슬기로운 행사 기획자를 위한 뉴스레터 오늘의 톡을 꼭! 읽으셔야 하는 분들
💬 행사 만족도 조사 평균 5점 받고 싶은 호스트님
💬 행사를 좀 더 완벽하게 기획하고 싶은 호스트님 |
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행사 만족도를 높이고 싶다면?
별점 4점 이하 리뷰를 보자
행사에 대한 피드백을 남기는 일은 생각보다 귀찮습니다. 귀찮음을 이겨내고 참가자들이 피드백을 남기는 이유는 무엇일까요? 그만큼 행사가 특별히 좋았던 경우이거나, 혹은 그 반대의 경우겠죠.
최근에 저도 한 행사를 다녀왔는데요, 빵빵한 연사 라인업과 세션 수에도 불구하고 행사 현장에서 발생한 여러 문제들로 인해 다수의 부정적인 피드백을 받았습니다. 장렬히 적힌 행사 피드백을 쭉 읽어보다가 퍼뜩 생각이 났습니다. 행사마다 공통적으로 받는 피드백, 한번 정리해 보면 어떨까?하고요. 특히 부정적인 피드백을 정리해 놓는다면, 행사를 처음 준비하는 누군가에겐 도움이 되지 않을까 싶었어요. |
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그래서 23년도 상반기 행사들의 피드백을 모아봤어요
4점 이하로 받은 피드백을 주제별로 분류해 본 결과, 총 6개의 주제로 분류할 수 있었어요. 그중 상위 3개의 주제는 바로 행사(주제, 내용), 진행(방식, 속도), 시청 환경(음향, 송출)이었습니다. 특히 3위가 '시청 환경'인 것을 보면 온라인이나 하이브리드(온라인+오프라인) 행사 비중이 커진 걸 알 수 있어요. 영상 스트리밍으로도 좋은 음향과 화질의 행사를 제공하는 것이 매우 중요해졌습니다. |
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📊 이런 기준으로 뽑아봤어요
- 행사의 주제가 지엽적이거나 특수한 경우 (종교, 소모임, 사업 설명회 등)는 제외
- 단순 평점만 매긴 리뷰는 X, 1줄 이상의 정성 평가가 담긴 행사 리뷰 선별 (1,110개)
- 평점 5점은 제외, 4점 이하 리뷰 선별 (281개)
- 행사에 대한 부정적이거나 아쉬운 피드백이 담긴 리뷰 최종 157개 선정
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그중 가장 많이 받은 피드백 TOP 6, 궁금하지 않으세요?
이벤터스 행사 참가자들이 가장 많이 남긴 부정적인 피드백, 주제별로 나눠보니 공통의 내용이 포함된 리뷰들이 많았어요. 가장 많이 받은 피드백 6개와, 사전에 방지하자는 차원에서 해결 방안도 제시했으니 확인해 보세요!
📍순위 미리 보기
6위: 📄 0000 공유 가능할까요?
5위: 00이 너무 좁아요 👥👥
4위: 00 00가 부족했어요 📢
3위: 00 00 🕔 이 지켜지지 않았어요
2위: 00 00이 좋지 않았어요 💻
1위: 📖 00이 불만족스러웠어요
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6️⃣ 위 - 발표 자료 공유 가능할까요? (7.01%) |
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🙇 "아쉽게도 이번 행사 자료는 공유가 불가해서,," |
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행사에 대한 발표 자료가 공유되지 않아 아쉽다는 의견이 6위. 현장에서 들은 유용한 정보 혹은 놓친 정보를 다시 확인하고 싶다는 이유가 대부분이었어요. 발표 자료 공유는 행사의 효과와도 비례할 수 있는데요. 참가자들이 행사 도중에 발표 자료를 촬영하거나, 내용을 받아 적느라 행사에 집중을 못 하는 경우도 있기 때문이죠.
✅ 공유 가능 여부는 사전에 안내, 자료는 행사 후 메일과 함께
- 공유 가능한지 미리 체크한 후, 행사 사전 안내(문자/메일)에 함께 공지
- 저작권 이슈가 있는 부분을 제외, 가능한 선에서 최대한 공유 (줄글 요약본도 OK)
- 행사가 끝난 후 보내는 후속 메일에 발표 자료를 함께 공유
왜 보내나요?
1. 행사 피드백 수집
2. 고객과의 소통 채널 확보
(수집된 DB를 통한 추후 마케팅)
무엇을 보내나요?
1. 행사 만족도 설문 조사
2. 발표 자료 (혹은 줄글 요약본)
3. 함께 공유할 만한 기업/서비스 콘텐츠 링크
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5️⃣ 위 - 공간이 너무 좁아요 (7.64%) |
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👥👥 "사람이 많아서 앉을 자리가 없어요 ㅠㅠ"
🙇 "앗 잠시만요, 자리가 부족하다고요? (청천벽력)" |
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오프라인 행사를 위한 공간 선정 시 가장 중요하게 생각해야 할 기준은? 바로 공간의 최대 수용 인원입니다. 가장 최대의 참석 가능 인원을 미리 고려하여, 행사장을 대관해야 합니다. 더불어 필요한 시설이나 물품을 미리 생각해서 공간 체크 리스트를 만들어 보세요.
