓰던데, 사실 이 두 폰트 간에는 큰 차이가 있습니다. ‘바탕, 돋움, 굴림’은 자간이 글씨에 따라 조절됩니다. 가로 폭이 좁은 글자(예: “1”)와 넓은 글자(예: “8”)가 있는데, 이 폰트들은 가장 예뻐 보이도록 이 글자 사이의 간격을 자동으로 조절해줍니다. 반대로, ‘바탕체, 돋움체, 굴림체’는 자간이 일정하게 유지됩니다. 결과적으로 동일한 길이의 텍스트라도 후자(後者) 쪽이 좌우로 더 퍼져 보입니다. 그러니 우리는 보고서를 쓸 때는 전자(前者)를 쓰는 것이 좋습니다.

볼드체, 이탤릭체, 밑줄을 남용해서는 안 됩니다. 이런 효과는 모두 특정 텍스트를 강조하기 위해 쓰이는데, 그것들을 과하게 쓰면 역설적으로 읽는 사람은 정작 무엇이 중요한지 모르게 되고 눈도 피로해집니다. 아래 그림을 보시죠. 어떤 텍스트가 제일 잘 읽히나요? 아무 효과도 주지 않은 일반 텍스트가 제일 잘 읽힐 겁니다. 그러므로 우리는 평범한 스타일을 주로 사용하되 정말 특정 부분을 강조하고 싶을 때 볼드체 정도만 제한적으로 사용해야 합니다.

이미지와 아이콘을 잘 사용하면 문서가 부드럽고 고급스러워집니다. 물론, 보고서보다는 프레젠테이션용 자료에서 더 유용하겠죠. 한 연구에 따르면, 텍스트와 이미지를 함께 사용할 경우, 3일이 지나도 청중들이 전체 내용의 65% 이상을 기억한다고 합니다. 저작권에 위배되지 않은 좋은 이미지를 구했다고 해도 가끔 뭔가 그 이미지를 변형하고 싶을 때가 있습니다. 기본적인 변형은 PowerPoint 내 [그림 서식] 메뉴에서도 충분히 할 수 있습니다. 심지어 배경 제거, 속된 말로 '누끼따기'도 어느 정도 됩니다. 그러나 깔끔하게 배경을 제거하고 싶을 때는 REMOVE.BG (https://www.remove.bg/)를 이용해 보세요.

아이콘 또는 픽토그램을 잘 쓰면 내가 전달하고자 하는 것을 좀 더 이미지화하여 정확히 말할 수 있습니다. 단, 이것도 너무 남발하면 문서가 지저분해지니 주의가 필요합니다. 최근에 내용이 빈약할 경우 아이콘/픽토그램으로 빈 공간을 채워서 뭔가 있어 보이게 하는 잔기술이 발전하는 것 같습니다. 저는 이런 잔기술은 바람직하지 않다고 생각합니다. 내용을 충실하게 하는 것이 먼저이고, 디자인은 덜어낼수록 훌륭해진다는 신념이 있기 때문입니다. 그럼에도 가끔 아이콘을 써야 할 때가 있다면, 아래의 두 개 웹사이트를 추천합니다. Noun Project (https://thenounproject.com/)와 flaticon (https://www.flaticon.com/)입니다. 저는 이 둘 중에서 flaticon을 더 선호합니다. 다운로드하기 전에 이미지를 내가 원하는 형태로 쉽게 변형할 수 있어서 사용하기 편합니다. 참고로, 요즘엔 PowerPoint에서 제공하는 아이콘도 상당히 쓸 만합니다. 상단 메뉴 [삽입]에 가면 <아이콘>이라는 버튼이 따로 있습니다. 웬만한 것은 잘 갖춰놓았으니, 특별히 예쁜 아이콘을 찾는 것이 아니라면 여기서 충분히 해결할 수 있습니다.

