🪐일잘러로 거듭나는 폴더 정리법!

안녕하세요 님. 혹시 업무를 하다가 똑같은 파일이 여기저기 흩어져 있다거나, 원하는 파일을 찾을 때까지 지난 업무 기록을 하나하나 열어본 경험이 있으신가요? (저는 있어요..)

정리하지 않고 사고 싶은 물건을 무작정 구매하다 보면 어느새 집이 택배박스로 가득해지는 것처럼, 업무를 할 때도 정리정돈을 제대로 하지 않으면 발표 자료와 회의록들이 컴퓨터에 가득 차게 됩니다.

일을 하다가 예전 자료를 찾아야 할 때, 한 해의 성과를 정리해야 하는데 내가 올해 어떤 업무를 했는지 기억이 나지 않을 때, 폴더 정리가 잘 되어 있다면 업무를 효율적으로 하면서 자료를 찾는 시간도 아낄 수 있어요😀

출처 : 에디터 왑비

혹시 이렇게 규칙이나 순서 없이 폴더를 정리하고 있지는 않나요? 폴더 정리를 잘해두면, 다음과 같이 정말 다양한 장점들이 있습니다.

📃 폴더 정리의 장점

시간 절약 : 폴더를 정리하면 필요한 파일을 빠르게 찾을 수 있기 때문에 업무 효율성이 높아집니다.
효율적인 협업 : 여러 사람이 공동 작업 중일 때 명확한 경로와 직관적인 파일 이름은 다른 사람이 필요한 파일을 쉽게 찾을 수 있게 해줍니다. 이를 통해 협업 과정에서 생기는 혼란을 최소화할 수 있어요.
더 나은 업무 환경 : 업무 공간이 깔끔하고 정돈되어 있다면, 우리는 더 집중력을 발휘할 수 있습니다. 폴더 정리는 업무 능률을 높이고 더 나은 업무 환경을 조성하는 데 큰 도움이 되는 거죠!
성과 요약하기 : 연말에 한 해동안 내가 어떤 일을 했는지 한눈에 확인이 가능하기 때문에 한 해를 정리하거나 성과를 어필하는데도 큰 도움이 돼요.

"작년 A프로젝트 할 때 김대리님이 주신 자료가 있었던 것 같은데.." 같은 상황에, 만약 폴더 정리가 되어 있다면 아래와 같이 손쉽게 자료를 찾을 수 있어요😊

출처 : 에디터 왑비

지금부터 저와 함께, 바탕화면의 어지러운 폴더들을 정리해봐요!

폴더정리 A to Z

📂 폴더정리 제 1원칙, MECE

폴더 정리를 할 때 많은 사람들이 MECE 방식을 이용합니다. MECE란 서로 중복 없이(Mutually Exclusive) / 전체로서 누락없이(Collectively Exhaustive) 문제를 해결하는 논리적 사고방식이에요.

출처: 유튜브 '공여사들'

간단히 설명하면 각 요소간 서로 교집합이 없어야 하고, 모든 요소가 합쳐지면 전체가 되어야 한다는 의미입니다. 폴더 정리에 적용한다면 각각의 폴더는 겹치는 것 없이 목적과 용도가 분명하게 구분되어야 하고 모든 폴더가 모이면 전체 업무를 커버할 수 있어야 한다는 뜻이예요.

MECE를 바탕으로, 최대한 단순하지만 모든 자료를 커버할 수 있게 폴더정리를 하는게 좋습니다.

시작이 막막하다면 아래 순서대로 폴더를 정리해보면 어떨까요?

1. 대주제 만들기

먼저, 각 프로젝트 이름이나 기간별로 파일을 모아서 폴더를 만들어 보세요. 폴더의 이름은 ‘프로젝트 이름’, ‘년도’ 등 간략하고 명확한 게 좋습니다.
매년 같은 업무를 맡는다면 연도별로, 매년 다른 업무를 맡는다면 업무별로 대분류를 나누는 게 좋아요.

2. 하위 폴더 생성하기

생성한 폴더 안에 하위 폴더를 만들어 파일을 더 세분화하세요. 대분류가 기간이었다면 소분류는 업무로, 대분류가 업무였다면 소분류는 기간별로 만드는 걸 추천합니다!
여기서 폴더로 묶이지 않는 소소한 자료, 파일들이 생긴다면 파일을 그대로 둬도 괜찮습니다. 폴더 안에 들어갈 파일이 3개 정도 모였을 때 폴더로 묶는 게 좋아요😀

3. 파일 이름 수정하기

폴더나 파일의 이름은 일관되고 직관적으로 작성하는 게 중요합니다.
‘(기간 or 업무)_업무명_자료 종류’의 형식으로 네이밍 한 후 범주가 같은 파일이 3개 정도 생기면 폴더로 묶는 걸 추천합니다😀

4. 잡동사니 폴더 만들기

업무를 하다 보면, 이미 만들어둔 폴더에 들어가기 애매한 파일이 생길 수 있어요. 매번 새로운 기준을 만들기 보다는 임시 폴더를 만들어 잠시 파일을 보관해 보세요.
이렇게 모아둔 잡동사니 폴더는 주기를 정해 반드시 정리해야 합니다. (일주일 혹은 한 달 단위를 추천해요) 필요 없는 파일이라면 삭제하고 동일한 기준의 파일이 여러 개 생긴다면 새로운 폴더를 만들어 다시 분류하는 게 좋습니다.

처음은 어렵지만 조금 익숙해지면 ‘아, 이 파일은 이 폴더에 넣으면 되겠구나!’하는 느낌이 생기실 거예요.