✅ 쾌적한 행사 진행을 위해, 공간 최대 수용 인원과 시설 체크는 필수!
- 최대 수용 인원 초과에 대비해 보조 의자/테이블 준비
- 동선을 고려하여 좌석을 배치 (입출구와 좌석 간의 간격을 충분히 두기)
- 그 외 행사 유형에 맞게 체크 리스트를 만들어 미리 확인
📍장소 선정 시 주요 체크 리스트
1. 와이파이 & 콘센트 (노트북/태블릿 지참이 필수라면 특히 중요)
2. 주차 공간 (제공 여부는 사전에 안내 추천)
3. 냉난방 시설 (에어컨, 히터 등)
4. 화장실 위치
5. 엘리베이터 개수
6. 위치 (접근성, 대중교통 경로 등)
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4️⃣ 위 - 사전 안내가 부족했어요 (8.92%) |
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👥👥 "참석 문자가 안 와서 참석을 못 했어요"
🙇 (행사 후) '이럴 수가, 이 분 노쇼가 아니었어,,' |
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잠시만요, 행사 안내를 못 받으셨다고요? 놀랍지만 생각보다 많은 분들의 피드백이 있었어요. 심지어 어느 교육 강의를 신청한 A 씨는 행사가 시작된 후에 접속 링크를 받으셨다고. 열심히 준비한 행사, 뽐내 보지도 못하고 피드백을 받으면 너무 아쉽잖아요. 🥹 특히 놓치기 쉬운 행사 안내 메일과 문자, 여러 번 리마인드가 필요해요.
✅ 참가 확정 및 참여 안내는 필수, 리마인드도 중요!
- 메일과 문자로 참여 확정 안내
- 행사 당일 오전에 한 번 더 리마인드 필수 (가급적 연락이 빠르게 오갈 수 있는 문자로)
- 단체 문자 발송의 경우 발신번호가 잘 등록되어 있는지, 잘 발송되는지 테스트 필수
- 참가자 전화번호와 이메일이 잘못 기입되지 않도록 안내
📍사전 안내에는 어떤 게 들어가나요?
1. 인사말
2. 일시 및 장소(혹은 접속 링크)
3. 간략한 행사 일정표
4. 그 외 안내 및 공지사항 (주차, 음식, 발표자료 등)
5. 참석 불가할 경우 회신 요청 (노쇼 방지 차원)
(템플릿) 사전 안내 메일&문자 템플릿 확인하기
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3️⃣ 위 - 진행 시간이 지켜지지 않았어요 (15.92%) |
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👥👥 "강의 시간이 딜레이 되어서 제대로 듣지 못했어요"
🙇 "관리를 못한 제 탓입니다.." |
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많은 변수로 인해 행사 시간은 제대로 지켜지지 않는 경우가 많죠. 어쩔 수 없음으로 치부하기엔, 진행 시간에 대한 아쉬운 피드백이 무려 3번째로 많았다는 점. 약 절반의 피드백에는 '시간에 쫓겨 질문할 시간이 부족했다'는 점이 포함되어 있었어요. 행사에는 무엇보다 참가자와의 상호 소통이 중요하다는 점을 고려하여, 적절한 질의응답 시간은 확보되어야 해요.
✅ 진행 시간을 최대한 지키고, 질의응답 시간을 확보하자!
- 진행 시나리오를 토대로 리허설 진행 필수
- 강연자가 다수라면 시간 엄수를 위해 프롬프터나 시계로 남은 시간 안내
- 질문 세션이 다소 길어진다면, 사전에 질문을 받는 것도 방법
- 행사 시간에 변동이 있을 경우 혼선 방지를 위해 현장에서 즉각 안내
📍진행 시나리오는 어떤 게 들어가나요?
- 행사 진행 순서에 따라 필요한 진행자의 시나리오
- 구성: 순서, 시간, 멘트 시 송출 화면(비고) 등
- (템플릿) 시나리오 템플릿 확인하기
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2️⃣ 위 - 시청 환경이 좋지 않았어요 (19.11%) |
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👥👥 "소리가 안 들려요", "화면이 끊겨요"
🙇 "죄송합니다 (뭐가 문제인거지 ㅠㅠ)" |
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두 번째로 가장 많이 받은 피드백, 바로 시청 환경에 대한 부정적인 경험이었어요. 온라인 행사에서 가장 신경 쓰이고 걱정되는 부분이죠. 잘 되던 방송 장비가 갑자기 말썽이기도 하고, 접속 링크에 오류가 생기기도 합니다. 완벽하게 준비할 수는 없지만, 최대한 리스크를 줄이기 위해서는 호스트의 송출 환경과, 참가자의 신청 환경을 모두 고려해야 합니다.