차트/그래프는 잘 쓰면 아주 좋은 시각화 수단이 되지만, 잘못 쓰면 독(毒)이 됩니다. 심하게 말하면 차트를 이용해 사기를 칠 수도 있습니다. 그래서 차트를 그릴 때 제일 먼저 신중하게 선택해야 하는 것은 차트의 종류입니다. 세로 막대형, 가로 막대형, 꺾은선형, 원형, 분산형, 방사형 중에서 무엇을 쓸지를 잘 정해야 합니다. 각각은 데이터의 크기와 종류에 따라 적합한 경우도 있고, 반대로 전혀 맞지 않는 상황도 있습니다. 예를 들어, 꺾은선형은 시간에 따른 추이를 나타낼 때 적합한데, 이를 서로 다른 항목의 수치를 비교할 때 쓴다면 그 차트는 그리지 않느니만 못합니다. 이와 관련해서는 좋은 책이 있으니 그것을 추천하는 것으로 충분할 듯합니다. <월스트리트저널 인포그래픽 가이드 (도나 M. 웡)>입니다. 2014년에 번역되어 나왔는데, 저는 이 분야에서 이 책보다 좋은 참고서를 아직 본 적이 없습니다. 부제가 “데이터, 사실, 수치를 표현할 때 지켜야 할 기본 원칙”인데, 정말 그런 원칙이 강박적일 만큼 자세히 수록되어 있습니다.

요즘 제가 유용하게 쓰는 단축키 몇 가지 알려드리겠습니다. 왜 이걸 진작에 몰랐을까 하고 후회할 정도로 잘 쓰고 있는 것들입니다.

1.

윈도우키+마침표(.)를 동시에 누르시면 윈도우10이 기본 제공하는 이모지(emoji, 이모티콘)가 나옵니다. 보고서에 이모지를 넣는 일은 거의 없지만, 이메일 쓸 때 가끔 쓰면 유용합니다. 기본적인 것은 다 있어서 카톡/LINE의 이모티콘 같은 느낌으로 쓰면 됩니다. 예를 들어, 이런 것들을 쉽게 넣을 수 있습니다. 👍🙂😑🎈✌️🍔✈️❤️. 상단 메뉴를 잘 살펴 보시면, 이모지 외에 각종 문장부호와 기호도 있으니 문서 작성 시 여러모로 편리합니다.

2.

SHIFT+윈도우키+S를 동시에 누르면 화면 캡처를 쉽게 할 수 있습니다. PrintScreen(PrtSc)과 다릅니다. 훨씬 더 빠르고 효과적으로 캡처를 도와줍니다. 우리가 아는 일반적인 사각형 캡처 외에 자유형 캡처, 전체 윈도우창 캡처 등 다양한 기능이 있습니다. 저는 이 단축키를 이용한 캡처 덕분에 따로 설치했던 모든 캡처 프로그램을 삭제했습니다.

3.

복사하여 붙여넣기(복붙)를 할 때 CTRL+C를 한 다음 CTRL+V를 합니다. 그런데 한꺼번에 여러 개를 복사해놓고, 순서대로 하나씩 붙여넣고 싶을 때가 있습니다. 그럴 때는 윈도우키+V를 누르십시오. 그러면 지금까지 복사한 것들이 클립보드에 저장된 순서대로 나오고 그것들을 자유롭게 붙여넣기할 수 있습니다. 심지어 자주 붙여넣어야 하는 것은 상단에 고정해놓고 반복적으로 사용할 수도 있습니다. 저는 이 기능 덕분에 반복 작업에서 시간을 많이 줄일 수 있었습니다.

글의 내용상 뉴스레터가 아니라 유튜브를 찍어야 하나 싶었습니다. 말이나 글로 제가 하고 싶은 이야기를 전달하는 것이 힘든 주제이니까요. “백문이 불여일견”이라는 격언이 딱 들어맞는 상황인 것 같습니다. 그럼에도 이 뉴스레터를 보는 분들은 중급 이상의 보고서 작성 실력과 내공을 갖고 계시기 때문에 글로 읽어도 제 이야기를 잘 이해해주시리라 믿습니다.