✅ 참가자에게 최적의 시청 환경을 미리 안내
- 기업체 사내망 네트워크보다는 외부 인터넷망 혹은 휴대폰 데이터로 시청 추천
- 온라인 스트리밍 행사의 경우 사전에 접속 환경을 미리 안내
ex. 접속 환경: PC, 최신 Chrome 브라우저, 안정적인 네트워크 접속 요망 등
✅ 안정적인 인터넷 환경과 리허설은 필수
- 인터넷 환경 속도를 체크하고 송출 테스트를 진행
- 행사 현장과 동일한 환경에서 1-2번 리허설을 하는 것이 필수
- 리허설은 큐시트와 체크 리스트를 토대로 충분한 시간을 두고 진행
📍안정적인 인터넷 환경 체크 리스트
1. 반드시 유선 인터넷을 사용
2. 다운로드, 업로드는 50Mbps 이상
3. 지연시간은 20ms 이하, 손실률은 0%
**현장 인터넷 속도를 측정하고 싶다면 이곳에서 측정
📍큐시트와 체크 리스트는 어떤게 들어가나요?
- 행사 진행 순서에 따라 송출 화면, 카메라 구도, BGM/영상 송출 사항, 스트리밍 체크 항목 등
- (템플릿) 큐시트 & 체크리스트 템플릿 확인하기
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1️⃣ 위 - 내용이 불만족스러웠어요 (20.38%) |
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👥👥 "기업 광고 같았습니다. 도움 되지 않았어요"
🙇 "(사실 목적이 광고 맞...) 죄송합니다" |
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대망의 1위, 가장 많이 받은 피드백은 바로 '행사 자체 퀄리티'에 대한 내용이었어요. 절반의 피드백이 '기업/서비스 광고 같았다(10%)'라는 이유를 덧붙여 주셨습니다. 특히 웨비나의 경우 기업의 강력한 세일즈 수단이기 때문에, 적절한 기업 홍보도 중요합니다. 하지만 광고성이 짙다는 이유로, 우리의 잠재 고객들을 떠나보내면 안 되잖아요. 기업의 홍보를 적절히 곁들이면서도 효과적인 행사를 기획하는 방법, 어떤 게 있을까요?
✅ 참가자에게 확실한 당근을 주자 🥕
- 기업과 직접 연관이 없더라도, 실용적이고 유용한 내용(세션)을 포함
- 질의응답, 네트워킹 시간은 최대한 포함하여 진행 (쌍방향 소통)
- 업계에서 유명한 전문가, 인플루언서를 연사로 섭외
- 참가자 한정 기업/서비스 혜택 (서비스 할인 쿠폰, 기업 굿즈, 경품 등)
당근을 적절히 활용한 행사 레퍼런스 2개
🥕 [앱 Better의 '기록 강연']
- Better는 LG유플러스에서 만든 '기록 플랫폼'
- 앱을 직접 사용 중인 인플루언서 에디터/마케터 3명을 연사로 섭외, '기록' 테마로 진행
- 총 3개의 세션을 통해 '글 잘 쓰는 법', '좋은 글감 찾는 법', '꾸준히 기록하는 법'을 소개
- 세션이 종료된 후 간략하게 앱 이벤트를 홍보, 메모장 & 볼펜 등 굿즈 제공
🥕 [툴 Notion의 '커뮤니티 이벤트']
- notion 공식 엠버서더들이 패널로 참여, 각자의 노션 활용법 공유
- notion 사용자 Q&A를 받는 세션을 진행
- 사용자들이 직접 만든 노션 템플릿을 소개
- 행사 후 참가자에게 메일로 템플릿 무료 배포
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**이미지 출처: 베터 공식 인스타그램, 노션 공식 인스타그램 |
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N년차 프로 행사 기획자의 즐겨찾기 링크 100개 모음집, 아직 안 받으신 분들도 있다고요? 행사 기획 서식 14종, 웨비나 체크리스트, 행사 물품 대여 및 제작, 장소 대관 등 행사 기획 실무에서 유용한 정보를 한곳에 모았습니다. 이번 레터와 함께 보면 아주 좋겠죠? |
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$%name%$님, 오늘의 톡도 잘 보셨나요? 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠어요.😘
저희는 항상 여러분들의 반응이 궁금해요. 오늘의 톡은 어땠는지 알려주세요. 요즘 관심 있는 주제나, 더 다뤄봤으면 좋을 법한 이야기들도 너무 좋아요. 꼭 답장 드릴게요!
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➡️ 다음 톡 발행일
8월 10일 (목)
기다려 주세요✨ |
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행사 기획자의 TALK을 보내는 사람들의 인사
🐤 짱짱 : 새로 인사드리게 된 에디터 짱짱입니다. 레터 초안을 쓰면서 뻔한 내용을 길게 쓰고 있는 것이 아닐까 하는 생각이 들었는데요. 하지만 모든 것에는 기본이 중요하잖아요. 돌다리도 두드려보고 건너자는 의미로 한번 더 짚어보시는 차원에서 읽어주세요. 🙇♀️ 그럼 목요일 남은 하루, 내가 짱이야 한번 외치고 잘 보내 보자고요! |
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주식회사 이벤터스
서울 마포구 마포대로 122,
프론트원 16층 이벤터스
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